Contratto: ospiti non gradiscono. Consigli

[Gianvito4]

Ciao a tutti,

sono nuovo della community e vorrei condividere con voi la mia esperienza e chiedere come vi comportate.

Il mio alloggio è registrato al Comune come "locazione turistica" (ex. art. 53 D.lgs. 79/2011, art. 1 comma 2 della L. 431/1998 e art. 1571 del C.C.) , ergo non come struttura ricettiva non alberghiera (e.g. B&B; CAV; ecc. ). Pertanto, vista la normativa, sentiti commercialista e amici locatori, nonché quanto riportato da Airbnb stesso (https://www.airbnb.it/help/article/1394/ospitare-responsabilmente-in-italia#section-heading-3-0) ho predisposto un contratto di locazione turistica da far firmare all'ospite, a tutela delle parti. 

Purtroppo mi è capitato che un ospite, non essendo abituato a firmare contratti di locazione con Airbnb (cito testualmente:  "Ci serviamo da tempo di Airbnb , tuttavia non ci è mai capitato di gestire direttamente con il locatore il contratto e questo ci lascia al momento perplessi") abbia cancellato la prenotazione, nonostante abbia spiegato che nel caso di specie, sono obbligato per legge a redigere un contratto che tuteli entrambe le parti. 

E' un vero peccato che Airbnb se ne lavi le mani rimettendo semplicemente alla volontà dell'ospite: "non è obbligatorio che tu firmi alcunché. Se non ti senti a tuo agio, puoi discuterne con l'host o trovare un altro alloggio dove soggiornare. Se hai effettuato una prenotazione e l'host ti informa del contratto solo dopo, puoi rifiutarti di firmarlo e chiedergli di cancellare la prenotazione" (https://www.airbnb.it/help/article/465/se-un-host-ti-chiede-di-firmare-un-contratto).

Il fatto che il contratto di locazione turistica non debba essere registrato se di durata inferiore a 30 giorni non consente comunque di stringere l’accordo in forma verbale. Infatti, l’articolo 1, comma 4, L. 431/1998, prevede la forma scritta per tutti i contratti di locazione, senza alcuna specifica esclusione: deve quindi ritenersi che, anche con riferimento ai contratti di locazione turistica ricorra l’obbligo della forma scritta, sebbene la registrazione sia richiesta solo nel caso in cui la durata sia superiore a 30 giorni.

Gianvito

[IsabellaEValerio0]

@Gianvito4 ,

Che io sappia non è possibile mettere un file in PDF nell' annuncio.

In effetti Airbnb dovrebbe rivedere questo aspetto.

Chi prenota la nostra casa su Vrbo, riceve immediatamente il PDF del contratto attraverso il portale, sarebbe utile poterlo fare anche qui.

Con Airbnb credo che si possa mandare soltanto con i messaggi successivi.

[Cristiana19]

@IsabellaEValerio0 @Gianvito4 @Susanna0 Cari Tutti, questo è un aspetto che manca e che invece è presente su altre piattaforme (quindi Airbnb è in difetto, in realtà).

Se al momento della prenotazione, come accade altrove, il guest si vedesse sparare immediatamente il contratto di locazione capirebbe da subito che non è nulla di paradossale né strano e che siamo obbligati dalla nostra legge a farlo compilare e sottoscrivere. A me non è ancora successo di avere "rivolte" al momento della firma (io faccio rigorosamente firmare i contratti che completo al momento del check-in e me ne tengo la copia in italiano, a volte succede che l'ospite lasci la propria dopo la partenza - evidentemente non ritiene importante la cosa...) sebbene in una occasione, con ospiti francesi, vedendo la loro perplessità, ho dovuto spiegare per filo e per segno la questione: non hanno più fatto domande. La ricevuta, poi, per l'importo della locazione che consegno con il contratto li convince particolarmente (forse per via della marca da bollo :)).

Comunque basterebbe un piccolo sforzo da parte di Airbnb: permettici di inserire il contratto in pdf e di spedirlo al guest in automatico all'atto della prenotazione (magari sottolineando che è una questione legittima e interessa la nostra normativa). 

Una piccola cosa risolverebbe molto.

Circa ciò che succede all'estero durante i miei viaggi (ma anche in Italia, purtroppo): tutto è desolantemente privo di formalità di qualsiasi natura. Nessuno, fra i locatori di Airbnb in giro per il mondo ma anche a Roma o a Firenze, mi ha mai chiesto uno straccio di documento, mi ha dato un contratto da firmare o una ricevuta. 

Del resto del globo poco m'importa, ma di noi rilevo con perplessità che chi si comporta così è inesorabilmente "fuori legge"... e tutti gli sforzi che facciamo per farci rispettare e ottenere diritti anche di fronte all'Autorità (civica, regionale, nazionale) oltre che dall'opinione pubblica sono rovinati da chi non rispetta le regole.

