Kalendernotiz ist weg - Datenverlust

[Naima51]

Meine Kalendernotiz zu einem Gast wurde vom System gelöscht.

Jetzt sind alle meine Notizen zum Gast weg.
Datenverlust verursacht durch das System!

Jetzt steht beim Gast im Kalender im rechten seitlichen Buchungs-Fenster nur mehr:
"Für diesen Reisezeitraum gibt es mehrere Notizen"
bzw.
im vollständigen Reiseplan steht der ähnliche Text:
"Für diesen Reisezeitraum gibt es mehrere Anmerkungen"

1.Frage: Wie viele Notizen sind es? Warum wird das nicht angezeigt?
2.Frage: und wo stehen die, wie finde ich die alle?
Das ist ein Fehler vom System:
Die Anzahl der Verweise muss angezeigt werden und man muss jeden dieser Verweise einzeln und gezielt ansteuern können.

Beim Klick Im Kalender auf den visuellen Balken der Gast-Buchung öffnet sich ein kleines Hinweis-Fenster und zeigt die Kalendernotiz: "Gast bewerten ..." an.

3.Frage: Wo sind meine vorher eingetragenen Kalendernotizen? Die sind verschwunden, einfach weg  !!!
Das ist ein Fehler vom System:
Das System darf meine Kalendernotiz nicht einfach und ohne Meldung und Bewilligung mit "Gast bewerten ..." überschreiben!!!

Der Zeitraum nach dem Gast ist im Kalender leer, nicht gebucht, enthält aber Markierungen mit einem Boller-Kennzeichen.
Es gab nämlich davor eine Buchung über einen längeren Zeitraum, den ein früherer Gast aber dann storniert hat.
Dazu finde ich im Kalender-Balken meine eingetragene Kalendernotiz, dass der Kunde ein paar Tage vorher storniert hat.

4.Frage: Wie sehe ich welcher Kunde es war?
Das war ein kunden-bezogener Eintrag von mir, dem jetzt die Zuordnung zum Kunden fehlt.
Das ist ein Fehler vom System:
Das ist doch sinnlos, wenn es nicht mehr einem Kunden zugeordnet werden kann!!!

5.Frage: Wie sieht denn das Konzept für die Kalendernotiz aus?
Einerseits ist die Kalendernotiz Gast-bezogen, aber auch auf den Buchungszeitraum bezogen.
Der Gastgeber kann Kalender-Einträge machen, genauso wie das Buchungssystem von sich aus.
Der Zeitraum für Einträge ist begrenzt, ohne Buchung z.B. keine Kalendernotiz möglich, wieso nicht?
Das ist ein Fehler vom System:
Es gibt keine Unterscheidung für die verschiedenen Arten, wie Kalendernotizen erzeugt und verwaltet werden.
Planlos greift jeder darauf zu und überschreibt oder löscht die Einträge des anderen.
Es gibt viele Ungereimtheiten, es ist noch nicht durchdacht.

6.Frage: Wieso gibt es für einen so elementaren Begriff wie "Kalendernotiz" keine Beschreibung dazu und die Hilfe-Suche bleibt auch erfolglos?

Wer hat die gleichen Probleme damit?
Kann das als Fehlermeldung weitergeleitet werden?

Wie macht ihr euch Notizen zum Gast,
wie zum Beispiel:

Wegbeschreibung schon gesendet an die Gäste,
um welche Uhrzeit der Gast erwartet wird oder wann er den Check-Out haben möchte,
Abholung vom Flughafen erwünscht, Flugnummer (Flug-Tracker ob Verspätung), Taxi verständigen,
andere Telefon-Nummer im Urlaubsland im Gegensatz zur Tel.Nr. wie bei Airbnb angegeben,
Kommunikation in welchen Sprachen bevorzugt möglich,
andere Vorbereitungen nötig, zB. zusätzliches Bettzeug muss bereitgestellt werden, 
wer sind die Gäste? Familie oder nur Freunde? Kontrolle der Heiratsurkunde erforderlich,
Reinigung sofort nach Check-Out weil ein neuer Gast schon erwartet wird,
Reparaturen im Apartment nicht vergessen, Handwerker verständigt? Kommt wann?
usw.

Es gibt so viel was man sich merken sollte, bei einer einzelnen Wohnung vielleicht nicht so kritisch, aber bei mehr wird es schon komplizierter und aufwendiger die Übersicht zu behalten. Für mich ist es die Katastrophe, wenn meine Notiz-Einträge spurlos verschwinden und keiner merkt es.

