cose da fare per accogliere gli ospiti

[Juri111]

buongiorno, ho un appartamento a Lotzorai (NUORO) sardegna che vorrei affittare per periodi brevi nei mesi estivi. ho provato a capire le nuove normative su cosa devo fare ma non mi è molto chiaro.

Ad oggi ho dato comunicaziona al comune (già protocollata) , ho già ottenuto lo IUN e il CIN  e le credenziali per ROSS1000. Ho messo l'estintore  e rilevatore di monossido. Cos'altro devo fare? ho sentito parlare di contratti e comunicazioni alla questura ma non ho capito come devo fare, qualcuno può aiutarmi?

grazie

[Luisa1270]

@Juri111 

devi richiedere le credenziali per AlloggiatiWeb 

è la cosa più importante che devi fare perché se non dichiari gli ospiti puoi avere conseguenze penali.

 vai  oppure telefona alla Questura competente per il tuo paese e chiedi come fare per ottenere le credenziali.

ogni volta che ospiterai, dovrai comunicare tramite la piattaforma AlloggiatiWeb i dati di tutti i tuoi ospiti (compresi i minorenni)

[Cristiana19]

@Juri111 

Caro Juri, 

segui le indicazioni di @Luisa1270  perché ha ragione: di tutte le incombenze quella intorno alla registrazione degli ospiti sul sito della Questura (Alloggiatiweb) è la più importante. E ricordati che la registrazione va fatta entro 24h altrimenti non potrai più. E' vero che la mancata registrazione ha risvolti penali. Il giorno successivo (hai tempo 30 giorni dopo l'arrivo dei tuoi ospiti, ma ti devo consigliare di farlo subito, potresti dimenticarlo: dopo 30 giorni la ricevuta viene cestinata e non puoi più recuperarla) dovrai scaricare la schedina/ricevuta dal sito (Alloggiatiweb) relativa al soggiorno che hai registrato il giorno precedente e devi archiviarla per eventuali controlli (che ci sono). I dati da inserire in Alloggiatiweb sono quelli di tutti i tuoi ospiti (più specifici per il prenotante, più "snelli" per tutti gli altri).

Devi poi:

1) preparare un contratto di locazione in più lingue (ti consiglio le tre canoniche: italiano, inglese e francese) che dovrai far firmare al tuo ospite al momento del check-in (o anche prima, se ci riesci, giusto per snellire le fasi del check-in); una copia (in italiano) rimane a te, l'altra la deve tenere il tuo ospite. Anche per questo documento (contratto) c'è l'obbligo di conservazione per eventuali verifiche anche da parte dell'Agenzia delle Entrate.

2) raccogliere dal tuo ospite al momento del check-in la tassa di soggiorno, secondo quanto indicato dal tuo Comune, indi devi versarla trimestralmente attraverso il sito che il tuo Comune avrà predisposto. Anche qui: mantieni tutti i documenti che dovrai protocollare e archiviali perché anche per questo c'è possibilità di verifica. Ogni anno dovrai poi rifare la dichiarazione (anche se l'hai già fatta trimestralmente) delle tasse pagate nell'anno passato di gestione, in genere le dichiarazioni annuali sono a giugno.

3) predisporre e consegnare due ricevute per il tuo ospite: a) quella per il contratto di locazione, indicando: nome, cognome del tuo ospite, data di arrivo e partenza, il numero delle persone ospitate, la specifica dei costi di pulizia (anche se non te li potrai scaricare se non sei un locatore professionale), naturalmente l'importo della locazione da te percepito in numeri e lettere. Una copia va all'ospite (l'originale) e una rimane a te (la seconda ricavata). Questa ricevuta deve avere una marca da bollo da €2,00, con un numero che dovrai riportare a mano nella seconda copia che rimarrà a te. Inutile dire che dovrai archiviare anche queste ricevute. b) quella per la tassa di soggiorno che dovrà indicare: nome e cognome dell'ospite, data di arrivo e partenza, numero degli ospiti, importo della tassa in lettere e cifre. Questa ricevuta è esente da marca da bollo. Archivia sempre tutte le tue copie. Ti consiglio vivamente di numerare le ricevute (con anno di gestione), oltre a indicare il nome della Città della tua struttura. Ti sembrerà un consiglio imbecille, ma io ho visto ricevute senza alcuna indicazione di luogo e progressione che difficilmente possono essere tollerare dall'Agenzia delle Entrate.

