Hallo,
ich vermiete seit Mai 2018 eine unserer Wohneinheiten über AirBnB. Aufgrund des Umfanges unserer Vermietung, sind wir gewerblicher Vermieter (allerdings rein privat und nicht als eingetragenes Unternehmen) und müssen quartalsmäßig die UST abführen. Ich vermiete in Österreich, falle daher unter die Steuergesetze von Österreich.
Vor Vermietung über AirBnB habe ich umfangreiche Gespräche mit den lokalen Behörden (Zulässigkeit des Kurzzeitvermietungskonzeptes, Abfuhr Gästetaxe, Meldeplichten für Gäste, etc) und natürlich mit unserem Steuerberater über das Thema Rechnungsstellung bzw. die Umsatzmeldungen die von AirBnB bereit gestellt werden, gesprochen.
Bezüglich der Umsätze / Rechnungsstellung:
Die von AirBnB bereitgestellte Möglichkeit zum Umsatzdownload ist für Meldungen an das Finanzamt nicht brauchbar, da diese nur die Bruttoumsätze ohne ausgewiesene MwSt. ausweist.
Aus diesem Grund ist von meinem Steuerberater dringendst angeraten worden, dass ich für jede Buchung bzw. für jeden Umsatz eine steuerrechtlich korrekte Rechnung für die verrechnete Leistung von uns ausgestellt werden muss. Das heisst, dass ich jedem buchenden Gast eine Rechnung über die von uns verbrachten Leistungen (beinhaltet die Übernachtunskosten und die Reinigungskosten vor Abzug der Servicegebühr die uns von AirBnB verrechnet wird) mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, welche in Österreich 10% beträgt) übergebe. Diese Rechnung benötige ich eben für die Abrechnung mit dem Finanzamt als Beleg für den erzielten Umsatz.
Die Servicegebühr, die der Kunde/Gast verrechnet bekommt, kann natürlich in dieser Rechnung nicht ausgewiesen werden. Ich hatte auch Gäste die das gewünscht haben, aber dann muss man dem Gast sagen dass dieser Umsatz von AirBnB direkt gemacht wurde und er die Rechnung von seinem Account herunterladen muss. Ein Gast hat dann also immer zwei Rechnungen, das lässt sich nicht ändern.
Das klingt zwar alles kompliziert, ist es aber eigentlich nicht...
Ich habe mir eine Excel Vorlage im Excel um alle Bedingungen einer steuerrechtlich korrekten Rechnung erfüllt, gemacht. Dies beinhaltet alle Daten des Vermieters (Name, Adresse, Tel.Nr., UID Nummer), die Angaben des Mieters (hier verwende ich nur Vor- und Nachname mit Wohnort/Staat und AirBnB Buchungsnummer) und eine Rechnungsanschrift. Die Rechnungsanschrift ist üblicherweise "wie Mieter", ein Mieter kann mir aber auch eine Rechnungsadresse von einer Firma angeben, dann fülle ich diese Rechnungasadresse eben auch so in der Rechnung aus (kommt allerdings sehr selten vor).
Beim Umsatz führe ich die Anzahl der Übernachtungen mit den Übernachtungskosten und der Reinigungsgebühr in der Rechnung aus und berechne beim Rechnungsbetrag die darin beinhaltete MwSt. und weise sie in dieser Rechnung mit aus.
Die Erstellung der Rechnung mit einer vorhandenen Vorlage dauert vielleicht max. 5 Minuten.
Ein Kleinunternehmer der die UST nicht abführen muss könnte das natürlich gleich machen, allerdings ist dann brutto = netto, das heisst, es wird keine MwSt in der Rechnung ausgewiesen. Das kann auch eine Privatperson so machen.
Meine Erfahrungen dazu:
- Die Bereitstellung einer steuerrechtlich korrekten Rechnung an einen Gast ist für jene Vermieter, die ihre Wohnung in der Kollektion für Geschäftsreisen anbieten, ein absolutes MUSS aus meiner Sicht. Ein Geschäftsreisender ist in fast allen Fällen im Auftrag einer Firma unterwegs und muss dies als Reiseaufwand entsprechend abrechnen, dazu wird eine korrekte Rechnung benötigt.
-> Ein Host der das nicht erfüllen kann oder möchte, sollte sich am besten nicht für die Kollektion für Geschäftsreisen qualifizieren lassen (meine bescheidene Meinung....) - Privatpersonen machen eher große Augen, wenn sie eine Rechnung für die erbrachte Leistungen von mir erhalten, vielfach nehmen sie die Rechnung auch gar nicht mit. Privatpersonen benötigen i.d.R. auch keine Rechnungen. Dafür genügt die Abrechnung im AirBnB völlig.
- Steuertechnisch gibt es für mich (zumindest nach fachkundiger Auskunft meines Steuerberaters) keine sinnvolle Alternative als die konsequente Rechnungsausstellung in unserer Buchhaltung.
Meine Empfehlung daher:
Es dauert einmalig vielleicht 2-3 Stunden eine Vorlage für eine taugliche Rechnung im Excel oder einem anderen Programm zu erstellen. Vorlagen können zur Genüge vom Internet heruntergeladen werden.
Wenn die Vorlage verfügbar ist, dauert die Rechnungserstellun wenige Minuten.
Sollte kein Computer oder Drucker verfügbar sein, am besten einen vorgedruckten Belegblock kaufen und auf Wunsch die Rechnung handschriftlich verfassen. Ein Stempel mit den Angaben des Vermieters kostet ein paar Euro, dann muss man das auch nicht handschriftlich jedes mal ausfüllen. Es dauert dann vielleicht 10 Minuten um die Rechnung handschriftlich auszufüllen und sie erfüllt genau den selben Zweck für den Kunden.
Ich bezweifle, dass AirBnB hier Unterstützung für die Vermieter in den verschiedenen Ländern überhaupt realisieren kann, um diese Anforderung für den Vermieter zu erfüllen. Ihr solltet meiner Ansicht nach nicht drauf warten, ich vermute das wird nie kommen.....
Ich habe dies basierend auf steuerrechtlichen Notwendigkeiten in Österreich erklärt, ich vermute stark, dass die Notwendigkeiten in Deutschland und der Schweiz nicht signifikant abweichen. (mit Ausnahme der MwSt Sätze). Mieter mit Vorsteuerabzug sollten ihren Steuerberater zu diesem Thema befragen. Als reiner Privatmieter ohne Vorsteuerabzug würde ich mir einen Rechnungsblock im Handel kaufen und ggf. noch einen Stempel mit der Vermieterinformation. Es kommt sicher nicht oft vor dass ein Gast eine Rechnung braucht, aber dann hat man zumindest innerhalb kurzer Zeit eine professionelle Lösung für o einen Kundenwunsch.
Ich hoffe, dass ich dem einen oder anderen einen verwertbaren Tip damit geben konnte...
Beste Grüße Markus