DATI OSPITI PER CONTRATTO

[Norina1]

Salve a tutti!

Come faccio ad avere i dati per la compilazione del contratto ai miei ospiti? Devo chiederglieli tramite messaggi o sono reperibili da qualche parte che io non trovo?

Grazie per l'aiuto

Norina

[Susanna0]

Nome e cognome dell'intestatario della prenotazione li hai da Airbnb.
Io di solito non chiedo niente prima. Ho un contrattino (molto breve) in cui devo solo compilare con i loro dati, e lo faccio a mano al momento, intanto che chiedo i documenti per l'invio in questura.

[Norina1]

Ciao @Susanna0,

ma in che modo li posso chiedere ad AIRBNB? Sono visionabili da qualche parte?

[Susanna0]

Quando la prenotazione è confermata, vedi nome e cognome (non più solo il nome come prima) e anche il numero di telefono.

[Norina1]

@Susanna0, io comunque vedo soltanto il nome con l'iniziale del cognome e numero di telefono...

[Susanna0]

@Norina1, tu vedi quello che l'ospite ha scritto come cognome. Te n'è capitato uno che ha scritto solo l'iniziale, chissà perchè.
Non c'è niente di male a chiederglielo, proprio spiegando che non ha compilato il campo Cognome e ne hai bisogno per il contratto,

[Marco376]

@Norina1, io li chiedo via mail, anche perchè il contratto lo invio al momento della prenotazione, visto che deve essere accettato e firmato (parlo in generale, non specificamente di airbnb), sia da loro che da me. Una volta avuti i loro dati, stampo il file, lo firmo, vado in copisteria e faccio creare un .pdf da mettere in una pennetta. Dalla pennetta lo invio via mail all'ospite, che a sua volta lo stampa e lo firma, o da solo se è in grado o in una copisteria oppure si può fare via Fax anzichè via mail. Certo, è più complesso in questo modo, ma almeno l'ospite (anche quando non si prenota tramite portali bensì direttamente) accetta una serie di passaggi, quali la Caparra confirmatoria non rimborsabile (del 50%, ad esempio), un saldo da dare entro 15 giorni prima dell'arrivo, e non restituibile dopo versato, e infine il Deposito cauzionale al primo arrivo cash. Ovvio che il contratto, se invece passi attraverso un portale che ha regole sue, come Airbnb, dovrà essere scritto in modo che sia compatibile con quanto disposto dal portale stesso e non diverso come nel mio esempio. Comunque se qualcuno conoscesse metodi più pratici di mail, copisterie, e fax, e volesse condividerli, sarebbe il benvenuto (mi riferisco a far firmare il contratto subito a distanza... che si possa fare tutto anche all'arrivo è naturale, ma non garantisce nulla a mia avviso, visto che le ''locazioni turistiche'' si basano su contratti scritti di locazione, nulli fino al momento in cui non vengono firmati, e non su contratti verbali di albergo e su cancellation policies di portali, a ben guardare). Ciao.

[Norina1]

Grazie @Marco376,

io pensavo di inviarlo via mail (così intanto lo legge, si spera, ed è preparato) ricordandogli di portarlo con sè..se lo scorda io almeno l'ho già pronto e deve soltanto firmarlo.

Ne approfitto per chiederti un'altra info...i documenti...li chiedi al momento dell'arrivo o prima?

Grazie

[Giancarlo10]

@Norina1

Personalmente, i documenti li chiedo all' arrivo. Non li trattengo, non li copio, non li fotografo, ma annoto solo i dati che devono essere trasmessi alla Polizia. E li restituisco subito.

[Marco376]

@Norina1, io di solito scelgo le soluzioni più complesse perchè a mio avviso sono quelle che mi tutelano di più (nonostante magari facciano perdere qualche prenotazione, poco male...).

Dunque per potere inviare al conduttore il mio contratto ovviamente ho necessità di inserirvi dentro i dati di conduttore e inquilini (da 1 a 4 persone massimo).

Di conseguenza, le opzioni sono 2: controllare i documenti originali solo all'arrivo e intanto fidarsi dei dati che gli interessati ci comunicano in una prima mail, oppure farsi proprio provare a distanza la veridicità dei dati personali (ma ciò comporterebbe delle complicazioni riguardo alla Privacy e alla conservazione e al trattamento dei dati personali, soprattutto se esterni al contratto di locazione stesso e sotto forma di immagini o foto o fotocopie o fax). Dunque propenderei per la prima ipotesi, poi quella mail viene cancellata, e i dati vengono inseriti e tenuti solo all'interno del contratto scritto di locazione, che ovviamente dovrà essere conservato almeno 5 anni.

Spedire un contratto in anticipo a distanza al momento della prenotazione in allegato ad una mail o via fax ma senza inserire al proprio interno nè i nomi delle parti nè le firme delle parti, come puoi immaginare, a volere proprio essere precisini e cavillare, è del tutto inutile, giacchè il contratto sarebbe nullo e con esso anche le pattuizioni in esso contenute (compresa la non rimborsabilità della caparra confirmatoria).

Sto parlando come al solito in generale, e non del funzionamento di specifici portali (tipo Airbnb), la cui disamina lascio ad altri. Ciao.

[Roberto143]

@Norina1

Bene inviare una copia del contratto, anche generica, senza nomi, in modo che l'ospite possa leggere le clausole ed accettarne i contenuti (e non avere problemi all'arrivo).

Bene anche specificare nell'annuncio, la tipologia della casa (locazione turisctica, non cav, non b&b, ecc), la necessitá della firma di un contratto di affitto e della consegna dei documenti.

Il contratto lo puoi completare a mano all'arrivo, compilando i dati mancanti (che dovrebbero essere limitati agli estremi identificativi del conduttore che firma e i nominativi degli altri ospiti (questione di 5 minuti al check-in).

Se poi, nel periodo precedente all'arrivo, nelle comunicazioni "di servizio" riesci a farti anticipare questi dati, meglio, puoi completare il contratto prima dell'arrivo e limitare alla sola firma le incombenze al check-in.

@Marco376

invio di contratto precompilato, firma in anticipo, caparra confirmatoria ecc sono aspetti relativi ad affitti non supportati da portali, ma conclusi direttamente con l'ospite tramite annuncio  e contatto "semplice".

Nel momento in cui si opera attraverso un portale (che sia Airbnb o altro), tutta la parte che precede il check-in é in qualche modo "coperta" dal portale.

All'arrivo poi, é necessario perfezionare il contratto per le ben note (e non le ripeto qui) opportunità di legge e di salvaguardia delle parti.

[Adolfo5]

@Roberto143, @Giancarlo10 secondo me @Marco376 di secondo nome fa David :)))

[Roberto143]

@Adolfo5

Non lo so.

Sembra altrettanto preparato, ma non mi sembra il suo stile di scrittura.

Oltre tutto David scrive sempre buone parti del discorso IN MAIUSCOLO.

[Marco376]

@Adolfo5, ahahah... per forza, chi è preparato quanto me?! Sto usando l'account di mio zio Marco... Grazie del complimento! ; ) : )

PS: stasera però sono fuori... ci risentiamo domani ormai... ; )

[Susanna0]

@Adolfo5, l'avevo pensato anch'io!!! 

Leggendolo, mi son detta "sembra tornato David"