Consigli per check-in migliori: sfrutta al meglio lo strumento di guida per il check-in di Airbnb

[Airbnb]

Il check-in può essere una procedura confusa per gli ospiti, e se le cose non vanno per il verso giusto, l'operazione può comportare lavoro e preoccupazione aggiuntivi anche per gli host. C'è uno strumento nell'app per dispositivi mobili di Airbnb che può aiutarti: la guida per il check-in.

"[La guida per il check-in] mi è utile per inserire tutte le informazioni di check-in nei campi precompilati. Risparmio tempo e permetto agli ospiti di trovare rapidamente quello che occorre loro" affermano i Superhost John e Mary Ann, di Fayetteville, in Carolina del Nord.

Lo strumento di guida per il check-in ti consente di scrivere delle istruzioni passo dopo passo all'interno dell'app di Airbnb una volta per tutte, quindi non avrai bisogno di riscriverle né di copiarle e incollarle da un'altra email quando scrivi messaggi a ospiti futuri. Puoi anche aggiungere delle foto o mostrare dei punti di riferimento o cassette di sicurezza difficili da individuare, oltre che aiutare gli ospiti che parlano altre lingue. La creazione di questa guida, da effettuare una sola volta, ti fa risparmiare ovviamente tempo, e inoltre ti aiuta a prevenire fraintendimenti; non correrai il rischio di sorvolare su un passaggio importante, cosa che invece potrebbe capitarti mandando delle email non precompilate a ogni ospite.

Lo strumento gestisce anche lo scambio di comunicazioni per te: tre giorni prima dell'arrivo di ospiti confermati, invieremo automaticamente la tua guida per il check-in sui loro smartphone, così potranno recuperare facilmente le informazioni tramite l'app durante tutto il viaggio, anche senza disporre di un piano dati nel luogo che visiteranno. Se gli ospiti non hanno l'app di Airbnb, puoi comunque condividere la tua guida: ti basta andare su "messaggi", premere sull'icona "chiave" e consigliare ai tuoi ospiti di salvare il link. Gli ospiti saranno in grado di accedere alla tua guida tre giorni prima dell'arrivo.

Ecco come sfruttare al meglio la funzionalità di guida per il check-in e porre le basi per un arrivo senza intoppi.

5 semplici passaggi per pubblicare una guida per il check-in:

1. Seleziona il tuo metodo d'ingresso

Prendi il tuo smartphone, apri l'app di Airbnb e vai sul tuo annuncio. Nella sezione "Risorse per gli ospiti", clicca "Istruzioni per il check-in". Che tu accolga i tuoi ospiti di persona o scelga il self check-in, puoi comunque creare una guida per il check-in. Nella prima schermata ti verrà richiesto di selezionare il tuo metodo d'ingresso: smart lock, codice su tastierino*, cassetta di sicurezza o portiere. 

Alcuni host gestiscono direttamente il check-in degli ospiti e preparano tutto prima di accoglierli di persona. "Attualmente consentiamo agli ospiti di effettuare il self check-in, una scelta che li fa sentire più come a casa", spiegano gli host Siyana e Khalam, di Imbituba, in Brasile. "Dopo inviamo un messaggio e ci mettiamo a disposizione per spiegare meglio come funzionano la casa, gli elettrodomestici, il gas e qualunque altra cosa sia necessario chiarire."

*Per una sicurezza e una tranquillità maggiori, ricorda di cambiare i codici di accesso della porta o della cassetta di sicurezza tra gli ospiti.

2. Crea le tue istruzioni per il check-in 

Successivamente, ti verrà chiesto di modificare le istruzioni di check-in e  scrivere dei passaggi dettagliati per aiutare gli ospiti a trovare la tua casa e a entrarci.

Ecco alcune istruzioni passo dopo passo** di host:

1. Tieni la sinistra sul vialetto d'accesso.
2. Il cottage si trova nella parte più alta della proprietà. Di solito lasciamo le luci accese per il tuo arrivo.
3. La porta d'ingresso va spinta con decisione affinché si chiuda correttamente.
4. Il termostato del termosifone si trova dietro la persiana vicina al tavolo.
5. Per il WiFi non occorre alcuna password. Puoi tranquillamente effettuare l'accesso.

- Rubén e Dorothy, Vermont, Stati Uniti

1. Attraversa il primo cancello fino al retro del cottage.
2. Quando superi il secondo cancello, trovi una piccola cassetta di sicurezza.
3. Il codice di questa cassetta è [codice].
4. Dopo aver preso la chiave, assicurati di chiudere la cassetta di sicurezza e di rimescolare il codice per non lasciarlo in vista.
5. Per favore non dimenticare di ricollocare la chiave all'interno della cassetta di sicurezza quando concluderai il tuo soggiorno.

