Oi @Maria17849
Se entendi corretamente o "sistema de segurança" lhe informou de uma falha que eles mesmo cometeram.
É isso???!!!
Me desculpa a franqueza, mas não cabe ao hóspede o controle da portaria.
Se é uma exigência da segurança, isso deveria ser feito ainda na portaria pelo funcionário responsável.
E lendo suas regras, lá está descrito a exigência do envio da identidade dos hóspedes, NÃO MENCIONA VISITAS, justamente a "brecha" que a hóspede se aproveitou.
O rapaz não pernoitou, portanto não era hóspede, somente uma "visita".
Sacou???!!!
Vai uma dica... vejo que sua bronca é somente pela falta da identificação, pois vc permite visitas.
Meu conselho é que mude e inclua a proibição.
Vai por mim, proibir visitas te livrará de muitos outros e piores perrengues que somente a falta de um regisrtro.
Estipule tbm um prazo para o envio do doc (até 48 h antes do check-in por ex.).
A coisa tá muito solta, tome as rédeas!
Mas nada disso adianta se a portaria não fizer a sua parte. Eles devem permitir o ingresso somente àqueles previamente registrados e que deverão apresentar o original, ao chegarem.
Caso contrário vc não saberá se quem está no seu ap, é mesmo quem fez a reserva.
Espero ter ajudado