Consigli per check-in migliori: sfrutta al meglio lo strumento di guida per il check-in di Airbnb

[Airbnb]

Il check-in può essere una procedura confusa per gli ospiti, e se le cose non vanno per il verso giusto, l'operazione può comportare lavoro e preoccupazione aggiuntivi anche per gli host. C'è uno strumento nell'app per dispositivi mobili di Airbnb che può aiutarti: la guida per il check-in.

"[La guida per il check-in] mi è utile per inserire tutte le informazioni di check-in nei campi precompilati. Risparmio tempo e permetto agli ospiti di trovare rapidamente quello che occorre loro" affermano i Superhost John e Mary Ann, di Fayetteville, in Carolina del Nord.

Lo strumento di guida per il check-in ti consente di scrivere delle istruzioni passo dopo passo all'interno dell'app di Airbnb una volta per tutte, quindi non avrai bisogno di riscriverle né di copiarle e incollarle da un'altra email quando scrivi messaggi a ospiti futuri. Puoi anche aggiungere delle foto o mostrare dei punti di riferimento o cassette di sicurezza difficili da individuare, oltre che aiutare gli ospiti che parlano altre lingue. La creazione di questa guida, da effettuare una sola volta, ti fa risparmiare ovviamente tempo, e inoltre ti aiuta a prevenire fraintendimenti; non correrai il rischio di sorvolare su un passaggio importante, cosa che invece potrebbe capitarti mandando delle email non precompilate a ogni ospite.

Lo strumento gestisce anche lo scambio di comunicazioni per te: tre giorni prima dell'arrivo di ospiti confermati, invieremo automaticamente la tua guida per il check-in sui loro smartphone, così potranno recuperare facilmente le informazioni tramite l'app durante tutto il viaggio, anche senza disporre di un piano dati nel luogo che visiteranno. Se gli ospiti non hanno l'app di Airbnb, puoi comunque condividere la tua guida: ti basta andare su "messaggi", premere sull'icona "chiave" e consigliare ai tuoi ospiti di salvare il link. Gli ospiti saranno in grado di accedere alla tua guida tre giorni prima dell'arrivo.

Ecco come sfruttare al meglio la funzionalità di guida per il check-in e porre le basi per un arrivo senza intoppi.

5 semplici passaggi per pubblicare una guida per il check-in:

1. Seleziona il tuo metodo d'ingresso

Prendi il tuo smartphone, apri l'app di Airbnb e vai sul tuo annuncio. Nella sezione "Risorse per gli ospiti", clicca "Istruzioni per il check-in". Che tu accolga i tuoi ospiti di persona o scelga il self check-in, puoi comunque creare una guida per il check-in. Nella prima schermata ti verrà richiesto di selezionare il tuo metodo d'ingresso: smart lock, codice su tastierino*, cassetta di sicurezza o portiere. 

Alcuni host gestiscono direttamente il check-in degli ospiti e preparano tutto prima di accoglierli di persona. "Attualmente consentiamo agli ospiti di effettuare il self check-in, una scelta che li fa sentire più come a casa", spiegano gli host Siyana e Khalam, di Imbituba, in Brasile. "Dopo inviamo un messaggio e ci mettiamo a disposizione per spiegare meglio come funzionano la casa, gli elettrodomestici, il gas e qualunque altra cosa sia necessario chiarire."

*Per una sicurezza e una tranquillità maggiori, ricorda di cambiare i codici di accesso della porta o della cassetta di sicurezza tra gli ospiti.

2. Crea le tue istruzioni per il check-in 

Successivamente, ti verrà chiesto di modificare le istruzioni di check-in e  scrivere dei passaggi dettagliati per aiutare gli ospiti a trovare la tua casa e a entrarci.

Ecco alcune istruzioni passo dopo passo** di host:

1. Tieni la sinistra sul vialetto d'accesso.
2. Il cottage si trova nella parte più alta della proprietà. Di solito lasciamo le luci accese per il tuo arrivo.
3. La porta d'ingresso va spinta con decisione affinché si chiuda correttamente.
4. Il termostato del termosifone si trova dietro la persiana vicina al tavolo.
5. Per il WiFi non occorre alcuna password. Puoi tranquillamente effettuare l'accesso.