Viele Grüße,
Gerhard (Ehemann von Naima) und zuständig für das Technische bei der Vermietung.

[Udo6]

@Naima51 

Meinst du so eine Meldung?

 

Wenn man da auf bearbeiten und speichern geht, überschreibt man sich die bestehenden Notizen unwiederbringlich.

Informationen zu den Aufenthalten speichere ich nicht dort sondern ich organisiere mich anders.

In meiner Kalender App habe ich mehrere Kalender eingebunden, unter anderem den Airbnb Kalender meines Inserats sowie meinen (separaten!) Belegungs-Kalender meines Apartments.

Kommt eine Airbnb Buchung herein, sehe ich sie als "Reserved" in meiner Kalender App. Diese kopiere ich dann in meinen Belegungs-Kalender und mache mir dort die notwendigen Notizen.

 

[Sabine-Ingrid0]

@Naima51 

Ich habe einen Übersichtskalender aus Papier in dem ich alle Termine mit Bleistift eintrage und bei Bedarf jederzeit korrigieren kann... ist zwar altmodisch aber funktioniert auch bei totalem Systemausfall.

[Monika--Elisabeth0]

@Naima51, airbnb ist eine riesige Plattform geworden. Es wird immer wieder etwas verändert. Der Kalender wurde einigemale verändert und ich würde mich auch nie darauf verlassen dass automatisierte Schreiben tatsächlich und zeitgerecht verschickt werden. Ich habe alles im PC abgespeichert und versende selbst. Ausserdem kann ich sie so jeweils an die Gäste anpassen.

Alle Buchungen drucke ich aus (bei Änderungen ist die ursprüngliche Buchungen nicht mehr sichtbar)  und ich habe auch einen Kalender wo ich alle wichtigen Informationen eintrage. Das war mir schon einigemale hilfreich.

[Ralf5]

@Naima51 ,

hallo Gerhard, ich versuche mal, alle Deine Fragen zu beantworten.

Wie Udo schon erwähnt hat, sieht man nur immer die neuste Kalendernotiz, die vorherigen werden immer mit der neuesten Notiz überschrieben. Die Notiz "Gast bewerten" ist keine Kalendernotiz im eigentlichen Sinne und überschreibt auch nicht Deine eigenen Notizen, sondern sie ist eine Erinnerung vom System, die sowohl im Kalender als auch im Chatverlauf eingeblendet wird und auch wieder verschwindet, wenn Du die Bewertung verfasst hast.

Weiterhin ist es so, dass nur Du diese Kalendernotizen eintragen, überschreiben und löschen kannst, das System macht hier nichts. Ich nutze die Kalendernotizen nur für eigene Termine meist in Verbindung mit blockierten Tagen, z.B. wenn ich im Voraus weiß, dass ich ein schwierige Zahn-OP habe und deswegen am gleichen Tag keine Gäste empfangen kann oder auch für Eintragungen für Reservierungen von Stammgästen, die außerhalb von Airbnb buchen. Diese Tage blockiere ich dann und schreibe mit eine entsprechende Notiz in den Kalender , z.B. Ralf Zahnarzt oder Gast x 2 Personen.

Zudem führe ich einen eigenen selbstgebastelten Kalender in Excel, wo ich mir alle wichtigen Infos hinein kopiere, wie z.B. Namen der Gäste, Tel. Nr., Zeitraum, Personen-Anzahl, Kleinkinder, Haustiere, Preise sowie um welche Fewo es sich handelt, Wohnort wird später ergänzt nachdem der Meldeschein ausgefüllt wurde. Dies funktioniert bei mir schon seit Jahren mit 3 bis teilweise 5 Objekten sehr gut und ein Monat passt schön auf zwei DIN A4 Seiten (eine als Kalender-Übersicht und eine mit den ganzen Details)

Andere den Gast betreffende organisatorische Aktionen wie z.B. Ankunftszeit oder getrennte Schlafmöglichkeiten herrichten oder zusätzliche Bettdecken erwünscht etc. werden ja zuvor im Chatverlauf geklärt und sind dort auch wieder abrufbar, wenn etwas für den Check-In wichtig ist, dann schreibe ich dies in meinen eigenen Kalender. Bei Airbnb-Gästen ist es mir ganz wichtig, dass jede Kommunikation nur im Chat stattfindet, kein SMS, kein WhatsAPP und schon gar keine telefonischen Absprachen! Bei Gäste, die direkt bei mir buchen, läuft jede Kommunikation ausschließlich über E-Mail. Nur so behalte ich den Überblick. 

