2017 Türchen 4 Community-Adventskalender: Der Papier Workflow

[Thomas339]

(c) Thomas Schaller / photokram.ch

Einen spritzigen Wochenanfang wünsche ich euch allen.

Ich möchte euch meinen Workflow zeigen beim Handhaben von Buchungen zeigen. Vielleicht kann der eine oder andere etwas für sich mitnehmen. Schön wäre es von euch zu erfahren wie ihr das so macht.

Privatzimmer Vermietung, Sofortbuchungen an, Freelance Programmierer mit Homeoffice

1.  Telefon vibriert, neue Buchung wird angezeigt
2. Lese die Mail des Gastes. Extrahiere die vorhandenen Infos. Datum und Uhrzeit (falls vorhanden.
   1. Trage dies in meinen Kalender manuell ein (iCal).
      Anreise Datum und Uhrzeit. 12:01 Frühste Check-In Zeit falls der Gast noch keine Angaben gemacht hat.
      12:01 den so erkenne ich im Kalender das ich noch keine Angabe habe
   2. Abreise Datum und Zeit 11:01. Selbe Spiel wie anreise
   3. Wie reist er an, Auto, Bahn, Flug (Flugnummer rausfinden).
   4. Falls er nicht innerhalb von 10 Tagen anreist Erinnerung auf 7 Tage vor Ankunft setzen.
3. Mail an Gast 
   1. Wenn Anreise innerhalb von 10 Tagen erfolgt. Sammle die von benötigten Info. Zeitpunkt der Anreise, Wie reist er an. Informiere den Gast das er den ÖV für die anfahrt gratis nutzen kann, wo er klingeln muss. Falls er mit dem Auto die entsprechende Infos wie er zum Parkplatz kommt.
   2. Wenn Anreise weiter in in der Zukunft liegt schreibe ich das ich eine Woche vor Ankunft ihn wieder kontaktieren werde. 7 Tage Erinnerung im Kalender kommt zum Zuge.

Ich synchroniesiere meinen Kalender mit voller Absicht nicht mit dem von Airbnb. Für meine Arbeitsweise ist dieser Untauglich.
Die Buchung endet in der letzten Nacht um Mitternacht. Ich möchte aber den Aufenthalt bis zum Check-out um 11:00 sehen. Im Titel des Eintrag im Kalender notiere ich Namen, Anreisart (Bahn, Auto oder Flugnummer).
Ich benötige in meiner Übersicht Anreise und Abreise Zeitpunkt und wie diese erfolgt. Warum? Bsp. Wenn ein Gast fragt ob er nach dem Check -out sein Auto bis um 18:00 in der Tiefgarage stehen lassen kann sehe ich im Kalender sofort ob dies möglich ist oder nicht.

Beruflich arbeite ich Monatspläne, Wochepläne und Tagespläne und Airbnb ist ein weiterer Task welchen ich in meinem Kalender abbilden muss. Ist meine grobe to do liste. So sehe ich auch sofort an welchen Tagen ich mein Kalender bei Airbnb blockieren muss.

Draussen liegt etwas Puderzucker, der Duft der Orangen Zimt Kerze von Gestern Abend hängt noch in der Luft. Wie passend für meinen ersten Advent Beitrag 🙂

[Florian-and-Theresa0]

@Thomas339 Perfekt aufeinander abgestimmt! Ich weiß schon, warum ich lieber Langzeitbuchungen habe ... ;-)))

[Thomas339]

Langzeit Gäste sind mir auch lieber 😉 Aber hier kommen sie entweder kurz Geschäftlich oder 1-3 Nächte für Sightseeing.
Die Gäste die 11 resp 8 Nächte hier waren habe ich genossen ;-))

[Anja236]

@Thomas339

So perfekt wie du handhabe ich das nicht...:-) Ich habe es bei mir so eingestellt, dass ich per Mail nochmal 7 Tage vorher auf die Anreise der Gäste hingewiesen werde. Davon ab, checke ich meinen Kalneder sowieso regelmässig und habe immer alles im Blick! Einige Buchungen kommen lange im voraus, denen teile ich mit, dass ich weitere wichtige Infos so ca. 2 Wochen vor Anreise versende.