- Rubén e Dorothy, Vermont, Stati Uniti

1. Attraversa il primo cancello fino al retro del cottage.
2. Quando superi il secondo cancello, trovi una piccola cassetta di sicurezza.
3. Il codice di questa cassetta è [codice].
4. Dopo aver preso la chiave, assicurati di chiudere la cassetta di sicurezza e di rimescolare il codice per non lasciarlo in vista.
5. Per favore non dimenticare di ricollocare la chiave all'interno della cassetta di sicurezza quando concluderai il tuo soggiorno.

- Ben e Angel, Wellington, Nuova Zelanda

**Le istruzioni sono state modificate e adattate in termini di lunghezza e chiarezza. 

3. Carica le foto

Fornisci agli ospiti una guida visuale cliccando su "Aggiungi una foto". Potrai caricare foto del tuo ingresso*** o di caratteristiche uniche della tua casa direttamente dalla galleria del tuo smartphone. Ti basta selezionare la foto che vuoi includere, e questa verrà aggiunta alle tue istruzioni testuali. 

Questi host hanno inserito anche delle indicazioni stradali e dei link a mappe:

Includo una foto della facciata della casa, e se gli ospiti hanno con sé un'auto, indico loro quali sono i garage che possono utilizzare. Li informo anche del fatto che la strada dell'alloggio è soggetta a due orari molto rigidi sul traffico veicolare. - Jessi, Messico

[Includo] una spiegazione dettagliata su come trovare la [casa sulla] barca con una mappa e delle foto della zona. - Maeva, Msida, Malta

***Alcuni host ci hanno detto di sentirsi a disagio nel mostrare foto della facciata delle loro case. Se la pensi allo stesso modo, prova a fare degli scatti ravvicinati di alcuni elementi della facciata. Inoltre, ricorda che le foto della guida per il check-in non vengono pubblicate nel tuo annuncio. Verranno condivise solo con ospiti confermati tre giorni prima dell'arrivo e durante il loro soggiorno.

4. Descrivi le tue foto

Dopo aver scelto le foto, clicca su "Aggiungi una nota" per includere qualsiasi dettaglio o delle istruzioni aggiuntive.

Alcuni host consigliano di aggiungere un po' di humour per attirare l'attenzione degli ospiti:

"Ciao, non vedo l'ora che tu sia dei nostri da questa parte del mondo. Potresti inviarmi un SMS per comunicarmi l'orario previsto per il tuo arrivo al numero [numero di telefono]? Sai, vorrei evitare di sovrapporre questo impegno con l'ora della pappa ai coccodrilli del lago". Sicuramente si tratta di un messaggio bizzarro, ma ottiene sempre una risposta immediata. Tutti ci facciamo una bella risata. Io vengo informato su quando arrivano gli ospiti, e il check-in avviene senza intoppi... o coccodrilli!" - Robin, Mount Barker, Australia

5. Visualizza l'anteprima e poi pubblica 

Dopo aver aggiunto foto e testo, puoi verificare le tue istruzioni. Clicca sul menu Altro "..." per riordinare o eliminare dei passaggi oppure per visualizzare una guida di esempio. Quando sei sicuro che le tue istruzioni possono condurre un ospite all'interno del tuo alloggio, premi "Pubblica". 

Una volta pubblicate le istruzioni, condivideremo automaticamente la tua guida per il check-in con gli ospiti confermati, tre giorni prima del loro arrivo. I check-in facili ti consentono di risparmiare tempo e gettare le premesse per una recensione da cinque stelle.

Prendi a esempio host come Stefan, di Wiesendangen, in Svizzera: "Limitiamo i nostri sforzi allo strettamente necessario. Non c'è niente di fine a sé stesso o rimaneggiato. Nulla viene dimenticato, e poi non c'è lo stress legato a domande come "Ho già fatto...?" "E tu hai...?" [Con la guida per il check-in], il nostro standard è sempre lo stesso senza un ulteriore impegno."