[Angela1056]

@Gianvito4 l'unico modo che mi viene in mente è metterlo in formato foto tra le foto dell'annuncio. Lo si può ingrandire per leggerlo bene ma non credo si possa stampare.

Io invio il contratto assieme ad altri documenti agli ospiti per email con grande anticipo. Di solito lo compilano e me lo rimandano a volte già firmato. Non ho mai avuto problemi. In questa occasione chiedo anche i dati identificativi di tutti gli ospiti. A volte ho 12 ospiti (senza contare i neonati) e trascrivere tutti i documenti al check-in farebbe perdere troppo tempo a tutti.

[Massimo558]

ciao @Angela1056 , per curiosità, immagino che difficilmente ti capitano ospiti che soggiornano 1 o 2 sole notti, magari per motivi di lavoro o di studio, o per visite mediche o a parenti...
per queste tipologie di ospiti, che magari prenotano 3 giorni prima dell'arrivo, è difficile riuscire a stabilire una corrispondenza così serrata prima del check-in

[Francesca]

@Angela1056 @Cristiana19 @IsabellaEValerio0 @Susanna0 "corriggetemi" se sbaglio... ma io ricordo che ci sono i messaggi automatici + regole di Airbnb (abbiamo anche fatto una chiacchierata dove @Dario0 ci ha fatto vedere come lui imposta i suoi) da impostare. 

Ad esempio alla prenotazione, boom, parte il messaggio, dopo un giorno e via dicendo a seconda delle regole impostate. 

Provate a cercare messaggi automatici e fatemi sapere se si può fare! Fateci sapere 🙂

[Cristiana19]

@Francesca @Gianvito4 @Angela1056 @IsabellaEValerio0 @Susanna0 cara Francesca, hai ragione, così come ha ragione e fa bene Angela a mandare comunque il contratto durante le fasi di "messaggiamento" agli ospiti prima del loro arrivo. 

Ci sono alcune possibilità di inviarlo, in effetti. E probabilmente inserirlo nei messaggi automatici è una soluzione. Oppure, adesso non ricordo se ancora esiste la mail diretta come una volta (una possibilità che ci aiutava molto ma che alcuni non gradivano, se ricordo bene), mandarlo attraverso una mail a parte.

Ma sarebbe decisamente meglio invece poter caricare il nostro contratto una volta per tutte in uno "spazio" (come diavolo si dice correttamente in termini internettiani?) legato all'appartamento, sapendo così che l'ospite lo riceve e lo legge in automatico non appena prenota. Così come siamo ormai obbligati anche a inserire i codici delle nostre proprietà, ci dovrebbe essere (nelle caratteristiche degli appartamenti, altrove?) la possibilità di caricare il documento mandandolo come allegato alla prenotazione.

Fra l'altro questo permetterebbe di scrivere subito agli ospiti - se vogliono, per far prima al check-in - di compilarlo e magari rimandarlo già bell'e pronto prima di arrivare. Che cosa fantastica...

Magari non tutti lo farebbero (io ho tentato attraverso modi consueti,  ma è un poco macchinoso e presuppone un messaggio apposta, il che appesantisce la messaggistica in genere) ma una parte sì.

E sarebbe un grande aiuto.

[Gianvito4]

Ciao @Cristiana19 

io faccio esattamente così: 1-2 settimane prima dell'arrivo chiedo la mail e i dati anagrafici per inviare il contratto sia in formato word (per eventuali modifiche/correzioni) sia pdf, da restituirmi firmato. Una volta ricevuto, lo controfirmo e lo invio nuovamente. In questo modo ognuno ha la sua copia.

Ho predisposto un modello in doppia lingua (per gli ospiti stranieri), con la specifica che in caso di difformità interpretative fa fede la lingua italiana. 

Il problema è che non sempre gli ospiti leggono i messaggi inviati tramite Airbnb, per cui devo ricorerre al telefono.

Sarebbe utile, a beneficio di tutti, che Airbnb desse la possibilità di inserire il facsimile del contratto, così gli ospiti possono immediatamente visionarlo e, soprattutto, spiegare che in qualità di locatori siamo obbligati a redigere un contratto, che non è una truffa.

@Francesca personalmente preferisco sempre perdere qualche minuto e scrivere un messaggio di mio pugno. Lo trovo meno asettico e il cliente lo apprezza maggiormente (almeno io apprezzo di più un messaggio anche stringato ma scritto per me che un freddo messaggio automatico). 

@Angela1056 @IsabellaEValerio0 @Susanna0

[Angela1056]

Ciao @Massimo558 , hai ragione, ma per il tipo di casa che affitto ho un minimo di 5 giorni di pernottamento e un minimo di 7 giorni di preavviso per la prenotazione. Non ce la farei altrimenti di organizzarmi in tempo visto la quantità di letti/stanze.

