documenti degli ospiti

[CarlaMaria2]

Ciao a tutti...

neofita di airbnb e alla mia prima esperienza con i miei primi ospiti..

Per cortesia sapreste dirmi se devo richiedere i documenti e tenerne copia?

E' una prassi normata in qualche modo?

Vi ringrazio infinitamente.

Un cordiale saluto

[Paolo351]

grazie @Ermanno10 a suo tempo quando presi le credenziali dalla Questura così mi dissero.. il problema nostro è proprio questo, c'è poca chiarezza e ognuno dà una sua versione!!

[Ermanno6]

Certo @Paolo351, confesso che anch'io pensavo di poter fotocopiare i documenti e a volte li ho ricevuti come foto via whatsapp, poi qui nella community  ho appreso che non si può fare e ora non lo faccio più, chiedo sempre le generalità prima, nome, cognome, tipo documento, numero ecc. per preparare il contratto e per le comunicazioni, poi al check-in controllo che corrispondano. Per te che fai self check-in diciamo che l'importante è che poi cancelli i dati. 

Ecco cosa dice la legge:

"5. I gestori delle strutture ricettive sono tenuti alla
cancellazione dei dati digitali trasmessi secondo le modalita' di cui
all'art. 2 ed alla distruzione della copia cartacea degli elenchi
trasmessi secondo le modalita' di cui all'art. 3, non appena ottenute
le relative ricevute. Le stesse devono essere conservate per 5 anni."

La fonte è: https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/Download/DM_07012013.pdf

[Salvatore199]

Ermanno, mi permetto di osservare che un conto é una attività ricettiva, un conto una locazione (turistica, breve o lunga).

La prima non deve stipulare contratti, la seconda si.

La prima sicuramente non ha titolo a conservare i documenti degli ospiti, una volta assolti gli obblighi della segnalazione.

La seconda? A fronte di un contratto (che va conservato almeno 5 anni per eventuali accertamenti) ha titolo?

Secondo me si.

[Ermanno6]

@VittorioRomano0 bene, in bocca al lupo, purtroppo le cose da fare sono tante e si possono fare errori, per questo ribadisco il mio consiglio a farti guudare da qualcuno esperto, almeno nei primi tempi.

Saluti

[Ermanno6]

@Salvatore199 sí, ho letto che ne discutevate pure altrove, mi sembra che tu dicevi che si possono o si devono allegare le fotocopie dei documenti al contratto. In realtà anche io l'ho sempre fatto, ultimamente non più perché qui nella community, se non sbaglio Patrizia e altri/e sostengono che non va fatto e ho pensato che forse sbagliavo io.

Io penso che la fotocopia del documento si può allegare ai contratti, non lo so se è obbligatorio ma non credo sia punibile. Sicuramente non si possono conservare foto dei documenti, cioè non si possono proprio fare le foto, su questo concordi? Quindi accolgo con piacere le tue osservazioni, a @Paolo351 penso di aver comunque fatto bene a dirgli di non conservare le foto dei documenti, anzi di evitare di farle.

[Alessandro64]

@Ermanno6@Salvatore199

Nei contratti di locazione normali BISOGNA allegare il documento, sarebbe strano che qui fosse il contrario

[Emily352]

@Ermanno6

Non esiste alcun obbligo di allegare il documento identificativo del conduttore ai contratti di locazione di qualunque tipo. La procedura d’ufficio e la procedura telematica non lo richiedono. Se magari coloro che sostengono il contrario potessero richiamare l’articolo di legge che impone tale obbligo sarebbe utile a capire.

Se si fa registrare il contratto tramite un incaricato o un soggetto delegato (agente immobiliare, organizzazione sindacale della proprietà edilizia, commercialista ecc.) è probabile che  venga richiesto di portare con sè una copia fotostatica del documento identificativo e del codice fiscale dell’inquilino, ma questo non significa affatto che tali documenti verranno allegati al contratto: è una forzatura, i dati anagrafici del locatore e del locatario sono già inseriti sul contratto (il sistema è impostato per richiedere sempre il codice fiscale rilasciato dall’Agenzia, salvo partita IVA).

Al contratto viene allegata, semmai, documentazione di altro tipo (APE, planimetria dell’alloggio, inventario degli arredi ecc.). In ogni caso, se si vuole allegare una copia del documento di riconoscimento dell’inquilino, è possibile farlo. In tal caso, in telematico bisognerà allegare al contratto un unico file in formato TIFF o PDF/A contenente la scansione del documento; attenzione che se lo si porta in registrazione allo sportello, tale allegato in alcuni uffici territoriali è soggetto ad imposta di bollo (€ 0,52 che diventano € 2,00) anche se il contratto è cedolarizzato (solo il software RLI non calcola l’imposta di bollo sugli allegati).

[Ermanno6]

Grazie della risposta @Emily352

P.c. @Alessandro64 e @Salvatore199

[La-Sterlizia-Di-Santa-Cr0]

Ne approfitto della discussione per porvi questo quesito.

Il documento di riconoscimento presenta molti dati che non sono "interessanti" per le burocrazie di un B&B, agriturismo, affittacamere, etc.

E' quindi legittimo trattenere in originale o in fotocopia un documento di identità ai fini del rispetto della privacy? E nel caso lo sia, c'è un tempo massimo per la conservazione (parlando in questo caso della copia del documento)?

Cioè, posso farmi una fotocopia e fare la denuncia in questura il giorno dopo? Oppure devo semplicemente segnarmi i dati dell'ospite dal suo documento con lui davanti?

E nel caso in cui io faccia una fotocopia e me la dimentichi in un cassetto (oppure la conservo volutamente per velocizzare i futuri check-in di un ospite che ritorna spesso): sono in regola oppure c'è un tempo massimo entro il quale devo eliminare il documento? 

Inoltre, giusto per confrontarmi con voi, da quel che ne so le burocrazie che richiedono i dati dell'ospite non riguardano solo la questura ma anche l'istat e l'imposta di soggiorno (nei comuni che la impongono).

[Ermanno6]

@La-Sterlizia-Di-Santa-Cr0  la 3° che hai detto: semplicemente segnare i dati degli ospiti. Per la privacy non puoi fare fotocopia o foto e nel caso cmq non devi conservarle.

[Alessandro64]

@Ermanno6 

cortesemente hai un riferimento a quello che dici (non fotocopiare il documento)?

[Ermanno6]

@Alessandro64 il riferimento è la legge sulla privacy, quella che ultimamente ha portato a inondare di comunicazioni/email la vita di ciascuno di noi (penso anche a te). Il riferimento preciso ci sarà.... ora non mi va di cercarlo, cmq l'hanno scritto in molti qui nella Community. Poi se uno fotocopia avrà pure il permesso dell'altro a farlo no? Voglio dire che non mi pare un gran problema. Magari è inutile e illegale conservare la fotocopia dei documenti.  L'autorevole @Emily352  sostiene che non non occorre allegare copia del documento ai contratti.

[Amelia288]

Salve, qualcuno mi ha parlato della possibilità di visionare i documenti degli ospiti direttamente su airbnb. Qualcuno mi conferma e mi indica la procedura? Grazie

[Roberta380]

Ciao @Amelia288 

non si possono visionare i documenti tramite Airbnb, ma dovrai richiederli tu agli ospiti all'arrivo e visionarli, per poi comunicare i dati alla questura.

[Francesca]

@Amelia288 ciao, benvenuta nella community! 

i documenti degli ospiti sono richiesti da Airbnb, ma non sono condivisi con i padroni di case. Spiegaci meglio cosa intendi... magari abbiamo capito male?