[Donatella26]

Effettivamente io preparo delle istruzioni per quando gli ospiti sono in casa e ho inserito da tempo delle istruzioni per arrivare, che rivedrò alla luce di quel che ho letto qui; però forse bisogna dosare bene accuratezza e lunghezza del testo, perché ho notato dalle domande che mi arrivano che molti non leggono tutto... C'è qualcuno che ha dei consigli sulla "formula magica"! 

[Helene251]

In effetti, spesso gli ospiti non leggono tutto, io preciso sempre alcuni punti che sono nell'annuncio ma che non notano. Per l'accoglienza, non sono sul posto ed ho una persona di fiducia di cui sono sempre tutti molto contenti, e a volte lo scrivono nelle recenzioni. Per i dettagli pratici e le informazioni sulla casa e sul posto, preferisco personalizzare il discorso e faccio sempre una nota che si adatta al tipo di ospiti che stanno arrivando (coppie giovani con bambini oppure persone più anziane, non hanno lo stesso approccio ne le stesse esigenze). 

[Helene251]

... preciso che la casa che affitto si trova sull'isola di Stromboli ed è un posto un pò particolare quindi servono un pò di "istruzioni per l'uso"...

[Francesca]

Ciao @Helene251, che meraviglia Stromboli! Mi hai incuriosito: quali sono le necessarie precisazioni per un alloggio in questa isola così bella?

Grazie

Fra

[Helene251]

Ciao Francesca, Stromboli è un isola situata in alto mare e quindi non raggiungibile in pochi minuti, quindi bisogna organizzare bene il viaggio e per questo sono sempre molto disponibile per dare eventuali consigli sul modo di arrivarci. In consequenza dell'isolamento certi servizi non sono sempre assicurati al cento per cento, come per esempio lo sportello bancomat. Ce n'è uno solo e a volte non viene rifornito, quindi consiglio agli ospiti di portarsi appresso un pò di contanti, anche se negozi e locali accettano tutti le carte di credito. L'isola non ha acqua e questa viene portata da fuori con navi cisterna, quindi è bene non sprecarla anche se tutte le case sono provviste di cisterne (la mia ne ha due .e dispongono dell'acqua corrente. Tuttavia non è consigliato bere quell'acqua ma bere acqua in bottiglia che si trova in tutti i negozi di alimentari, però io ci cucino tranquillamente. Infine, non ci sono macchine sull'isola, solo api che servono a tutto : trasporto merci, taxi, ecc... Ma l'isola è piccola e si può andare dapertutto tranquillamente a piedi. Ci sono numerosi ristoranti, bar, negozi di alimentari e altro e una bella discoteca. Non c'è l'ospedale ma la guardia medica e in casi gravi c'è l'elicottero. Ma la particolarità di Stromboli e anche la sua caratteristica più affascinante è il fatto che l'isola non è altro che un vulcano attivo, ma gentile, che offre spettacoli bellissimi, sia dalla sua cima che dal mare!

[Francesca]

Ciao @Helene251 ... mi hai incantato!

Fra

[Marco1061]

Anche io ho notato che alcune persone domandano ciò che è già scritto su Airbnb ... Il palazzo è facile da trovare, il portone è unico a quel numero civico e nessuno finora si è perso (tranne una famiglia che il tassita distratto ha portato a Via Cairoli a Firenze e non a Sesto Fiorentino ...)

Io comunque preferisco fare il check in di persona, accogliere gli ospiti, far vedere la casa. Per fortuna se ho un altro impegno ci pensano mia moglie o mio figlio.

[Mario396]

Il mio appartamento è in via Pistoiese a Signa , siccome a Firenze ci sono numerose via Pistoiese devo sempre inviare un messaggio all'ospite per indicare quale frazione del comune devono inserire per trovare l'alloggio . Riguardo al ceck-in ritengo irrinunciabile farlo di persona : L'ospite si trova in un'abitazione che non conosce spesso in un paese che non conosce per cui ritengo che essere accolto da un host che gli spiega posizione e uso dei servizi e che magari gli offre un caffè sia un valore aggiunto per tutta l'attività

[Andreina6]

Io continuo a ribadire che le latitudini delle case Airbnb generano situazioni diverse.

In America il self check-in funziona benissimo perché è il loro modus operandi,così come ho notato che sono molto snelli nelle info che riguardano i posti da visitare o altro..insomma una cultura smart.