- Ben e Angel, Wellington, Nuova Zelanda

**Le istruzioni sono state modificate e adattate in termini di lunghezza e chiarezza. 

3. Carica le foto

Fornisci agli ospiti una guida visuale cliccando su "Aggiungi una foto". Potrai caricare foto del tuo ingresso*** o di caratteristiche uniche della tua casa direttamente dalla galleria del tuo smartphone. Ti basta selezionare la foto che vuoi includere, e questa verrà aggiunta alle tue istruzioni testuali. 

Questi host hanno inserito anche delle indicazioni stradali e dei link a mappe:

Includo una foto della facciata della casa, e se gli ospiti hanno con sé un'auto, indico loro quali sono i garage che possono utilizzare. Li informo anche del fatto che la strada dell'alloggio è soggetta a due orari molto rigidi sul traffico veicolare. - Jessi, Messico

[Includo] una spiegazione dettagliata su come trovare la [casa sulla] barca con una mappa e delle foto della zona. - Maeva, Msida, Malta

***Alcuni host ci hanno detto di sentirsi a disagio nel mostrare foto della facciata delle loro case. Se la pensi allo stesso modo, prova a fare degli scatti ravvicinati di alcuni elementi della facciata. Inoltre, ricorda che le foto della guida per il check-in non vengono pubblicate nel tuo annuncio. Verranno condivise solo con ospiti confermati tre giorni prima dell'arrivo e durante il loro soggiorno.

4. Descrivi le tue foto

Dopo aver scelto le foto, clicca su "Aggiungi una nota" per includere qualsiasi dettaglio o delle istruzioni aggiuntive.

Alcuni host consigliano di aggiungere un po' di humour per attirare l'attenzione degli ospiti:

"Ciao, non vedo l'ora che tu sia dei nostri da questa parte del mondo. Potresti inviarmi un SMS per comunicarmi l'orario previsto per il tuo arrivo al numero [numero di telefono]? Sai, vorrei evitare di sovrapporre questo impegno con l'ora della pappa ai coccodrilli del lago". Sicuramente si tratta di un messaggio bizzarro, ma ottiene sempre una risposta immediata. Tutti ci facciamo una bella risata. Io vengo informato su quando arrivano gli ospiti, e il check-in avviene senza intoppi... o coccodrilli!" - Robin, Mount Barker, Australia

5. Visualizza l'anteprima e poi pubblica 

Dopo aver aggiunto foto e testo, puoi verificare le tue istruzioni. Clicca sul menu Altro "..." per riordinare o eliminare dei passaggi oppure per visualizzare una guida di esempio. Quando sei sicuro che le tue istruzioni possono condurre un ospite all'interno del tuo alloggio, premi "Pubblica". 

Una volta pubblicate le istruzioni, condivideremo automaticamente la tua guida per il check-in con gli ospiti confermati, tre giorni prima del loro arrivo. I check-in facili ti consentono di risparmiare tempo e gettare le premesse per una recensione da cinque stelle.

Prendi a esempio host come Stefan, di Wiesendangen, in Svizzera: "Limitiamo i nostri sforzi allo strettamente necessario. Non c'è niente di fine a sé stesso o rimaneggiato. Nulla viene dimenticato, e poi non c'è lo stress legato a domande come "Ho già fatto...?" "E tu hai...?" [Con la guida per il check-in], il nostro standard è sempre lo stesso senza un ulteriore impegno."

[Francesca]

Ciao @Mani10,

se vuoi avere la certezza che @Giovanna325 o in generale gli utenti a cui ti rivolgi ricevano una notifica - e dunque possano venire a leggerti - aggiungi la @ davanti al nome, in caso contrario la persona potrebbe non leggere il messaggio.

Una volta digitata la @ ti si apre un menù a tendina dove puoi scegliere l'utente (o gli utenti) già coinvolti nella discussione e menzionare il nome corretto. 

Spero sia utile,

Francy

[Giovanna325]

Ti ringrazio per i suggerimenti.

