Besseres Zeitmanagement während der Hochsaison

[Dimitri0]

Hallo zusammen,

ganz gleich, ob ihr gerade eine anstrengende Saison hinter euch habt oder die Hauptgeschäftszeit noch ansteht, es ist immer gut, einen Plan zu haben, um Buchungen zu verwalten, damit man immer den Überblick behält.

Es gibt viele Dinge, die einen großen Unterschied ausmachen können. Angefangen von der Kommunikation mit dem Gast, bis hin zur Sicherstellung einer Reinigungsroutine.

Was sind deine Tipps, um sicherzustellen, dass deine Zeit optimal und gut genutzt wird?

Dimitri

[Monika--Elisabeth0]

Doppelt ist gut, Dreifach ist besser:   Zusätzlich zum airbnb Kalender trage ich mir alle Buchungen sowohl in meinem Jahrestimer ein und zusätzlich im privaten Kalender im Handy mit Erinnerung für ankommende Gäste 1 Woche vorher.  Zu diesem Zeitpunkt bekommen die Gäste dann die letzten wichtigen Infos.

Da  können also die "Erinnerungen von airbnb" ruhig einmal ausfallen. - grins

Weiters kann ich so  rechtzeitig  alle Arbeiten (je nach Anzahl der Gäste) mit meiner cleaning-lady besprechen.

Das mag jetzt für manche umständlich klingen, nimmt letztlich  wenig Zeit in Anspruch (hab 3 Mindestnächte und die meisten Gäste bleiben 1 Woche).

So hab ich ein gutes Gefühl, zumal ich nicht immer vor Ort bin und sicherstellen muss, dass alles richtig und gut läuft.

[Till-and-Jutta0]

Hatte nicht @Thomas mal geschrieben, welch ausgeklügeltes System er hat?

[Sybille-and-Harry0]

Zeitmanagement ist für mich seit Jahren ein Thema und unerlässlich .

Ansonsten könnte ich nicht berufstätig sein, den Haushalt führen und nebenbei auch noch ein erfolgreicher Gastgeber sein.

Weder das Eine oder Andere darf zu kurz kommen, und meine Freizeit auch nicht.

Wichtig ist mir Immer Pufferzonen zu schaffen, entweder für nichtvorsehbare Dinge oder eben Freizeit. Das heißt:

- keinen Handschlag Zuviel und keinen Zuwenig.

- niemals leer laufen

- Einkaufszettel stur abarbeiten, nicht in Shopping - Rausch verfallen.

- Wäsche aus der Vermietung sofort waschen und bügeln. ( keine Wäsche sammeln )

- Bei Leerlauf oder schlechtem Wetter schon mal  Reinigungsarbeiten vorziehen.

  Fenster, Schubladen , Schränke u.s.w.

- Mindestens eine Woche vor Checkin  noch mal die Korrespondenz mit dem zukünftigem Gast lesen. So können wir uns auf alles Mögliche einstellen z. B. Reisende mit Kindern oder aus einem anderen Kontinent .

Es gibt da noch sovieles, aber ich hör erstmal auf, sonst wird es ein Roman😄

[Dimitri0]

@Sybille-and-Harry0 führst du sozusagen eine Checkliste? 🙂

[Sybille-and-Harry0]

Nicht unbedingt eine Checkliste, aber eine To do Liste.

Diese erstelle ich, wenn ich mich nicht weit vom Herd entfernen kann weil das Essen am kochen ist😜

Vorteil, wir können nichts vergessen und Abläufe werden koordiniert.

Fazit, keine Fahrt und keinen Schritt umsonst.

[Till-and-Jutta0]

Die Wäsche ist bei uns auch nach einer halben Stunde nach Check-out in der Maschine.

Was ich immer im Blick habe: Spätestens drei Tage vor dem nächsten Check-in die Konversation nochmal lesen und Details klären.

[Dimitri0]

@Till-and-Jutta0 welche Details fallen den meistens an?

[Till-and-Jutta0]

welche Details fallen denn meistens an?

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1. Check-in-Zeit:
   Your stay with us is right around the corner. We would like to design your arrival as comfortable as possible for you and we don't want you to wait for us. So for you it is the best, if we could arrange a one hour time slot for your check-in.
2. Verkehrsmittel:
   Müssen wir einen Parkplatz freihalten, oder braucht der Gast Bus-Infos?
   Und wir können so auch abschätzen, wie zuverlässig das vereinbarte Zeitfenster ist.
3. Erinnerung an den Ausweis
   für das Ausfüllen des Meldezettels.