[Naima51]

Hallo,

@Ralf5 , @Monika--Elisabeth0 , @Sabine-Ingrid0 , @Udo6 

danke für eure Antworten, waren alle sehr hilfreich.

@Udo6, @Ralf5,

Bei mir werden meine alten Kalendernotizen durch meine neueren Einträge nicht überschrieben. Ich kann fortlaufend meine Kalendernotizen (zu einem Kunden) ergänzen und sie werden mir auch angezeigt, bis auf den Ausnahmefall des von mir beschrieben Fehlers (siehe am Anfang von meinem Posting).

In bestimmten Sonderfällen, zB. wenn zu einem Zeitraum 2 Buchungen vorlagen und die erste Buchung storniert wurde, kommt das System unter bestimmten Umständen in Schwierigkeiten und meldet, dass es mehrere private Notizen gäbe. Dann kann das System weder die eine, noch die andere und auch nicht alle privaten Notizen mehr anzeigen. Die Meldung deutet darauf hin, dass die Notizen im System noch vorhanden sind, sonst würde es nicht sagen, dass mehr als eine Notiz vorliegt. Das System blockiert den Zugriff auf meine Einträge, für mich ist das Informationsverlust / Datenverlust!!

Die Meldung über das Vorliegen mehrerer privater Notizen ist eigentlich ein öffentlicher Hilfeschrei des Programmierers, dass er mit dieser Situation überfordert ist und nicht weiß, was er machen soll. Das ist eine traurige Tatsache zu sehen, dass dieser Hilfeschrei im internen Entwicklungsteam nicht wirklich kommuniziert und auch nicht gelöst werden kann. Und auch das Abnahmetest-Team merkt von diesem Problem nichts.

Dabei ist die Lösung doch ganz einfach:

Lieber Programmierer, dann zeige doch alle (die mehreren) Notizen einfach an.
Mehrere verschiedenen Text-Blöcke hintereinander anzufügen zu einem großen Ausgabe-Text ist doch das Einfachste was ein Programmiere können sollte.

Interessant fand ich eure Antworten, wie ihr die notwendige Verwaltung organisiert. Von altertümlich und einfach praktisch auf Papier bis hin zum manuellen Einsatz weiterer Programme und automatischen Programmverknüpfungen.

Es zeigt aber auch, dass hier im System noch sehr notwendige Tools fehlen. Scheinbar hat im Konzept-Entwicklungs-Team von Airbnb noch niemand an der Reception eines Hotels gearbeitet und gesehen, was man zur Organisation und Betreuung der Gäste unbedingt braucht und dazugehören muss. Ganz einfache und hilfreiche Tools wären einfach zu realisieren. Vielleicht bringe ich später ein paar Vorschläge dazu zur Diskussion hier. Würde mich dann freuen zu hören, was ihr davon haltet.

Grüße,
Gerhard

[Sabine-Ingrid0]

@Naima51 

Hallo Gerhard, Airbnb ist eine reine Gästevermittlung und die Plattform als Hotelverwaltungssoftware komplett ungeeignet.

Das hat aber auch seinen Grund..., sie ist im Kern für Privatleute gedacht die ein Zimmer vermieten wollen... und wer mehr braucht muss sich entsprechend seinen Bedürfnissen organisieren.

Du kannst Dir also die Mühe von Umstrukturierungsvorschlägen ersparen , denn sie werden nichts ändern.

Den meisten Gastgeber:innen würde es schon reichen wenn die Mindestanforderungen zuverlässig funktionieren.

[Naima51]

Es ist ja schon ein Notiz-Feld vorhanden. Es braucht nicht viel und es ist fehlerfrei verwendbar und ganz wenig Aufwand und es wird ein hilfreiches Tool zur Gästevermittlung, so wie es geplant aber schlecht realisiert wurde.

Wenn ich mich hier in Agadir umsehe, dann gibt es schon einige, die mehr als eine Wohnung vermieten und es werden immer mehr. 

Viele fühlen sich überfordert vom System-Handling und lassen die Organisation der Vermietung durch andere machen, die sich besser (weil junge Leute) damit auskennen.  Das trifft gerade bei vielen Urlaubsorten zu, wo die Haus- und Wohnungsinhaber immer nur zeitweise wohnen.

Aber hört euch meine Vorschläge mal an.