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@Mani10  ha scritto:

Per Giovanna a Taranto, per quanto riguarda la comunicazione alla PS dei dati degli ospiti vorrei consigliarti di fare come faccio io: chiedo all'ospite di mandarmi per email o whatsapp prima del check in la foto dei documenti di ogni ospite adulto. Gli ospiti mandano tutto senza problemi. D'altra parte fare una foto e mandarla non è complicato. Spero di esserti stata utile. Mani da Roma

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@Mani10  ha scritto:

Per Giovanna a Taranto, per quanto riguarda la comunicazione alla PS dei dati degli ospiti vorrei consigliarti di fare come faccio io: chiedo all'ospite di mandarmi per email o whatsapp prima del check in la foto dei documenti di ogni ospite adulto. Gli ospiti mandano tutto senza problemi. D'altra parte fare una foto e mandarla non è complicato. Spero di esserti stata utile. Mani da Roma

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[Chantal28]

Per Mani, peccato che la Questura preveda che tu controlli di persona che il documento è la foto corrispondano al tuo ospite.

Chiunque potrebbe mandarti documento falso o di altra persona e nei guai ci andresti tu.... 

[Massimo-and-Claudia0]

Basta che chiedi di mandarti con whatsapp la foto dei documenti 🙂

[Elisabetta189]

Giovanna, puoi farti mandare i documenti con whatsapp qualche giorno prima.

Per quanto riguarda i check-in sono un po’ una mezza tortura, perché molti ti dicono un’ora e poi arrivano ad un’altra e tu perdi tempo e pazienza, devi chiamarli, sapere dove sono......

[Vincenzo-E-Luisa0]

Sul fatto che tutti li mandino senza problemi avrei qualcosa da eccepire. Anch'io chiedo la copia dei documenti via WA o mail. Più volte ho dovuto far intervenire Airbnb in quanto gli ospiti (in particolare stranieri) non volevano permettermi di fare la foto dei documenti. C'è stato un gruppo che mi ha penalizzato la valutazione solo perchè ho fotografato i documenti. Segnalo poi che, a mio parere, così facendo ci si trova irregolari. Ai sensi della legge sulla privacy non è possibile tenere archivi con dati personali senza autorizzazione del proprietario. Come privati si è esclusi dalla normativa ma per avere le credenziali per AlloggiatiWeb molte questure chiedono la Scia (o come ora si chiama). Se faccio la Scia (peraltro, checchè se ne dica, spesso non obbligatoria) svolgo un'attività e quindi sono soggetto alle norme sulla privacy. Non se ne esce. Colgo l'occasione per chiedere se qualcuno è riuscito a farsi dare le credenziali per AlloggiatiWeb senza la preventiva comunicazione di inizio attività in Comune.

[Andrea2368]

@Vincenzo-E-Luisa0  io uso regolarmente AlloggiatiWeb ma il mio appartamento è registrato al Comune di Roma come semplice "affitto turistico/locazione breve", che non richiede SCIA (solo registrazione al SUAR e comunicazione via PEC alla Regione). Nel Lazio il regolamento regionale prevede espressamente questa tipologia, so che in altre Regioni (illegittimamente) impongono la registrazione come attività ricettiva.

Per quanto riguarda i documenti, non dovrebbe essere un problema perché i dati ti servono per soddisfare un adempimento richiesto dalla legge. Il GDPR (nuovo regolamento privacy) richiede che i dati siano conservati solo per il tempo strettamente necessario all'adempimento, quindi se fai la foto solo per l'inserimento in AlloggiatiWeb e poi la cancelli subito non dovrebbe configurarsi una violazione.

[Elisabetta189]

Ho inserito da tempo i passaggi per arrivare alla casa e successivamente all’appartamento, ma sembra che la maggior parte delle persone non legga tutto l’annuncio, molti chiedono precisazioni che sono presenti nell’annuncio: ci sono lenzuola? Ci sono asciugamani, luce e gas compresi? Comunque preferisco controllare chi mi arriva in casa e presentare il mio alloggio.

Per quanto riguarda l’orario del check in non posso permettere orari tipo le tre di notte, che disturberebbero me e i vicini. 

Noi affittiamo una casa perfetta, pulita, a norma di legge e credo sua già una bella cosa

[Karin215]

Concordo con chi ha scritto che i consigli airbnb sono molto standard americani! Io preferisco ricevere gli ospiti spiego a voce le cose da sapere ; per esempio in inverno la cosa piú importante é il riscaldamente e il termostato! Gli ospiti possono fare domande direttamente e sentirsi benvenuti!  Viaggiando Ho fatto l'esperienza del self check in è l'ho trovato poco personale . Sinceramente  trovo  molto limitativo da parte di airbnb che io non posso fare parte di chi viaggia per lavoro solo perche mi manca il self check-in 

[Vincenzo-E-Luisa0]

Purtroppo Airbnb è americana e i loro manager (qualcuno li ha chiamati "ragionieri", mi sono sentito offeto) sono americani. Tutti i loro consigli, e spesso anche le decisioni, risentono purtroppo di questo fatto.