[Angela1056]

@Gianvito4 @Francesca @Cristiana19 @Massimo558 @IsabellaEValerio0 , è sempre possibile inserire nei messaggi programmati (da attivare dalla "Posta") un contratto di affitto che sarà inviato automaticamente entro un certo periodo da noi stabilito.

Io personalmente preferisco utilizzare il sistema di email alias di Airbnb. In questo modo ricevo ad ogni prenotazione un indirizzo email criptato dell'ospite tramite il quale posso comunicare per tutto il tempo fino al check-out dell'ospite e inviare il contratto, il regolamento della casa, informazioni sulla casa e sul luogo e eventualmente altri documenti. Non devo chiedere nessun indirizzo email agli ospiti e questo indirizzo email alias si disattiva dopo il check-out. La corrispondenza rimanere comunque sempre consultabile nella mia cartella di posta elettronica anche dopo la partenza dell'ospite per cui posso sempre controllare cosa avevo inviato e come era andata la corrispondenza. Anche l'ospite riceve il mio indirizzo email criptato e anche questo si disattiva dopo che si è conclusa la prenotazione.

Per sapere come attivare questo servizio vi allego lo screenshot:

1. 

[Francesca]

Grazie @Angela1056 : sei davvero super precisa! Nel caso ci fosse qualche problema, poi, essendo il messaggio all'interno della piattaforma Airbnb, comporta dei vantaggi o mi sbaglio? Hai delle esperienze a riguardo: a supporto o a contraddizione della mia idea?  

[Gianvito4]

@Angela1056 

gli strumenti di ospitalità avanzata sono solo per "aziende"? Per chi come me ha un solo appartamento qual è il vantaggio di utilizzarli? 

[Cristiana19]

@Angela1056 Cara Angela, grazie mille, quindi è rimasta la possibilità di mandare mail in via privata (o semi-privata). Non ci avevo più fatto caso da quando è stata tolta la possibilità in chiaro.

E' un'ottima cosa, ma, mi chiedo, questa messaggistica è poi "ufficiale"?

Ovvero, nel caso avessimo mandato all'ospite attraverso questa mail il contratto e altre informazioni o regole della casa (magari non tutte comprese nell'annuncio per non caricarlo eccessivamente), questi dati risulteranno poi trasmessi ada parte di Airbnb in caso di controversie fra noi e l'ospite?

In qualche caso, anche qui commentato, abbiamo verificato che l'ospite contrariato può rifiutare di dare le proprie generalità o firmare il contratto. Ora, per noi questa è legge, non sfizio, ma se l'ospite si impuntasse e protestasse con Airbnb contro di noi, può capitare che il povero host che vuole solo fare il proprio dovere venga penalizzato perché non inserì la richiesta di documenti d'identità, tasse di soggiorno e firma del contratto nelle regole della casa.

Ovvero ancora: tutto ciò che è rigorosamente fuori dalle regole della casa e viene trasmesso attraverso la mail "privata", viene poi riconosciuto come valido da Airbnb in caso di controversia?

La tua soluzione è ottima e tu sei bravissima di far necessità virtù, ma mi chiedo se non sarebbe più semplice "sparare" il contratto in automatico al momento della prenotazione. La metà del lavoro sarebbe già fatto.

Grazie, però, sei preziosissima.

[Luca2243]

Ciao Cristiana, ti informo che le email in privato sono considerate da airbnb m. di c., quindi non ti consiglio di perdere tempo in  queste cose completamente inutili. L’UNICA cosa che conta e riconosciuta da Airbnb sono le regole della casa. Scrivi tutto lì, anche le piccole cose, allega anche foto se necessario. Più sei dettagliata e precisa e più sarai tutelata in caso di disputa col guest. Purtroppo la maggior parte degli hosts sono approssimativi e i guests smaliziati sono sempre pronti ad approfittarne.

[Angela1056]

@Cristiana19 È chiaro che tutto ciò che riguarda gli adempimenti di legge per poter affittare agli ospiti dev'essere inserito nelle regole della casa e in ogni spazio possibile di lettura immediata per gli ospiti. La mail alias è una mail attivata e controllata da Airbnb e quindi consultabile anche da Airbnb in caso di controversia.

[Angela1056]

@Gianvito4 Gli strumenti professionali sono utilizzabili anche da Host privati e sono molto utili per attivare dei "Set di Regole" nelle quali si può stabilire di fare o evitare il check-in e check-out in alcuni giorni della settimana, di permettere in alcuni periodi un numero di pernottamenti diverso dalle impostazioni dell'annuncio, di stabilire dei prezzi differenti in certi periodi e tanto altro.

Per esempio non vuoi fare il check-in o il check-out in una certa data perché hai degli impegni importanti: puoi impostare una data o delle date precise. Per gli ospiti sarà sempre possibile prenotare a cavallo di queste date.