How do you manage your listing while on holiday/vacation?

Rebecca
Community Manager
Community Manager
Suffolk Coastal District, United Kingdom

How do you manage your listing while on holiday/vacation?

How do you manage your listing when you're on holiday_vacation yourself_.jpg
 
Hello hosts! 👋
 
I bet that taking a well-deserved holiday can sometimes feel tricky when you have guests to consider. How do you balance your travel plans with managing your listings?
 
What do you do to make sure your homes are in good hands while we soak up the sun? Do you have a go-to co-host, use automated messaging, or perhaps offer special discounts for guests who can accommodate your schedule?
 
Share your insights and experiences below! Whether you're an experienced host or just starting out, your ideas could really help someone else. 😊
 
Looking forward to hearing from you, 
Rebecca 

-----

 

Please follow the Community Guidelines

24 Replies 24

Ciao Fretello Andrea from Athens Greece
*

 

*[Link removed in line with the Community Center Guidelines]

 

Giannis87
Level 2
Athens, Greece

Γεία σας Rebecca!

 

1. Δημιουργήστε μία ολοκληρωμένη καταχώρηση και προφίλ.

Συμπληρώστε με λεπτομέρειες και με ακριβή στοιχεία το προφίλ σας. Φροντίστε ώστε οι φωτογραφίες να είναι τραβηγμένες από επαγγελματία και να ανταποκρίνονται στην πραγματικότητα. Μην ξεχνάτε ότι το προφίλ σας είναι η βιτρίνα σας. Κάντε το λοιπόν να ξεχωρίσει. Επιπρόσθετα, αν η καταχώρησή σας μπει σε πολλά wish lists χρηστών, η Airbnb θα σας ανεβάσει ψηλότερα.

 

   2. Κάντε την έρευνά σας.

Κάθε επισκέπτης είναι μοναδικός, έχει τις δικές του ιδιαιτερότητες και ανάγκες. Πριν την αναχώρησή του, στείλτε του ένα προσωπικό e-mail όπου θα ζητήσετε να μάθετε λεπτομέρειες (π.χ. τα ενδιαφέροντά του, τις διατροφικές του συνήθειες). Αν έχετε χρόνο, δείτε τις κριτικές που τους έχουν κάνει άλλοι οικοδεσπότες.

 

   3. Απαντάτε άμεσα στις ερωτήσεις.

Ανεξάρτητα από την κάθε ερώτηση, είναι σημαντικό να απαντάτε όσο πιο γρήγορα γίνεται σε όλα τα e-mail ή κλήσεις - η Airbnb ανταμείβει όσους απαντούν μέσα σε μία ώρα (αν επισκεφθείτε την ενότητα stats menu θα βρείτε την αξιολόγησή σας στο θέμα της ταχύτητας ανταπόκρισης). Αν δεν μπορείτε να απαντήσετε άμεσα, ενημερώστε ότι «Θα επανέλθω μαζί σας σύντομα». Προσπαθήστε να είστε πάντα προσβάσιμοι, είτε μέσω κινητού (εγκαθιστώντας την εφαρμογή της Airbnb στο κινητό σας) είτε μέσω των social media.

 

   4. Στείλτε ένα  e-mail καλωσορίσματος.

 

Συνήθως είναι ένα αποθηκευμένο αρχείο, το οποίο περιλαμβάνει: έναν χαιρετισμό όπως «καλωσορίσατε στην γειτονιά», πρακτικές λεπτομέρειες για το σπίτι (π.χ. κωδικοί του WiFi), πληροφορίες επικοινωνίας, κανόνες του σπιτιού.

 

   5. Δώστε έμφαση στην προσωπική επαφή.

Παραμείνετε ορατοί. Βοηθήστε τους με τις βαλίτσες τους, κάντε τους ξενάγηση στο σπίτι, προθυμοποιηθείτε να βοηθήσετε –είτε εσείς είτε κάποιος γνωστός σας- σε οτιδήποτε σας ζητηθεί και μπορεί να κάνει τη διαμονή τους πιο ευχάριστη.

Αν μείνουν αρκετές μέρες, επικοινωνήστε μαζί τους και ρωτήστε τους αν, για παράδειγμα, επιθυμούν να καθαρίσετε το σπίτι ή αν έχουν τυχόν ερωτήσεις.

 

   6. Δημιουργήστε έναν ταξιδιωτικό οδηγό.

Φτιάξτε, είτε σε ηλεκτρονική είτε σε έντυπη μορφή, έναν οδηγό διακοπών, όπως ποια μέρη-γειτονιές να επισκεφθούν, τι να αποφύγουν, που να πάνε να γευτούν αυθεντική ελληνική κουζίνα, που είναι το πλησιέστερο σούπερ μάρκετ ή φαρμακείο κ.λπ. Παρέχετέ τους έναν χάρτη με κυκλωμένα τα μέρη που είναι χρήσιμα. Επιπλέον, η πλατφόρμα σάς επιτρέπει να δημιουργήσετε έναν ταξιδιωτικό οδηγό για να μοιραστείτε τα αγαπημένα σας τοπικά αξιοθέατα και εστιατόρια.