Io ho ricevuto una recensione negativa perchè non ero ad accogliere l'ospite . Figuriamoci con il Self chek in.

Un'altra cosa che trovo anomala è la richiesta, ora sempre più pressante, di montare i rivelatori di gas e monossido.

Se io ho le caldaie stagne o il riscaldamento centralizzato che bisogno ho di montare il sensore di monossido? Come si può fare a farlo capire a Airbnb?

Concordo pienamente sull'ultimo punto a proposito dei viaggi per lavoro.

[Lucia-and-Elisabetta0]

Noi abbiamo fatto da tempo una piantina con indicato l'ultimo tratto di strada, con foto della casa all'arrivo. La nostra è una casa in collina, il navigatore mandava gli ospiti in una via strettissima e ripida...così abbiamo fatto a là computer la mappa. Ora l'ho caricata nelle istruzioni per il check in, che comunque faccio di persona.

[Anna1504]

Per l'arrivo  degli ospiti "dispongo" di un po'  di tempo in più perché devono raggiungere un'isola: Ischia. Chiedo loro l'orario di partenza da Napoli e che mezzo di trasporto hanno scelto  (nave o aliscafo) così conosco esattamente  l'orario e la zona del porto di arrivo.  Facendo loro da" taxi " e in macchina quindi le prime indicazioni per come come spostarsi cosa vedere assolutamente ecc.Preferisco  sempre scrivere  delle email dando indicazioni precise circa il mezzo di trasporto da utilizzare, nave o aliscafo, spiegando che hanno costi  molto differenti; che abbiamo sulll'isola approdi diversi. ..insomma di volta in volta le cose cambiano. Meglio avere uno scambio "epistolare" dettagliato.

[Bruno701]

Preferiamo personalizzare il messaggio al cliente  a seconda della tipologia dl soggiorno e delle esigenze. In ogni caso l'accoglienza diretta pensiamo sia un valore aggiunto: ci piace trasmettere agli ospiti l'amore per la nostra città e spesso riusciamo anche a condividere la nostra passione per la bicicletta.

[Antonella132]

Salve a tutti 🙂 Vorrei condividere una riflessione. A prescindere dal fatto che i modi di fare il check-in cambiano nelle varie culture, é molto importante che tutti noi host ricordiamo il reale e originario significato di B&B e di come è nato. La formula di accoglienza nasce nelle abitazioni private vissute dai proprietari, condividendone la cucina, gli altri spazi e spesso il bagno. Molti miei ospiti hanno lamentato l'essersi trovati delle volte a prenotare stanze (lo han detto  a me perché io affitto una stanza) magari bellissime di cui non han visto mai il proprietario o un referente che li salutasse almeno una volta, magari all'arrivo. Si sono sentiti soli anche quando hanno trovato dei problemi igienici negli appartamenti in cui avevano affittato la stanza.

Trovo il moderno modo di affittare appartamenti e stanze con il metodo 'agenzia immobiliare' volgare e speculativo; trovo anche terribile che si permetta alle agenzie immobiliari di affittare su una bella piattaforma come questa che promuove i valori dell'incontro e della condivisione.

Vi sono altre piattaforme organizzate in tal modo. AirB&B dovrebbe mantenere l'impostazione iniziale che predilige i contatti umani e diretti, sia per i check-in che per i check-out, oltre che durante i soggiorni.

Altrimenti facciamo gli affittuari e basta; va bene lo stesso, ma senza creare confusioni che creano malcontento e non sono 'oneste',  perché altro dai presupposti iniziali.

[Giovanni-and-Silvia0]

Ciao @Airbnb @Francesca,i tuoi consigli sono sempre utili.

È un po’ che non scrivevo,tra gli appartamenti e il mio lavoro,ho poco tempo,comunque  è sempre un piacere,raccogliere i consigli di tutti.

Dopo aver preparato le cassette di sicurezza,per il self check-in,il comune di Catania ha pensato bene d’inserire la tassa di soggiorno,quindi per incassarla devo necessariamente incontrare gli ospiti,(Fortunatamente ho convolto mia moglie nella gestione delle case).

Le informazioni prima del check-in le mando sempre due giorni prima dell’arrivo,insieme alle regole della casa,questo mi facilità il lavoro,perché quando arrivano sanno esattamente quello che devono fare.

Non sempre però abbiamo la sicurezza che l’ospite abbia letto il messaggio.Sarebbe opportuno da parte di Airbnb,modificare la chat,con una spilla quando il messaggio è stato letto.

Spero che questa mia richiesta,venga accolta.

A presto 

Giovanni