Check-In noch am selben Tag - Probleme mit Langzeitgästen

[Andrea5449]

Hallo liebe Community, 

ich würde Eure Hilfe benötigen bzw. Eure Meinung gerne hören,.

Ich bin seit Juli  2021 Gastgeberin eines Ferienhauses. Letztes Jahr erhielt ich Buchungsanfragen 1-2 Wochen vor dem Check-in.

Neuerdings fällt mir auf, dass ich Buchungs- oder Erkundungsanfragen von Gästen erhalte, die

a) auch am gleichen Tag einchecken möchten, obwohl ich eingestellt habe, dass ich 3 Tage Vorbereitungszeit benötige, und

b) erst kürzlich ein Profil angelegt haben, und folglich noch keine Bewertungen haben.

Teilweise ist im Profil ersichtlich, wo her sie kommen, oder sie schreiben es in die Nachricht.

Auch wenn nur ein Tag Vorbereitungszeit erforderlich ist, finde ich etwas befremdlich, dass jemand eine Anfrage sendet, und am gleichen Tag einchecken will. 

Heute erhielt ich wieder eine Buchungsanfrage von einem Gast aus der Ukraine, der auch heute einchecken wollte. ich habe ihm geschrieben, dass ein Check in erst morgen möglich sei, dem er auch zustimmte, dass es auch morgen geht. Nun habe ich die Buchungsanfrage bestätigt, konnte jedoch das Datum nicht ändern. Das bedeutet, dass der Gast schon heute einchecken könnte, bzw. eine Nacht bezahlt, die er gar nicht konsumiert. 

Sollte er nicht damit einverstanden sein, wird er sich hoffentlich noch melden. 

Meine Frage zu der ganzen Thematik ist aber die, wie geht man mit solchen Anfragen um? Wie schon gesagt finde ich etwas befremdlich, dass man am Tag der Buchungsanfrage auch schon anreisen möchte, noch dazu von Gästen, die gerade erst kürzlich ein Profil angelegt haben.

Ich verstehe schon die Notsituation in der Ukraine, dass man da zeitnah rausmöchte, wenn man in einem Krisengebiet lebt, und viele Leute davor kein Profil hatten und deshalb "neu" auf Airbnb sind, aber es ist halt schwierig zu differenzieren, ob diese Anfragen seriös sind, und ob man diese überhaupt annehmen sollte.

Vielleicht kann mir jemand einen Rat geben. Ich bedanke mich im Voraus für die Rückmeldungen.

LG Andrea

[Monika--Elisabeth0]

@Andrea5449,  es gibt zwei unterschiedliche Einstellungsmöglichkeiten:

Vorankündigung

Mindestens  x Tage Vorankündigung  (wie lange vorher mindestens angefragt werden muss)

Vorbereitungszeit

x  Nächte vor und nach jedem Aufenthalt blockieren

Wenn du 3 Tage Vorbereitungszeit hast, dann sollten auch mindestens 3 Tage Vorankündigung eingetragen werden.  Ich nehme an dass es daran liegt.

Die Tage der Vorbereitungszeit können ja nur zwischen 2 Buchungen blockiert werden.  Wenn der gesamte Kalender freit ist, dann gibt es die Blockierung ja nicht.  Wichtig ist also die Vorankündigung.  Wenn du die auf 3 Tage erhöhst ist das Problem gelöst.

[Andrea5449]

@Monika--Elisabeth0 vielen lieben Dank für Deine Rückmeldung.

Ich habe beides eingestellt und aktiviert, wie Du beschrieben hast, aber das Problem hat sich heute gezeigt, dass es eben nicht funktioniert. Ich werde es nochmals prüfen, bin mir aber sicher, dass ich es geändert habe (3 Tage Vorankündigung).

Die Vorbereitungszeit hatte ich schon von Anfang so eingestellt, dass 1 Tag vorher und nachher der Kalender blockiert ist;

dass mit der 3 tägigen Vorankündigung habe ich erst vor ein paar Wochen geändert und trotzdem kommen Anfragen rein wie ich oben beschrieben habe.  Ich habe zufällig frei und daher schaffe ich es bis morgen mit der Reinigung und Vorbereitung, aber wenn ich wieder arbeiten gehe, komme ich erst am Abend heim und das geht sich dann mit einem Tag Vorbereitung nicht aus.