 

   7. Μην υπερβάλλετε.

Προσπαθήστε να είστε ειλικρινείς. Υπερβολές σχετικά με την περιγραφή του χώρου (π.χ. «απίστευτης ομορφιάς διαμέρισμα»), την τοποθεσία (π.χ. «πέντε λεπτά από τη θάλασσα») ή τις παροχές μπορεί να σας γυρίσουν μπούμερανγκ.

 

   8. Δώστε έμφαση στην καθαριότητα.

Η καθαριότητα είναι μισή αρχοντιά. Διατηρήστε όλους τους χώρους καθαρούς και περιποιημένους. Δώστε έμφαση στις λεπτομέρειες (π.χ. το τηλεκοντρόλ και οι διακόπτες είναι συνήθως τα πιο ρυπαρά σημεία). Φροντίστε να έχετε επαρκή χρόνο ανάμεσα σε δύο ενοικιάσεις προκειμένου να περιποιηθείτε το χώρο και να τον επαναφέρετε σε άψογη κατάσταση. Επιβλέψτε προσωπικά το χώρο, κάθε φορά που θα το νοικιάσετε.

   9. Καθιερώστε το στοιχείο της έκπληξης.

Να κάτι που μπορεί να σας κάνει να ξεχωρίσετε από τη μάζα. Ένα δωράκι, όπως ένα μπολ με φρέσκα φρούτα, ή η μία εξάδα από την αγαπημένη τους μπίρα στο ψυγείο. Με αυτό τον τρόπο θα κερδίσετε πόντους και ίσως απαλύνετε τυχόν δυσαρέσκεια που θα προκύψει κατά την παραμονή τους. Μην ξεχνάτε ωστόσο ότι η έκπληξη δεν προαναγγέλλεται.

 

 10. Συνδέστε το λογαριασμό σας με τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης.

 

Με τον τρόπο αυτό διαδίδετε το σπίτι σας στον άμεσο κύκλο των φίλων και εμπνέετε εμπιστοσύνη στην Airbnb –η οποία στο πρόσωπό σας βλέπει έναν έμπιστο επιχειρηματικό συνεργάτη- ότι το ενοικιαστήριο αξίζει να σημειωθεί – η Airbnb λατρεύει τη δωρεάν δημοσιότητα και θα σας ανταμείψει αναλόγως. Ποστάρετε την καταχώρηση σε όλους τους λογαριασμούς κοινωνικής δικτύωσης και ζητήστε από τους φίλους σας να κάνουν like, favorite και share.

   11. Διδαχθείτε από τις αρνητικές κριτικές.

Ορισμένες αρνητικές κριτικές μπορεί να αποβούν όντως εποικοδομητικές. Μην το παίρνετε προσωπικά, συμβαίνει και στις καλύτερες οικογένειες. Πάντα υπάρχει περιθώριο για βελτίωση, προκειμένου να αναβαθμίσετε την εμπειρία των επισκεπτών σας.

 

   12. Κρατήστε τον πήχη (σχετικά) χαμηλά.

Αρκετοί οικοδεσπότες υπόσχονται λίγα και προσφέρουν περισσότερα (underpromise/overdeliver), πρακτική που είναι σαφώς προτιμότερη καθώς κρατάει τον πήχη των προσδοκιών χαμηλά, με αποτέλεσμα οι επισκέπτες να βιώνουν μία αξιομνημόνευτη εμπειρία (π.χ. δεν υπάρχει λόγος να διατυμπανίζετε ότι διαθέτετε κυρτή ή "έξυπνη" τηλεόραση).

 

Ευχαριστώ

 

URBAN CHIC FLAT PAGRATI ATHENS

**

 

 
Hello Dear Rebecca!
 
1. Create a complete listing and profile. Fill out your profile with details and accurate information. Ensure that the photos are taken by a professional and correspond to reality. Don’t forget that your profile is your showcase. So make it stand out. Additionally, if your listing is on many users’ wish lists, Airbnb will move you higher.
 
2. Do your research. Every guest is unique and has their peculiarities and needs. Before their departure, send them a personal e-mail asking for details (e.g. their interests, their eating habits). If you have time, look at the reviews tther hosts have given them.
 
3. Respond promptly to questions. Regardless of the question, it’s important to respond to all emails or calls as quickly as possible – Airbnb rewards those who respond within an hour (you can see your response rate in the stats menu). If you can’t respond right away, say “I’ll get back to you soon.” Try to always be reachable, either on mobile (by installing the Airbnb app on your phone) or on social media.
 
4. Send a welcome email. This is usually a saved file that includes: a greeting like “welcome to the neighborhood,” practical details about the home (e.g. WiFi passwords), contact information, house rules.
 
5. Emphasize the personal touch. Stay visible. Help them with their bags, show them around the house, be willing to help – whether you are the one or someone you know – with anything they ask you to do that might make their stay more enjoyable. If they are staying for several days, contact them and ask if, for example, they would like you to clean the house or if they have any questions.
 
