Ich vermute mal, @Anna ging es um den generellen Überblick über unsere Ausgaben.
Dass wir über die steuerlich relevanten Ausgaben den Überblick behalten müssen, ist eh klar. Da hat @Markus214 ja schon einen guten Vorschlag zu gemacht. Sehr gut geeignet für ganze Unterkünfte, die nie selbst bewohnt werden.
Bei Privatzimmern wird’s hingegen echt aufwändig, denn da fallen ja sehr viele anteilige Kosten an, die man mühsam nach Zeit- und Flächenanteil auseinanderfieseln muss.
Ich hab dazu ja kürzlich was im geschlossenen Bereich geschrieben, und auch über Werbungskosten. Hier im öffentlichen Bereich trete ich da lieber kürzer, auch wegen der latenten Gefahr der Rechtsberatung.
Ansonsten bewährt sich bei uns die bargeldlose Zahlung, in Kombination mit einem Offline-Banking-Programm (derzeit nehme ich Banking4). Da kann ich noch Jahre später bequem nach bestimmten Ausgaben suchen. Offline heißt das deshalb, weil es sich jeweils nur kurz mit der jeweiligen Bank verbindet, um Aufträge auszuführen oder Berichte runterzuladen. Darüber hinaus bleibt es offline, und die Daten sind beliebig lang verfüg- und auswertbar. Wichtig ist, dass die einigermaßen Überweisungstexte selbsterklärend sind - sonst findet man doch nichts mehr.
Neuerdings verwende ich eine Banking-App meiner Bank, wo ich dann direkt die Ausgabenbelege zu den Kreditkartenbuchungen einfotografieren kann. Auf Dauer möchte ich in Ordnern nur noch Wichtiges als Papier ablegen.
Belege vom täglichen Einkauf bewahre ich in der Küche auf, und werfe sie nach einem Monat weg. Denn dann sind alle Joghurts entweder gegessen, oder verschimmelt.
Der Großteil der Ausgaben sind eh Dauerposten. Und diese lasse ich über ein separates Bankkonto laufen, dann habe ich den Cash-Flow und die monatlichen durchschnittlichen Ausgaben und Fixkosten besser unter Kontrolle.