Was meinst Du zu meiner anderen Frage:  ist das derzeit ein "Trend", dass so kurzfristige Anfragen eingehen? Irgendwie habe ich da kein gutes Gefühl.....zumal es sich offenbar um keine Flüchtlinge aus einem Krisengebiet handelt, und die sich bereits in Österreich befinden. Der Gast schrieb ja auch von "Holiday Trip". Ich wollte aber nicht ablehnen, zumal er nur 7 Tage bleiben möchte, und sich die Reinigung bis morgen ausgeht. Bin gespannt, was mich erwartet :).

LG Andrea

[Monika--Elisabeth0]

@Andrea5449,  es kann auch sein, dass es ein Fehler im System ist, wenn du deine Einstellungen heute noch einmal überprüft hast.  Solche Bugs (Fehler) kommen immer wieder einmal vor. 

Du hast aber oben von 3 Tagen Vorbereitungszeit geschrieben, meintest du damit die Vorankündigung?

So kurzfristige Anfragen mit Ankunft am gleichen Tag kommen bei mir nicht, weil das System das ja nicht vorsieht.  Allerdings ist es - vermutlich Corona geschuldet - schon so, dass Gäste mit Buchungen eher zuwarten und dann halt kurzfristiger buchen (bei uns statt 4-6 Monate, halt nur mehr 3 Monate im voraus)

Wenn Gäste nichts über sich schreiben, ersuche ich um genauere Informationen.   Die kommen dann auch fast immer sofort.  Wenn nicht und wenn mir etwas sehr eigenartig vorkommt, lehne ich auch schon einmal eine Buchung ab ("fühle mich mit dem Gast nicht wohl" oder Unterkunft passt nicht, etc.)

Wird sicher gut gehen mit dem Gast.

[Andrea5449]

@Monika--Elisabeth0  dann muss es ein Systemfehler sein. ich habe es gestern nochmals geprüft und ich habe 3 Tage Vorankündigung eingestellt gehabt. Ja sorry war mein Fehler ...meinte eh Vorankündigung.  

Vielleicht sind diese kurzfristigen Anfragen tatsächlich auch Corona geschuldet. Es fiel mir nur auf, dass es heuer fast nur solche Anfragen waren, während es letztes Jahr wenigstens 1-2 Wochen oder sogar länger vorher angefragt und gebucht wurde.

Nachdem ich ja noch nicht soviele Buchungen hatte und relativ neu als Gastgeberin bin, ist man dann leicht verunsichert. 

Ich bin guter Dinge.. die Gäste haben sich bereits gemeldet, dass sie um ca. 15 Uhr ankommen werden.

Nochmals vielen Dank für deine Rückmeldung!

[Ralf5]

@Andrea5449 ,

bevor ich meine Einstellungen so wie @Monika--Elisabeth0 sie oben erläutert hat, bekam ich auch viele Anfrage für den gleichen Tag. 

Da ich im gleichen Haus wohne und auch zwischendurch immer mal wieder Zeit habe, habe ich aktuell keine Vorbereitungszeit eingestellt. Während der Corona-Auflagen hatte ich vor und nach jeder Buchung einen Tag, d.h. es waren immer 2 Tage zwischen den Buchungen. 

Als Vorankündigung habe ich eingestellt, dass Gäste am gleichen Tag noch bis 12:00 Uhr mittags für den geleichen Tag buchen können. Auch wenn die Wohnung immer gleich nach Abreise des letzten Gastes hergerichtet wird, so muss man doch nochmal kurz durch gehen, Bettzeug für zusätzliche Personen herrichten u.ä..

Es ist durchaus nicht sonderbar, dass Gäste für den gleichen Tag anfragen (vorausgesetzt Deine Einstellungen sind dementsprechend), da es sowohl bei geschäftlichen aus auch bei privaten Reisen immer mal wieder zu unvorhergesehenen Umdisponierungen kommen kann und dann braucht man halt eben für den gleichen Tag bereits eine Unterkunft. 

Zu Deiner letzten Frage bezüglich des ersten Buchungstages, der ja nun gar nicht in Anspruch genommen wurde, hast Du 2 Möglichkeiten:

1) Buchungsänderung 

hier kann man das Datum verkürzen und das System schlägt dann automatisch den neuen Preis vor (dieser kann aber übertippt werden, falls erforderlich). Es könnte sein, dass der Anreisetag nicht mehr geändert werden kann, da er schon in der Vergangenheit liegt. In diesem Fall würde ich den Zeitraum so lassen und nur einen niedrigeren Gesamtpreis als Änderung eingeben. Die Änderung muss von Gast bestätigt werden, damit sie wirksam wird.