Nei contratti e nelle ricevute è indispensabile inserire il nominativo della persona che ha prenotato (per i controlli incrociati, è meglio che la persona corrisponda), i nomi degli altri ospiti non sono necessari.

I dati dell'ospite conduttore che dovrai riportare nel contratto sono: nome, cognome, Paese di origine, numero passaporto o C.I., data scadenza documento di identità. Questo è sufficiente per gli stranieri, mentre per gli italiani è bene inserire anche dati più specifici, come indirizzo di residenza e codice fiscale.

In bocca al lupo.

[Cristiana19]

@Juri111 

un'ultima nota pratica.

Quando registri i tuoi ospiti (tutti) su Ross1000 dovrai scaricare una ricevuta (che ovviamente dovrai mantenere). Questa ricevuta è utilissima per la registrazione su Alloggiatiweb, potrai caricarla direttamente senza dover reinserire tutti i dati.

[Juri111]

Grazie mille per tutte queste info....ma cavolo tutto questo anche se sono un privato che affitto la mia seconda casa per un paio di settimane nel periodo estivo?????

[Cristiana19]

@Juri111 

Sì, caro Juri.

E' così e non c'è scampo se vuoi essere regolare, come penso tu voglia dato che hai registrato già il tuo alloggio.

Se questo ti sembra troppo gravoso, puoi sempre lasciare l'incombenza a un'agenzia, ma il ricavo è molto inferiore.

Però, ti assicuro, dopo i primi ospiti, come si dice, "prendi la mano" molto facilmente.

Sono cose veloci, l'unica vera accortezza è mantenere tutti i documenti e ricordarsi il giorno dopo l'arrivo degli ospiti di scaricare la schedina da Alloggiatiweb per non farla scadere.

Il punto è che con la locazione turistica breve si contraggono tutte le incombenze della locazione normale. Pensa che in questo caso non hai obbligo di registrazione del contratto (permanenze sotto i 30 giorni) e il ricavo può godere della cedolare secca al 21% se è la tua unica casa che affitti (con più alloggi la tassazione cambia).

Ci sono vantaggi notevoli se, fatti tutti i calcoli, l'attività ha senso.

Il mio consiglio è un giro dal tuo commercialista e, se non ti fidi, dal tuo avvocato. 

Altro consiglio: stipula una polizza che ti tuteli dai danni che i tuoi ospiti possono fare a se stessi o agli arredi nel tuo alloggio.

Non c'è altro. Per essere un'attività redditizia, credi, siamo alla base delle incombenze burocratiche. Prova a pensare a qualsiasi altro genere di occupazione...

[Juri111]

grazie del tuo grande aiuto, di tutto quello che mi hai detto ci sono alcune cose che non  mi sono chiare:

1) quando dici "ricordati che la registrazione va fatta entro 24h altrimenti non potrai più" intendi la registrazione al portale?

2)la registrazione sul portale ALLOGGIATI deve essere fatta obbligatoriamente il giorno dell'arrivo o si può fare anche in anticipo appena ricevo la prenotazione?

3) quando dici di preparare il contratto di locazione , è disponibile online un facsimile oppure me ne potresti inviare uno tu precompilato? come anche per la ricevuta della tassa di soggiorno.

4) la registrazione degli ospiti su ROSS1000 quando deve essere fatta? anche quella dopo che arrivano lo posso fare ancheappena prenotano?

ti ringrazio ancora per tutto l'aiuto che mi stai fornendo.

[Cristiana19 · Accepted solution]

@Juri111 

Caro Juri,

grazie a te.

1) Sì, la registrazione degli ospiti su Alloggiatiweb va fatta entro le 24h dal loro arrivo. Ovvero, ammettendo che arrivino ad esempio alle ore 18,00 (e la sequenza è: prima registrarli su Ross1000, indi scaricare la ricevuta della registrazione da lì e inserirla in Alloggiatiweb), hai tempo sino al giorno successivo, ore pomeridiane, per registrare i tuoi ospiti anche su Alloggiati.

Poiché credo che, nella realtà, le 24 h si intendano come "il giorno dopo" forse potresti arrivare sino alla sera del giorno successivo, ma non saprei dirti, perché io ho sempre registrato subito gli ospiti sul primo sito e, in automatismo, poi nel secondo, proprio perché temo di scordare tutto.

