Oi @Lilian1560 lseha bem-vinda!
Também não entendi direito.
Mas se vc recebeu reservas de hóspedes na sua acomodação, quem preenche as informações com os dados da reserva (datas, número de hóspedes, se adultos, crianças, bebês, animais e etc) é o hóspede no momento do pedido/fechamento da reserva.
O que cabe ao anfitrião é preparar, adequadamente, a acomodação para recebê-los na data reservada.
É isso...
Se sua dúvida for algo diferente, nos esclareça melhor para que possamos ajudá-la.