Die Zeiten sind hart genug für Gastgebende und Reisende – sammeln und posten wir deshalb die kleinen und großen Glücksmomente des täglichen Lebens.
Egal ob die Schildkröte aus der Winterstarre blinzelt, oder wir von einem negativen Testergebnis erfahren – es gibt auch die schönen Seiten im Leben.
Wir erklären den Dezember zum Glücksmonat. Und zwar nicht nur bis zum vierundzwanzigsten, sondern bis zum Jahresende.
Während dieses Glücksmonats nutzen wir hier die Gelegenheit, unsere persönlichen Glücksmomente zu teilen. Ohne Absprache, ohne Organisation, ohne Zwang. Sondern jeder spontan wie es sich im Dezember-Leben ergibt. D.h. es kann auch Tage ohne Post geben, so wie an besonders glücklichen Tagen wir auch mehrere Erlebnisse mitgeteilt bekommen. 🐣
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Ein immer wiederkehrender Glücksmoment ist für mich der tägliche Blick ins CC um zu lesen was die Kollegen hier geschrieben haben.
Ich lese aber nicht nur im CC, ich schreibe da auch. Ich könnte mir aber vorstellen daß nicht alles was ich hier schreibe für alle ein Glücksmoment ist, denn meine Posts sind oft kontrovers und führen zu Diskussionen. Um das Glück das mir durch andere zuteil wird zurückzugeben habe ich mich entschlossen, mal einen Post einzustellen der völlig konfliktfrei ist. Dazu habe ich mir das Thema
Scannen
ausgesucht. Ich habe hier noch nie einen Post übers Scannen gelesen, es ist also ausgeschlossen daß meine Ausführung übers Scannen mit einer vorveröffentlichten Meinung kollidiert. Eine herrschende Meinung zum Scannen dürfte es auch nicht geben.
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Bei mir haben sich mittlerweile 25 Ordner mit steuerlichen Unterlagen angesammelt, dazu kommen 20 Ordner mit Buchungsunterlagen, ich drucke alles aus, plus nochmal 15 Ordner mit Buchungsanfragen. Diese Ordner stehen rum, verstauben und verbrauchen Platz
Den Platzverbrauch könnte man erheblich reduzieren indem man all diese Ordner einscanned. Da es wegen des Lockdowns im Moment total langweilig ist habe ich mir gedacht, das mache ich jetzt mal. Dazu habe ich mir diesen Scanner gekauft:
https://www.amazon.de/gp/product/B07VM98NKT/ref=ppx_yo_dt_b_asin_title_o01_s00?ie=UTF8&psc=1
Das ist ein Profiscanner der nur dazu gebaut ist Dokumente zu scannen, für alles andere ist er nicht zu gebrauchen. Der Scanner zieht die Dokumente von einem Stapel von 50-70 Blättern ein, und das in beachtlicher Geschwindigkeit. Für ein DIN-A 4 Blatt braucht er 2 Sekunden, für Bankauszüge 1 Sekunde.
Der Scanner hat 2 Scaneinheiten eingebaut, eine scanned die Vorderseite und eine die Rückseite. Wenn ein Blatt durchläuft wird also in einem Rutsch sowohl Vorder-wie auch Rückseite gescanned. Durch das Scannen werden PDF Dokumente erzeugt, wenn der Scanner erkennt daß auf der Rückseite eines Blatts nichts drauf war, erzeugt er auch keine Rückseite.
In einem nachgelagerten Arbeitprozeß kann man die PDF-Dokumente in Text umwandeln.
Der Text wird im PFD-Dokument eingebettet gespeichtert. Später kann man dann die PDF-Dokumente nach enthaltenen Texten durchsuchen. Ich habe nach meiner Erinnerung in den letzten 10 Jahren irgendwann mal bei einer Firma Frankonia eingekauft. Wie findet man eine Rechnung aus den letzten 10 Jahren, wenn man nicht mehr weiß wann das war und die sich in irgendeinem von dutzenden oder hunderten von Ordnern befindet? Ganz einfach: Mit der Texterkennung, hier ist sie:
Das Wort „Frankonia“ ist links unten im Bild blau unterlegt, das ist die Fundmarkierung der Texterkennung.
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Aber kommen wir jetzt zum eigentlichen Zweck der ganzen Angelegenheit, der Reduzierung des Platzverbrauchs bei der Ablage.
1 voller Ordner enthält ungefähr 400 Seiten, dies ergibt nach dem Scannen eine PDF-Datei in der Größe von ca. 50 MByte. Ich speichere die PDFs auf einer Festplatte von 2 Terrabyte, heutzutage nichts besonderes.
1 Ordner = 50 MB
10 Ordner = 500 MB
100 Ordner = 5 GB
1.000 Ordner = 50 GB
10.000 Ordner = 500 GB
40.000 Ordner = 2 TB
Die Festplatte hat die Größe 12cm x 8cm x 1cm = 96 Kubikzentimeter = 0,096 Kubikdezimeter oder 0,000096 Kubikmeter Platzbedarf für die Lagerung von 40.000 Ordnern im PDF Format.
Wieviel Platz würde man benötigen, um 40.000 nichtgescannte Originalordner zu lagern?
Ein Leitz-Ordner hat die Größe 32cm x 27cm x 8cm = 6912 Kubikzentimer oder 6,912 Kubikdezimeter oder 0,06912 Kubikmeter. Dann haben 40.000 Ordner einen Platzbedarf von 0,06912 Kubikmeter x 40.000 = 276 Kubikmeter. Das ist das Ladevolumen von 3 Sattelschleppern in der Maximalgröße, die gerade noch auf deutschen Autobahnen fahren darf.
Wie groß ist jetzt die Reduktion des Lagervolumens durchs scannen?
Das sind 276 Kubikmeter (Platzbedarf von 40.000 Ordnern) geteilt durch 0,000096 Kubikmeter (Platzbedarf der Festplatte) und das ergibt einen
Platzreduktionsfaktor von 1 : 2875000
Man braucht also nach dem Scannen 2,875 Millionen mal weniger Platz als vor den Scannen. Das ist gewaltig.
Da ja Rätsel im CC gerade beliebt sind hier ein Rätsel von mir:
Würde man 3 Sattelschlepper mit einem Ladevolumen von 276 Kubikmetern mit Festplatten beladen, auf denen sich je 40.000 PDF-Ordner befinden, wie viele Ordner würden diese 3 Sattelschlepper dann befördern?
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Fazit
Durch das Scannen von Ordnern ergibt sich eine erhebliche Reduzierung des Platzbedarfs bei der Archivierung von Dokumenten. Es ist natürlich illusorisch anzunehmen, ich würde bis zu meinem Ableben 40.000 zu scannende Ordner zustande bringen. Doch es ist gut zu wissen, daß man hier eine gewisse Sicherheitsreserve hat. Das gibt mir ein sicheres Gefühl, wie bei der Airbnb-Gastgeber Garantie.