Gute und sichere Fahrt wünschen!

[Ilona18]

Da mein andalusisches Kabelgedöns-Internet oft zusammenbricht, verlasse ich mich auf meine "Zettelwirtschaft". Ich habe eine "Gästeliste" wo ich alle Buchungen eintrage: Name, welches Studio,  Datum von - bis , Ankunfts- und Abreisezeit, Handynummer, Buchungsportal und Preis. Dann habe ich einen selbstgemachten Kalender, wo ich die belegten Tage mit einem Bleistift durchstreiche. Zur Sicherheit hängt noch ein Kalender an der Wand, wo die An-und Abreisetage markiert sind.

Etwa eine Woche vor einer Ankunft checke ich auch die Konversation um zu schauen, ob ich alle Infos verschickt habe.

Meine Putzfrau erhält alle Ein- und Aus-checkdaten und Uhrzeiten 2 bis 3 Wochen im Vorraus und kann so mit ihren anderen Putzstellen gut planen. Die Wäsche hole ich sofort nach Abreise der Gäste aus den Studios und stecke sie in die Waschmaschine.

Da ich mittlerweile etwas faul geworden bin, sehe ich zu dass ich keine Wechsel mehr am gleichen Tag habe.

[Thomas339]

Genau Till & Jutta damals im Adventkalender hatte ich folgendes geschrieben:

Ich möchte euch meinen Workflow zeigen beim Handhaben von Buchungen zeigen. Vielleicht kann der eine oder andere etwas für sich mitnehmen. Schön wäre es von euch zu erfahren wie ihr das so macht.

Privatzimmer Vermietung, Sofortbuchungen an, Freelance Programmierer mit Homeoffice

1.  Telefon vibriert, neue Buchung wird angezeigt
2. Lese die Mail des Gastes. Extrahiere die vorhandenen Infos. Datum und Uhrzeit (falls vorhanden.
   1. Trage dies in meinen Kalender manuell ein (iCal).
      Anreise Datum und Uhrzeit. 12:01 Frühste Check-In Zeit falls der Gast noch keine Angaben gemacht hat.
      12:01 den so erkenne ich im Kalender das ich noch keine Angabe habe
   2. Abreise Datum und Zeit 11:01. Selbe Spiel wie anreise
   3. Wie reist er an, Auto, Bahn, Flug (Flugnummer rausfinden).
   4. Falls er nicht innerhalb von 10 Tagen anreist Erinnerung auf 7 Tage vor Ankunft setzen.
3. Mail an Gast 
   1. Wenn Anreise innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Sammle die von benötigten Info. Zeitpunkt der Anreise, Wie reist er an. Informiere den Gast das er den ÖV für die anfahrt gratis nutzen kann, wo er klingeln muss. Falls er mit dem Auto die entsprechende Infos wie er zum Parkplatz kommt.
   2. Wenn Anreise weiter in in der Zukunft liegt schreibe ich das ich eine Woche vor Ankunft ihn wieder kontaktieren werde. 7 Tage Erinnerung im Kalender kommt zum Zuge.

Ich synchroniesiere meinen Kalender mit voller Absicht nicht mit dem von Airbnb. Für meine Arbeitsweise ist dieser Untauglich.
Die Buchung endet in der letzten Nacht um Mitternacht. Ich möchte aber den Aufenthalt bis zum Check-out um 11:00 sehen. Im Titel des Eintrag im Kalender notiere ich Namen, Anreisart (Bahn, Auto oder Flugnummer).
Ich benötige in meiner Übersicht Anreise und Abreise Zeitpunkt und wie diese erfolgt. Warum? Bsp. Wenn ein Gast fragt ob er nach dem Check -out sein Auto bis um 18:00 in der Tiefgarage stehen lassen kann sehe ich im Kalender sofort ob dies möglich ist oder nicht.

Beruflich arbeite ich Monatspläne, Wochepläne und Tagespläne und Airbnb ist ein weiterer Task welchen ich in meinem Kalender abbilden muss. Ist meine grobe to do liste. So sehe ich auch sofort an welchen Tagen ich mein Kalender bei Airbnb blockieren muss.

Hinzufügen kann ich das alsbald der Gast den Check out vollzogen hat ich meine Zimmer putzroutine anwerfe. Mittlerweile habe ich für mich den perfekten ablauf ohne leerlauf gefunden das ich nach rund 40min fertig bin.  Ich merke wenn meine Partnerin mir helfen möchte das ich völlig aus dem Takt gerate und sie mir mehr im Weg rumsteht als hilft. 

