Bonjour,
Une réservation qui commence par une demande de dérogation aux règles est une mauvaise réservation.
Pour éviter les problèmes :
- Asséner partout (descriptif, RI...) les règles.
Ne pas laisser de latitude : adresser un message dès la réservation effectuée (cad vraiment tout de suite) et y glisser les horaires d'arrivée + demande d'heure d'arrivée au moins 7 jours avant le début du séjour
Relancer à J-3 si pas de réponse
La veille signifier que vous serez sur place à l'heure convenue et demander à être contacté (donner le numéro de téléphone) par SMS 30 mn avant l'heure d'arrivée efective.
Bien tourné, ça passe. Jamais eu de soucis.