@Cristina3800 ciao,
gli aspetti amministrativi del check-in si possono così riassumere:
- (se fai "affitti brevi") firma del contratto di locazione (sempre in lingua italiana), indipendentemente dalla durata, che ha come conduttore l'ospite prenotante.
Puoi prendere come base il contratto tipo della Camera di Commercio di Milano, con qualche aggiustamento (essendo predisposto per la locazione diretta):
https://www.milomb.camcom.it/affitti-brevi
- verifica dell'identità di tutti gli ospiti (minori compresi) sulla base di documento di identificazione valido (generalmente, carta di identità o passaporto).
Trascrivere generalità degli ospiti ed estremi del documento.
Questa attività può essere svolta rapidamente se gli ospiti ti hanno comunicato questi dati, su tua richiesta, prima del loro arrivo (Non è obbligatorio da parte loro).
- entro 24 ore (6 ore se gli ospiti si fermano una sola notte) inserimento di generalità e documento degli ospiti sul portale Alloggiati web di segnalazione alla Questura:
https://alloggiatiweb.poliziadistato.it/PortaleAlloggiati/
E' questa l'attività prioritaria per le conseguenze, anche penali, che può comportare.
Se si tratta di una famiglia o di un gruppo, l'ospite prenotante può assumere il ruolo di capofamiglia o di capogruppo e Alloggiati web richiede l'indicazione del documento solo di questo soggetto (ferma restando la verifica dell'identità di tutti).
- "entro il mese" (in Emilia Romagna, entro il giorno 5 del mese successivo) inserimento delle medesime informazioni - oltre ad altre come la residenza o la tipologia di turismo - sul portale regionale ROSS1000 di segnalazione alla Regione dei flussi turistici ai fini meramente statistici.
E' tecnicamente possibile, ma non obbligatorio, l'inserimento (immediato) preventivo su ROSS1000 al fine di generare un file utilizzabile per Alloggiati web.
In tal modo, generalità e documenti degli ospiti si scrivono una volta sola.
A mio parere, questa procedura non è utilizzabile in tutte le circostanze (ad esempio se un ospite arriva nei giorni seguenti il check-in degli altri).
- il terzo portale cui fai riferimento immagino sia il portale per la gestione dell'imposta di soggiorno, sul quale inserire le dichiarazioni periodiche al Comune dell'imposta (obbligatorie anche nel caso di riscossione dall'ospite e di riversamento al Comune da parte di Airbnb secondo i termini della Convenzione sottoscritta con il Comune).
Qui non si indicano le generalità degli ospiti ma solo i pernottamenti ( = numero ospiti x notti di soggiorno).