[Till-and-Jutta0]

@Naima51 Du kannst direkt im Kalender ein Feedback dazu geben:

[Naima51]

@Till-and-Jutta0 

danke für den Hinweis. 

Wenn ich etwas mehr Zeit habe werde ich ein Fehlermeldung / Change request an Airbnb stellen. 

Vorher möchte ich aber von euch wissen was ihr zu meinem Vorschlag meint. 

Wenn man schon einen Fehler behebt, dann kann man es auch gleich überarbeiten, damit es passt und wirklich nützlich wird. Jede weitere nachträgliche Änderung ist aufwendiger und teurer, als wenn man es gleich ordentlich macht. Dann ist es erledigt und man hat Ruhe.

[Jörg8]

@Naima51alias Gerhard, ich bin doch sehr verwundert über meine geschätzen Kollegen @Ralf5  und @Udo6 , das ist wirklich antiquarisch seine Notizen separat zu machen, ich nutzte nur die Kalendernotiz von airbnb und das funktioniert tadellos ohne dass jemals etwas verloren geht.

Wie es der Name schon sagt, handelt es sich um eine "Kalendernotiz" und nicht "Gästenotiz", ist also auf jeden Kalendetag bezogen und wird in jeden Kalendertag des Buchungszeitraum eines Gastes eingetragen.

"Für diesen Reisezeitraum gibt es mehrere Notizen"
bzw.
im vollständigen Reiseplan steht der ähnliche Text:
"Für diesen Reisezeitraum gibt es mehrere Anmerkungen"

Wenn ich einen Zeitraum im Kalender markiere in der über mehrere Tage geht und habe an zwei oder mehr Tagen unterschiedliche Informationen stehen wird dieser Text angezeigt, siehe Bild:

1.Frage: Wie viele Notizen sind es? Warum wird das nicht angezeigt?
2.Frage: und wo stehen die, wie finde ich die alle?

Am besten du klickst jeden Kalendertag des Zeitraumes an, scrollst im Menue dass sich rechts öffnet ganz nach unten, dort wird die Notiz für diesen Kalendertag angezeigt, und schaust bei jedem Tag einzeln was eingetragen ist, dann siehst du wieviele unterschiedliche Notizen es gibt.

Einerseits ist die Kalendernotiz Gast-bezogen, aber auch auf den Buchungszeitraum bezogen.
Der Gastgeber kann Kalender-Einträge machen, genauso wie das Buchungssystem von sich aus.

Das Buchungssystem macht niemals Einträge in die Kalendernotiz

Der Zeitraum für Einträge ist begrenzt, ohne Buchung z.B. keine Kalendernotiz möglich, wieso nicht?

Selbstverständlich ist ein Eintrag in den Kalender ohne Buchung möglich. Dazu musst du über den Buchungskalender so vorgehen wie oben beschrieben und kannst für jeden Tag oder jeden beliebigen Zeitraum eine Notiz eintragen auch ohne Buchung. Bei mir z.B. Haben Gesine und Torsten ohne airbnb gebucht, das habe ich in die Kalendernotiz eingetragen. Mit der Markierung habe ich aber die Buchung des nächstes Gastes mit eingeschlossen und damit enthalten die Kalendernotizen unterschiedliche Einträge

Bei dir hat das mit der stornieten Buchung zu tun.

- Rufst du die Kalendernotiz über den Posteingang oder die Buchungen auf, wird dir angezeigt was die Notiz ist über den Buchungszeitraum dieses Gastes.

- Über den Buchungskalender wiederum kannst du die Buchungsnotiz jedes einzelnen Kalendertages abrufen und selbstständig ändern und Eintragungen vornehmen

Dies ist auch sinnvoll je nachdem was man sucht. Ich finde dies gut organisiert. Hast du jetzt eine Buchung und machst bei dem Gast einen Eintrag, dieser storniert die Buchung und ein anderer Gast bucht diesen Zeitraum, bei dem du ebenfalls einen Eintrag machst, wird der alte Eintrag überschrieben. Ist auch sinnvoll, da du die alte Information ja nicht mehr brauchst, der Gast hat ja storniert.

Sind diese zeiträume aber nicht exakt deckungsgleich, z.b. bucht jetzt ein Gast von 10.08. bis 30.08 und du trägst eine Notiz für den Gast ein, steht diese Info in jedem Kalendertag. jetzt storniert der Gast aber ab 20.08. weil er früher abreisen muss, und ein anderer Gast bucht nun den Zeitraum von 20.08. bis 30.08. und du gibst eine Info ein, wird für diesen Zeitraum die Nachricht überschrieben, aber bei 10.08. bis 20.08 bleibt vom Gast der storniert hat die Info erhalten.