2) Erstattung über das Mediations-Center

Mit der Funktion Geld senden oder erstatten kannst Du dem Gast den zuviel bezahlten Betrag erstatten. Dies geht auch ohne dass der Gast zustimmt und ist. m.E. einfacher als Option 1)

[Andrea5449]

Lieber @Ralph5, vielen Dank, dass Du Dich auch einbringst. Bin nun etwas beruhigter, nachdem Du schreibst, dass das nichts sonderbares ist. Mir kam es nur so vor, weil ich diese Erfahrung bei AirBnB noch nicht gemacht habe, und auch privat nicht so kurzfristig buche, aber gut... man kann von sich aus nicht auf andere schließen ;).

Die Einstellungen sollten passen....wie schon geschrieben

1 Tag vor und nachher Vorbereitungszeit

3 Tage Vorankündigung... oder umgekehrt :), aber Du weißt schon was ich meine.

ich werde jedenfalls drauf achten, ob das zukünftig funktioniert.

Danke für Deine Hilfestellung bzgl. der nicht in Anspruch genommenen Nacht.

Leider konnte ich das Datum gestern nicht ändern.  Daher werde ich Deine Option 2 anwenden. Ich warte aber noch ab, bis die Gäste da sind. Eventuell wollen Sie den Tag hinten dran hängen, und wenn nicht, kann ich ihnen das ja wie Du geschrieben hast, retournieren.

Auf jeden Fall habe ich nun einiges dazu gelernt :).

Ich danke mich herzlich für die Unterstützung und rasche Hilfestellung!

LG Andrea

[Ralf5]

@Andrea5449 ,

wenn Du mich direkt in einer Antwort ansprechen willst, dann musst Du erst einmal nur das Zeichen @ drücken, danach werden die Diskussionsteilnehmer in einem Scroll-Down Fenster angezeigt (ist manchmal auch am unteren Rand versteck oder verschwindet unter dem Rand, dann das Textfeld einfach etwas hoch schieben und neu probieren).

Wenn Du @+ den Vornamen eingibst, dann erscheinen angemeldeten Mitglieder, teilweise auch mit unterschiedlichen Schreibweisen und manchmal erkennt man auch nur anhand vom Foto, wen man auswählen soll (ich schreibe mit F, daher wurde der falsche Ralph angeschrieben, ist aber nicht weiter tragisch).

[Andrea5449]

@Ralf5 oh sorry.... habe es gerade gesehen, dass ich den falschen Ralf (Ralph) markiert hatte. Danke für den Hinweis... habe es eigentlich auch so gemacht, aber ich hätte im Downfenster weiter unten schauen müssen. Ich habe es gerade probiert, wenn man nur @ eingibt, werden nur die Diskussionsteilnehmer angezeigt...

Oh Mann.... aber man lernt nie aus....:D

@Ralph5 sorry für die falsche Markierung

[Andrea5449]

@Ralf5 und @Monika--Elisabeth0 

Nun ein kurzes Update... der Fehler hat sich geklärt. Ich hatte bei den Einstellungen alles richtig gemacht, ABER ich habe übersehen, dass man zusätzlich - trotz 3 tägiger Vorankündigung - noch JA oder NEIN angeben kann, ob man dennoch Anfragen erhalten möchte, und das war bei mir auf JA eingestellt. Somit sollten nun keine "spontanen" Anfragen mehr kommen :).

Auch hinsichtlich der bezahlten und nicht konsumierten Nacht konnte ich das mit den Gästen klären.

Sie sind von der Unterkunft sehr begeistert, dass sie gestern entschieden haben, ihre Buchung bis Anfang Juli zu verlängern, und sie quasi diese eine Nacht hinten dranhängen.

In Summe sind es dann über 2 Monate. An und für sich ist das sehr positiv, da ich nun bis Juli belegt bin, und die Gäste sehr sympathisch wirken, nur die Kinder (5+7) sind leider total unerzogen, und da habe ich meine Bedenken. Schon bei der Ankunft sind sie gleich in den Garten der Nachbarn gelaufen, wo ich den Eltern dann gesagt habe, dass sie sich bitte auf den ihnen zur Verfügung stehenden Bereich aufhalten sollen. Ebenso hat der Sohn am Abend, während ich mich mit den Eltern unterhalten habe, ständig eine Schiebetür auf und zugemacht und die Eltern haben kein Wort gesagt. ich habe dann gesagt, er möge bitte damit aufhören. Von dem her lassen sie in meiner Anwesenheit die Kinder alles angehen, da möchte ich nicht wissen, was im Haus abgeht, wenn ich nicht dabei bin. Ich möchte wirklich nicht schwarzmalen und habe Kinder sehr gern (sie kamen auch gleich auf mich zu und das Mädchen hat mir ein Video mit ihren Freundinnen vom Spielplatz gezeigt, was ich sehr süß fand), aber in Anbetracht, dass ich wirklich sehr viel Geld in die Renovierung des Hauses und der neuen Möbel investiert habe, habe ich kein gutes Gefühl, zumal der gestrige erste Eindruck bei mir schon ein Unbehagen verursacht.