Ovvero, i tuoi ospiti arrivano il 3 giugno, hai sino al 4 per la registrazione su Alloggiatiweb (per Ross ci sarebbero tempi molto meno stringenti, ma non ha senso se vuoi utilizzare la ricevuta da Ross1000 per inserirla, come conviene fare per non ripetere tutta la cantilena, su Alloggiati); ammettiamo che tu non li abbia registrati per qualsiasi motivo e tentassi di registrarli il 5: non potresti più retrodatare la registrazione al 3 giugno, il sito non te lo consente.

Nel regolamento del sito (che ti invito vivamente a scaricare) si parla della estrema possibilità di una comunicazione alla Questura via pec, ma non è così (prova su me stessa). Di fatto, oltre il limite delle 24 ore non c'è più modo di effettuare la registrazione. Non rischiare.

E rispondo anche a 2) NO perché il portale prevede solo la registrazione antedatata di un giorno (24h) ma non postdatata.

E questo perché si intende che i documenti dei tuoi ospiti ti siano stati mostrati DI PERSONA al check-in e non prima (non sarebbe consentito avere i documenti degli ospiti prima del loro arrivo, e tu non puoi richiederli per questioni di privacy, non puoi impedirlo però se te li mandano volontariamente). Devi anche ricordarti di distruggere i file dove riporti i documenti (non i dati che invece devi conservare ovviamente nel contratto) perché le leggi per la privacy ci consentono di mantenerli solo per la registrazione sui portali, dopo di che devi cancellarli.

3) trovi tanti esempi di contratto per locazione breve ben impostato online: devi scegliere quello che si attaglia maggiormente alle tue esigenze, stanti i cardini del contratto che deve presentare i dati tuoi, dell'alloggio in premessa e i patti vicendevoli con l'indicazione del periodo di soggiorno. Preferisco non darti il mio, perché ognuno deve calibrare il contratto alle proprie esigenze. Ma sono semplici e non vanno oltre le due paginette scarse.

Per le ricevute di contratto e tasse di soggiorno puoi acquistare anche su amazon o in qualsiasi ben fornito negozio di cartoleria per uffici quei blocchetti semplici che presentano una doppia ricevuta: una matrice e una che viene impressa dallo scritto della matrice che sarà la copia che rimane a te. Costano poco e sono certa tu abbia visto ovunque quei blocchetti.

Il testo nelle ricevute te l'ho già indicato sopra ed è facilmente intuitivo.

Scrivi luogo e data di arrivo dell'ospite,

indica il numero progressivo della ricevuta con l'anno in corso,

scrivi il nome dell'ospite che ha prenotato e a cui è intestato il contratto di locazione,

inserisci la cifra che percepisci nella prima riga in lettere,

nella didascalia sottostante inserisci

a) "tassa di soggiorno del Comune di..... per n. .... persone per il periodo da ..... a.......",

poi inserirai nel riquadro a destra in basso la somma numerica dell'importo,

e infine la tua firma,

qui devi barrare (cancellare) il riquadro in basso a sinistra all'interno del quale sarebbe prevista la marca da bollo ma per la ricevuta della tassa di soggiorno non si usa.

Similmente per la ricevuta della locazione, uguale sino al

b) testo "canone locazione turistica per n. .... persone, periodo da ..... a...... comprensivo di spese di pulizia per € .... (in cifre)  e poi fra parentesi in lettere."

Indi come sopra con l'aggiunta della marca da bollo da €2,00, il cui numero di serie dovrai riportare a mano nella seconda copia della ricevuta.

4) come avrai capito, la registrazione su Ross1000 deve essere fatta solo quando arrivano gli ospiti, non puoi anticipare nulla. E non avrebbe senso perché la ricevuta di Ross1000 ti servirà per accelerare la registrazione su Alloggiatiweb. Insomma, poiché le due fasi sono connesse, non possono essere effettuate in anticipo.

Fra l'altro, nel caso in cui venisse cancellata la prenotazione, dovresti cancellare anche quanto riportato su Ross1000 il che è una disdetta.... ma tanto non può essere.

Nota a margine: il self-check-in è proibitissimo in Italia.

In bocca al lupo.