Rufst du nun die Kalendernotiz für den stornierten Gast von 10.08. bis 30.08. über den Posteingang auf, dann zeigt das System an mehrere Informationen enthalten.

Ich habe keine Kalender abseitst von airbnb und verwalte alle Infos für 6 Zimmer über die Kalendernotizen, das System funktioniert einwandfrei und fehlerlos.

[Gerlinde0]

@Jörg8 

Da siehst Du mal, wie wenig wir dem Airbnb System trauen, ich notiere auch separat und trage da natürlich von beiden Plattformen ein.

[Naima51]

Hallo @Jörg8 .

zur beantwortung deiner Fragen 1 und 2:

Wie soll ich bei einem Kalender-Balken (ein gebuchter Zeitraum) einen einzelnen Tag anklicken / markieren zur Abfrage?

Ich klick im Kalender-Balken auf den namen des Gastes, und dann wird mir angezeigt:

 

Keine private Notiz vorhanden, wie Wegbeschreibung (Check-In Info), die immer alle Kunden bekommen müssen.

Und wieso erscheint bei diesem Gast, wenn ich auf den Namen im Balken klicke die Information in der privaten Notiz: 

 

Oder hier bei Sara, in der Priv. Notiz müsste stehen, dass ich die Check-In Info geliefert habe, die Tel.Nr. die er in Marokko verwendet und nicht mit der wie in Airbnb verwendet übereinstimmt, die Familienverhältnisse, weil nicht an unverheiratete Paare vermietet werdendarf, usw.

 

und im Gegensatz dazu ist die priv.Notiz vorhanden:

 

Das soll mir bitte jemand erklären, warum das in allen Fällen fehlerfrei ist und wie man da die anderen, nicht angezeigten Notiz-Einträge lesen kann.

Gerhard

[Jörg8]

@Naima51, also Gerhard, ich vermute, dass dies mit deinen freien Tagen zu tun hat die du zwischen den Buchungen stehen hast, vermutlich für die Reinigung

Zuerst einmal weiß ich nicht was bei Dir die grünen und die roten Hinterlegungen sind, die gibt es bei mir nicht.

Ich habe aber mal einfach bei meinem Gast, dessen Buchung schon vorbei ist eine Notiz eingetragen und die wird normal angezeigt.  wenn ich dann in einen freien Tag der darauf folgt etwas eintrage, z.B. den Namen der Reinigungskraft und rutsche mit der Markierung ein Feld zu weit in den Balken erscheint beim nächsten Mal wenn ich auf den Balken klicke eben die Meldung mehrere Informationen enthalten. Ich habe das reproduzierbar mehrfach umgesetzt.

Nur so kann ich mir erklären wie das bei Dir zustande gekommen, denn das System selbst schreibt nichts in das Feld, und dein Fehler ist bei mir in all den Jahren niemals aufgetreten. Ich denke da liegt ein Anwendungsfehler vor der mit dem eingerichteten Reinigungstag und dessen Beschriftung zu tun hat.

Korrekt ist, dass du einzelne Tage nur aufrufen kannst wenn sie frei sind oder nicht über airbnb gebucht wurden. Buchungen kann man nur am Stück aufrufen, dann kann man die Tage aber auch nicht mehr unterschiedlich beschriften. Bei Eintragung einer neuen Buchung überschreibt das System den alten Eintrag, und in der letzten Stunde habe ich vieles ausprobiert und dies war die einzige Möglichkeit das zu generieren was bei Dir angezeigt wird, wie gesagt reproduzierbar.

[Naima51]

@Jörg8 

Die Unterlegte Farbe im Kalender markiert unterlegte Regelsätze, die für alle Buchungen gelten.

Ich muss jetzt für 1-2 Stunden unterbrechen, anderer Arbeit wartet.

@Ralf5  , @Udo6 

@hr habt auch recht, ist mir gerade vorhin passiert, dass ein Folge-Eintrag alle vorherigen Einträge gelöscht hat. passiert aber nicht immer!

Man sieht es schon aus den Meldungen der anderen Teilnehmern hier, dass das System unterschiedlich reagiert und Fehler macht, die andere scheinbar noch nie gesehen haben. Es ist ein Koordinationsproblem zwischen verschiedenen Programm-Komponenten untereinander oder ein ein Programmierer hat die Übersicht verloren.  

Bis später,

Gerhard