Es sind kleine Dinge welche die arbeit beschleunigen. Wie alle touristeninfo nach Sprache sortiert in einer eignen kleine Schublde aufbewahren. Einfach keinen leerlauf im Ablauf haben und diesen evtl. so umzugestalten das genau der leerlauf mit einer tätigkeit aufgefült wird. 

[Anja236]

Stress in der Hochsaison? Ich habe weniger Stress aktuell als in der Vorsaison...:-)

Wir haben in der Vor- und Nachsaison deutlich mehr kürzere Aufenthalte als jetzt im Sommer.

Ausserdem kommt bei uns dazu, dass jetzt unsere Stammgäste auflaufen - keine Nachrichten verschicken, keine Wegbeschreibungen, keine extra Fragen...:-) Achja und natürlich keine Bewertungen!!!! Ich freue mich schon drauf!

Gut Airbnb nervt jetzt, ich soll den Kalender freischalten - die Anzahl der Suchenden ist gestiegen...:-)

Ja von mir aus, sollen sie suchen....:-)

Wir sind bis auf 3 Tage im Juli und eine Woche Ende August bis Mitte Oktober ausgebucht!

Davon ab, habe ich inzwischen auch eine Putzroutine nach Abreise der Gäste. Freunde von mir wollten schon mal helfen...., aber wie Thomas schon sagt - das würde mich eher durcheinander bringen. Noch mache ich fliegende Wechsel am gleichen Tag: Ceck-out spätestens 12.00, Ceck-in frühestens 15.00 Uhr.  Da wirklich fast alle Gäste das Apartment im Sinne meiner Vorstellungen hinterlassen, passt das auch.

Ansonsten finde ich auch wichtig: einige Tage vorher noch mal die Konversation durchgehen und alles, was noch nicht gesagt wurde, nochmal verschicken. Auch ich mache inzwischen wie Till&Jutta nochmal den Hinweis auf die Vorlage der Personalien bei Ceck-in...:-) und dränge soweit noch nicht mitgeteilt auf die Ansage der Ankunftszeit.

[Veronica-and-Richard0]

zur Kalenderpflege:
ich pflege die Inserate nur in Airbnb (haben auch keine anderen
Plattformen)
Auch private oder sonstige Gastbesuche werden als geblockte Zeiten mit
Notiz in Airbnb gepflegt.
So habe ich und Vera immer Uebersicht auf Computer und App.
Zusaezlich lade ich automatisch (weburl) die Kalender stuendlich
in meinen eigenen Caldav-Server und
beabsichtige irgendwann, damit automatisch den Google-Kalender zu fuellen,
wo auch andere termine wie Arzt, Feiertage, berufliches, ... drinsteht.

Anderer Vorteil: die Google-Termine koennen ueber Alexa abgefragt werden
(Alexa, welche Termine habe ich?, z. B. morgens wenn wie noch im Bett liegen)

Aus meinem Caldav-Server  kann ich auch automatische Erinnerungsmails
generieren lassen und Live-Msgs auf den Fernseher posten.


Kommunikation mit Gaesten
erfolgt mit den Gaesten ohne feste Regeln, aber mit Textbausteinen

Neue Buchungen, Anfragen, ...
sehe ich ziemlich schnell da ich fast immer Handy dabei habe.
Da kommt ja auch eine Mail.
Da ich Mails automatsch auf meinem Mailserver verarbeite,
parsen die auch Airbnb-spezifische Events wie Sofortbuchungen,
Geldeingaenge und erstellen pop-Ups auf Fernseher und via pushover
auf den Handies.
Mit pushover wird auch gleich ein passender Ton generiert, z. B. einer
Ladenkasse bei Geldeingand oder Hupe bei Sofortbuchung.
Das ganze werde ich mal spaeter hier ausfuehrlich beschreiben.

Check-In, -out, Reinigung werden ungeplant durchgefuehrt.
Check-In-Zeiten werden gleich zu Anfang und bei Bedarf nachgefragt.
Da Vera viel in Muenchen ist und ich arbeite haben wir die
Check-In-Starts ab 18:00 an Werktagen.
Im Notfall machen unsere Langzeitgaeste Check-In/Out und
auch Reinigung.
Zur allergroessten Not haben wir auch Schluesselbox.

Und ja, wir haben immer Hochsaison.

Und ja, wir haben auch einen grossen offline-Wandkalender,
finden es aber zu muehsam den zu pflegen.

Und jetzt zur WM in Russland haben wir im Flur einen Spielplankalender
fuer die Gaeste aufgehaengt.