Kommt eine Buchung kurzfristig, so wie vergangene Woche geschehen: Anfrage Donnerstag, Anreise Freitag, verschicke ich natürlich alle Infos sofort...:-) Da die meisten mit dem Auto anreisen und wir keine ÖV haben im Dorf läuft es meistens auf das Versenden der Wegbeschreibung hinaus. Selten kommen die Gäste mit dem Bus, die hole ich meistens ab, da es mit Koffern bis zu uns doch ein weiter und beschwehrlicher Weg ist...:-)

Tolles Foto übrigens - wie oft musstest du den Kaffee wegwischen und neuen machen?

[Thomas339]

@Anja236 Ich hatte es mal perfektioniert diese Kaffeesauerei. Habe über 1000 gelungene Aufnahmen im Archiv. 
Ich war irgendwann mal soweit ein mal Auslösen ein gutes Bild, mit Lichtschranke und so....und dann fing ich mich an dabei zu langweilen :-))

[Till-and-Jutta0]

Unser Workflow ist so ähnlich (Privatzimmer in der eigengenutzten Wohnung):

1. SMS/eMail mit Buchungsbestätigung kommt: Freuen! Bestätigung ausdrucken und ans Übersichtsbrett hängen (auch für die Familie).
2. Nachricht lesen, Profil und Kalender nochmals checken ob alles passt: Richtiger Gast? Keine Drittbuchung? Kalender stimmt? Ggf. weiteren Pausentag im Airbnb-Kalender eintragen.
3. Gast per Nachricht zur Buchung beglückwünschen und Zugang zur Gästewebseite mitteilen. Ggf. Nachfragen stellen.
4. Termin in Papier- und Online-Kalender kopieren.
5. Alle relevanten Daten in Excel-Datei kopieren (für Steuererklärung und Statistik).

1.-5. Ist mittlerweile Routine und dauert ca. 5 Minuten.

Ein paar Tage vor Ankunft Anreise-Details klären.

Am Ankunftstag Zimmer richten, Heizung programmieren, TV-Sender voreinstellen, Unterlagen (Pläne, Prospekte, Meldezettel) bereitlegen.

Gast begrüßen!

[Ilona18]

Meine Zettelwirtschaft funktioniert auch bei Stromausfall oder wenn mein Internet mal wieder zusammenbricht.

Ich bastel mir jedes Jahr eine Gästeliste mit verschiedenen Spalten: Name, Nr. des Apartments, @ (da kommt rein, von welchem Portal die Buchung kommt), von - bis (die Daten), Ankunft (Uhrzeit), Abreise (Uhrzeit), Preis (den ich erhalte), Handynummer des Gastes.

Genauso bastel ich mir einen Kalender mit 3 Spalten, für Apt. 1, 2, 3, wo ich bei jeder Buchung die Tage mit einem Bleistift durchstreiche und den Namen des Gastes dazuschreibe. Falls ein Storno kommt kann ich es wegradieren.

Buchungsbestätigungen drucke ich sofort aus, die kommen in die Akte "Buchungen", geordnet nach Anreise-Datum. Die mails mit den Benachrichtigungen von den Auszahlungen drucke ich auch sofort aus und helfe sie in die Steuermappe, geordnet nach Datum und Apt. 1 , 2, oder 3, da ich bei der Einkommensteuererklärung jedes Apt. mit Einnahmen und Ausgaben getrennt angeben muß.

Ca. eine Woche vor Ankunft der Gäste kontrolliere ich noch mal, ob sie alle wichtigen Infos von mir haben: Stadtplanausschnitt mit markierter Position meines Hauses und Beschreibung der Anfahrt, z.B. vom Flughafen Málaga mit einem Leihwagen oder der S-Bahn (wahlweise in deutsch, englisch oder spanisch), oder für einen Taxifahrer (nur auf spanisch).

saludos, Ilona.