In Italia dove sono stata ospite di host meravigliosi si é più ‘attenti’ai dettagli,la casa viene vissuta insieme e la disponibilità su info,consigli ecc è stata sempre premurosa(non sono campanilista),nel nord Europa sono più ‘distanti’ed in Oriente molto disponibili..questo a mio avviso è un processo non solo personale ma un fattore culturale..di imprinting del luogo dove sei nato.Non ci si può far nulla,se non apprezzare qualsiasi sforzo in senso opposto(sempre umani siamo).In sostanza le regole che vanno bene in America in Italia fanno fatica ad atticchire(gli esempi che Airbnb riporta sono sempre di stampo americano)la novità potrebbe essere capire come gli Host dei vari Paesi culturalmente fanno check-in.Anche se si tratta di linee guide..concordo in assoluto che purtroppo gli Ospiti NON leggono mai gli annunci fino in fondo..altrimenti non si spiegherebbero domande le cui risposte sono già in annuncio(oltretutto semplificate dai disegnini).Devo notare però una valenza positiva,il mio annuncio è cambiato perché il mio status è cambiato ed Airbnb ha reso ‘snello e immininte ‘la comprensione,parlando con un mio amico delle Risorse Umane in contesto “generale”mi ha confidato che ormai leggono i CV snelli,composti da 1 pagina,perché sostiene che la sintasi è una dote dove devi condensare tutto..forse che noi italiani siamo troppo prolissi?(io per prima).Questo per dire che da quando ho un annuncio ‘smart’non ho più domande di richieste ‘ovvie’.

[Alessandra18]

Sicuramente ottimi consigli, valuterò la fruizione di questo ulteriore servizio, la mia riflessione si basa sul fatto che  accolgo personalmente tutti gli ospiti che arrivano, alcuni (pochi a dire il vero)  hanno già letto l'annuncio per filo e per segno e non importa dir loro niente di più, anzi, mi accorgo proprio che meno lunga è la procedura del check in e meglio è...,   altri non hanno letto proprio un bel niente ma nonostante ciò, non hanno tanta voglia lo stesso di stare a sentire un elenco ben argomentato e divertente di istruzioni per l'uso di un monolocale. Per fortuna non sono tutti così, con molti di loro si intrecciano dialoghi piacevoli, non solo al momento del check in ma durante il loro soggiorno hanno voglia di condividere con me i luoghi visti e visitati.  Sono d'accordo con @Andreina6 quando scrive che la cultura di stampo Americano non trova gli stessi riscontri in tutti i paesi e/o su tutti gli ospiti di tutto il mondo.

[Tessa78]

Sullo smartphone non riesco a scaricare la app di airbnb.

dal computer è possibile effettuare la guida per il check-in?

[Chiara483]

Mi associo alla domanda di @Tessa78 : c'è modo di utilizzare questa funzione via computer? E se non c'è, potreste gentilmente fare in modo di attivarlo? Sarebbe utilissimo! Grazie

[Giovanna325]

In Italia ritengo che non sia possibile effettuere il check-in self,in quanto non so come risolvete il problema della comunicazione alla Polizia di Stato dei dati dei ns.ospiti.Gradirei sapere come vi comportate.

Io sono costretta a farmi 35 km.ed aspettare che l'ospite arrivi,illustrandogli ,di persona le caratteristiche della casa e illustrandoglia attraverso una piantina dove può trovare supermercati,bar,stabilimenti balneari e quant'altro possa essere di aiuto.

Devo farmi dare i documenti dagli ospiti, scrivere i dati su un block note e poi ritornata a casa comunicare alla PS i dati degli ospiti compilando le apposite schedine.

Penso che questo sia il problema insuperabile per qualsiasi host italiano.

Che ne pensate?

[Mani10]

Per Giovanni a Taranto, per quanto riguarda la comunicazione alla PS dei dati degli ospiti vorrei consigliarti di fare come faccio io: chiedo all'ospite di mandarmi per email o whatsapp prima del check in la foto dei documenti di ogni ospite adulto. Gli ospiti mandano tutto senza problemi. D'altra parte fare una foto e mandarla non è complicato. Spero di esserti stata utile. Mani da Roma