Das könnte auch erklären, warum sie so spontan eine neue Unterkunft suchten,  weil das zuviel "action" mit den Kindern bei der vorigen Unterkunft war.

Mir ist schon bewusst, dass man halt im Vorfeld nie so genau weiß, was einen erwartet. 

Ich hoffe dennoch, dass der gestrige Eindruck mich getäuscht hat, und meine Befürchtungen sich nicht bewahrheiten, und es auch keine Probleme mit den Nachbarn gibt.

Andernfalls muss ich die Gäste eh darauf hinweisen und sie bestimmend darauf hinweisen, dass sie sich an die Regeln halten müssen.

[Patricia741]

@Andrea5449

Je nach Bauchgefühl--> legal (a) oder etwas illegal (b) die Situation zu  händeln
a-- Zwischenreinigung (mit/ohne Entgeld sowie Bettwäsche/Handtuchwechsel) anbieten um Zutritt zur Wohnung zu erreichen
b--> mit Notfallschlüssel / Gefahr in Verzug in Abwesenheit der Gäste kurz über die Wohnung gucken und ggf danach das Gespräch suchen

In Langzeitmiete kann / muss aber nicht viel passieren. (Höhe der Strom/Heizungskosten, Pflege der Unterkunft, Pflege der Wäsche uvm.) 
Passen deine Erwartungen zu den von dir aufgestellten Hausregeln ?
HH&HG

[Ralf5]

@Andrea5449 ,

bei Langzeitgästen würde ich sogar noch etwas weitergehen als von @Patricia741 vorgeschlagen: alle 2 bis 3 Wochen würde ich eine Zwischenreinigung zur Bedingung machen und dies ggf. nachträglich in die Hausregeln aufnehmen (gilt dann aber offiziell erst bei der nächsten Buchung), Dann erhältst Du schon mal einen Überblick kannst gegensteuern. Die Gebühr für die Zwischenreinigung könnte man direkt nach der Erbringung entweder über das Mediations-Center einfordern oder gleich in Bar kassieren, dies ist auch in den Hausregeln aufzulisten. Notfalls würde ich diesmal die Zwischenreinigung kostenlos erbringen. 

Bezüglich der Kinder würde ich den Eltern von Anfang an klar und deutlich sagen, dass es ihre Verantwortung ist, den Kindern zu sagen, was sie zu lassen haben und mir auch das Einverständnis geben lassen, dass Du selbst auch was zu den Kindern sagen darfst (bei Fremden hören sie ja meist besser) wie "bitte nicht in den Blumenbeeten herumtrampeln" etc.

[Patricia741]

Es ist ein guter Vorschlag lieber @Ralf5  mit 3 Hindernissen:
1. bar "dürfen" wir nicht
2. im Mediationszentrum kann der Gast ablehnen
3. Quittung für die Steuer  ??? 🙂

Schönes Wochenende

[Ralf5]

Liebe @Patricia741 ,

1) Ob wir bar dürfen oder nicht ist in diesem Fall irrelevant, da es erstens kein Preisfeld im Airbnb System für Zwischenreinigung gibt und wenn es im Inserat deutlich vermerkt ist, dann ist dürfte auch Airbnb nichts dagegen habe.

2) Deswegen Einzug der Forderung noch während des Aufenthalts, falls der Gast im Mediations-Center nicht zustimmt, dann kann man immer noch bar abkassieren

- Was hätte unsere Freundin Ute42 wohl gemacht?

3) Welche Quittung? und für wen? Falls jemand eine Quittung benötigt, dann kann doch problemlos eine ausgestellt werden, wo ist das Problem?

Herzliche Grüße

[Patricia741]

ad 2 --> Ute: "! Geld her oder ich ......."   bzw stelle den Strom ab     :))
ad 3 -->  kein Problem

HH&HG