6. Create a travel guide. Create, either electronically or in print, a vacation guide, such as which neighborhoods to visit, what to avoid, where to go for authentic Greek cuisine, where the nearest supermarket or pharmacy is, etc. Provide them with a map with useful places circled. In addition, the platform allows you to create a travel guide to share your favorite local attractions and restaurants.
 
7. Don’t overdo it. Try to be honest. Exaggerating the description of the space (e.g. “incredibly beautiful apartment”), the location (e.g. “five minutes from the sea”) or the amenities can backfire on you.
 
8. Emphasize cleanliness. Cleanliness is half the battle. Keep all areas clean and tidy. Emphasize the details (e.g. the remote control and switches are usually the dirtiest spots). Make sure you have enough time between two rentals to take care of the space and bring it back to perfect condition. Personally supervise the space each time you rent it.
 
9. Establish the element of surprise. Here’s something that can make you stand out from the crowd. A small gift, like a bowl of fresh fruit, or a six-pack of their favorite beer in the fridge. This way you will earn points and maybe alleviate any dissatisfaction that may arise during their stay. Remember, however, that the surprise is not announced in advance.
 
10. Connect your account with social media. This way you spread the word about your home to your immediate circle of friends and inspire confidence in Airbnb – who sees you as a trusted business partner – that the rental is worth mentioning – Airbnb loves free publicity and will reward you accordingly. Post the listing on all your social media accounts and ask your friends to like, favorite and share.
 
11. Learn from negative reviews. Some negative reviews can actually be constructive. Don’t take it personally, it happens to even the best families. There is always room for improvement in order to upgrade your guests’ experience.
 
12. Keep the bar (relatively) low. Many hosts underpromise/overdeliver, a practice that is clearly preferable as it keeps the bar of expectations low, resulting in a memorable experience for guests (e.g. there is no need to brag about having a curved or "smart" TV).
 
 
Thank you
 
URBAN CHIC FLAT PAGRATI ATHENS
**
 

**[Link removed as per the Community Center Guidelines]

 
 
 
 

 

 

 

 
 1000000033.jpg
 
 

 

IMG_0550.jpg

We do not live near our property so vacationing is just another day in our property mgmt lives. We use a Schlage wifi lock so everyone automatically receives a personalized door code with their check-in details. The code is activated for their arrival time and checkout time.  I have access to the codes on my phone app and can make any necessary changes from wherever I am.  If for some reason the code is not working, I have placed a lock box on the property with a key.  We haven't had to use it yet - thankfully. We also partner with Turno for our cleaning services which eliminates the necessity of me having to set up a cleaning project.  The Airbnb app communicates with the Turno app so our cleaning crew is automatically notified when a booking is made.  I am also notified through the Turno app when a project is started and the Schlage app when the cleaning crew accesses the property with their own personalized code.  It is all pretty streamlined now...

 

Rebecca
Community Manager
Community Manager
Suffolk Coastal District, United Kingdom

Wow @Dorothy319 - you sound like a long distance host pro! 

 

The smart locks are an excellent feature and using a trusted cleaning service definitely sounds great.

 

How far away are you from your listing?  Do you have anyone there that your trust to go and check it out, for emergencies, or are you close enough to get there? 

-----

 

Please follow the Community Guidelines

Basha0
Level 10
Penngrove, CA

Since I manage and clean myself, I choose to block those days I am on vacation. My permit states that I have to be 45 minutes from the rental or have a manager which I have not trusted my home to

Rebecca
Community Manager
Community Manager
Suffolk Coastal District, United Kingdom

Thank you so much for sharing this with us @Basha0, it's great to have another perspective. Do you lose a lot of income from blocking the dates? Would you consider having a co-host or manager in the future? 

-----

 

Please follow the Community Guidelines

Hi Rececca, our Airbnb is next door to our home. We are actually away at the moment for 3 weeks so we decided to only open it up for a longer term booking to go in before we left so we could settle them in and be home to clean when they vacate. Luckily our children have stayed home so they have been able to assist our guests whenever needed.

If we all go away I block the time off so I don't have to worry about it.

Rebecca
Community Manager
Community Manager
Suffolk Coastal District, United Kingdom

@Ferne10 thank you so much for sharing how you manage when you're going away. What a great idea with the longer term booking (and kids being able to support!) - it's nice that you have that flexibility. 

 

Did you have to let the guests know that you were going away? 

 

 

-----

 

Please follow the Community Guidelines

Sometimes we block the dates so we don’t host when we are away. When possible, we have somebody on call for any issues and to clean. It works out great but luckily haven’t had any major problems while we were away. 

Emily2037
Level 2
Thousand Oaks, CA

Great question Rebecca!

It really depends on how much work you normally do on your airbnb. For our airbnb, it is in a different state so I am not physically there anyways. I have my co-host handle all the cleanings & maintenance and they are very reliable & trustworthy. I think to have a trust worthy team is the key.

I manage all the guest communications so I take my laptop and cell phone with me when I vacation anyways. It really has not cause any issues and I can still enjoy my vacation time with family. I usually make sure I have at least wifi connection available wherever I'm going. 

Best wishes!