@Anna Der wichtigste Moment für die Kommunikation mit meinen Gästen ist die persönliche Begrüßung vor Ort.
Die vorherige schriftliche Kommunikation kann, wie @Ilona18 schon schreibt, manchmal recht einseitig ausfallen, weil der Gast trotz freundlicher Begrüßungsnachricht etc. bis zum Tag seiner Anreise nicht reagiert. Die paar Zeilen Text oder die Bewertungen genügen meistens nicht, um sich einen belastbaren Eindruck von jemand zu machen.
Aber auf den Moment, an dem man sich zum ersten Mal (und möglicherweise das einzige Mal) begegnet, darauf kommt es an. Gute Körperhaltung, freundliches Auftreten, sympathisches natürliches Lächeln, keine Eile oder Hektik ausstrahlen, eloquente Sprache, aber auch Taktgefühl. Small-Talk dient dazu, mehr über den Gast herauszufinden. Ist der Aufenthalt touristischer oder beruflicher Natur. Was kommuniziere ich, was nicht. Wo liegen die Schwerpunkte.
Nicht jeder Gast möchte auch gleich zum Familienmitglied erkoren werden. Manche fühlen sich gar durch zuviel Aufmerksamkeit bedrängt. Als Gastgeber halte ich mich auch mit Dingen zu meiner Person aus diesem Grund solange zurück wie ein Gast mich nicht explizit fragt. Der Gast sollte im Vordergrund stehen. Menschenkenntnis ist das A und O.