come richiedere i documenti agli ospiti

[Ugo12]

Salve a tutti,

ho un dubbio riguardo alla modalità di richiesta dei documenti degli ospiti.

Devo farmi spedire copia scannerizzata dei documenti oppure è sufficiente richiedere i dati (nome, cognome, tipo documento, numero, ecc.)? E' necessario registrare i documenti di tutti gli ospiti o solo di colui che ha effettuato la prenotazione?

Grazie!

[Francesco500]

Ciao @Roberto143,

io faccio esattamente così. Ma non ho stampante in loco e compilo a mano se non me li hanno inviati prima. Sinceramente, non sarei molto propenso ad inviare i dati a siti internet diversi da alloggiati web perchè questi siti non sarei proprio sicuro che tutelino bene i dati che invio. 

Ciaooo

[Massimo180]

Io faccio compilare dagli ospiti al momento del check-in un modulo che ho elaborato contenente quel che mi serve per le varie comunicazioni.

[Francesco500]

Ciao @Massimo180,

buona idea il modulo. Importante è controllare che i dati più importanti, proprio quelli da inserire nel portale, siano veritieri e corrispondenti ai documenti di identità. E che questi documenti siano proprio degli ospiti. 

Ciao

[Giovanni245]

Io utilizzo un contratto di affitto con una clausola di autorizzazione al trattamento dei dati, ai fini  della locazione,nsieme .

" Il locatore ed il conduttore si autorizzano reciprocamente a comunicare a terzi i propri dati personali in relazione ad adempimenti connessi col rapporto di locazione (D.L.vo 30 giugno 2003 n. 196).  "

In ogni caso bisogna far firmare un autorizzazione al trattamento dati, anche gli hotel lo fanno o dovrebbero farlo.

[Ugo12]

@Giovanni245wrote:

Io utilizzo un contratto di affitto con una clausola di autorizzazione al trattamento dei dati, ai fini  della locazione,nsieme .

" Il locatore ed il conduttore si autorizzano reciprocamente a comunicare a terzi i propri dati personali in relazione ad adempimenti connessi col rapporto di locazione (D.L.vo 30 giugno 2003 n. 196).  "

In ogni caso bisogna far firmare un autorizzazione al trattamento dati, anche gli hotel lo fanno o dovrebbero farlo.

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@Giovanni245 con riferimento a questa clausola sul trattamento dei dati richiedi un'ulteriore firma da parte dell'ospite? O hai inserito la clausola insieme alle altre del contratto?

[Giovanni245]

Se la clausola è nel contratto di locazione non è necessario un ulteriore firma, io  inserisco la clausola nel contratto di locazione.

Nel caso si ha una struttura extra-alberghiera come un bread and breakfast, o una struttura albergheria  è necessario fare firmare il consenso al trattamento dei dati personali, perchè non è obbligatorio il contratto.

[Sabrina754]

Buongiorno a tutti, io ricevo i miei ospiti a distanza. Come posso fare essendo alla mia prima esperienza ? I documenti li chiedo via airbnb prima? Pero al momento non vedrò io chi arriva perché ho le chiavi in una cassetta di sicurezza con codice che lo cambio ogni volta che mando la donna delle pulizie. Se non é italiano cosa mi serve ? Tra italiani vige solito modello ? Di tutti gli ospiti devo avere i documenti corretto ? La tassa di soggiorno la devo scalare dalla quota che chiedo per notte ? Grazie. 

[Barbara1789]

@Sabrina754  in Italia il ricevimento a distanza degli ospiti è vietato, come puoi leggere in altre discussione qui sulla community. Se poi fai locazione turistica e non sei una struttura ricettiva (B&B, CAV Etc) dovresti anche far firmare un contratto di locazione alle persone che vengono a casa tua. Gli estremi dei documenti vanno trasmessi al sito alloggiatiweb della Questura. Lo si fa per motivi legati alla sicurezza e si deve fare sia per gli italiani sia per gli stranieri. La mancata trasmissione è penale. Hai 24 ore di tempo dal momento in cui consegni la casa. Quando li ricevi - tu o una persona di tua fiducia - deve controllare la corrispondenza tra le persone presenti e i loro documenti. Questi ultimi non vanno richiesti in anticipo ma puoi farti anticipare i dati. Ripeto, se fai locazione turistica per tua protezione in caso di guai e per dimostrare che fai locazioni devi far firmare un contratto. Anche solo per una notte. 

[Vincenzo126]

oggi per la prima volta dopo 5 anni uno non voleva darmi il documento per fare le foto. magari sbaglio ma io ho fatto sempre foto al documento per identificarlo . ho letto che bisogna che firmino il consenso, ma io che sono un legale non la penso cosi. in quanto noi non richiediamo i documenti in modo tale da essere autorizzati a trattare i dati del cliente, noi siamo obbligati dalla legge a registrare il cliente. quindi mi sembra il minimo mantenere per il soggiorno una foto del documento, considerando che gli alberghi fanno la medesima cosa, anche perche se succede qualcosa hai una pronta identificazione .

[Susanna0]

In realtà, @Vincenzo126 , i documenti andrebbero solo trasmessi ad Alloggiatiweb, non fotografati ne’ tantomeno conservati. O meglio: tutto si può fare, ma a quel punto bisogna sì informare sul trattamento e conservazione dei dati, mettere in atto le misure necessarie a garantirne la sicurezza, e far firmare tutto quanto per il consenso. 
Per me, quindi: no grazie. Ho già abbastanza scartoffie. Riporto i dati sul contratto, invio ad Alloggiati e finisce lì.

[Francesco1730]

buongiorno @Susanna0 , sono un aspirante host, ho richiesto  i codi della questura ma non ho ancora letto  la loro procedura: sai anticiparmi che documenti bisogna richiedere? se ho ben capito è molto meglio fare il check in di persona  e comunicare i dati richiesti ad allogiatiweb; quindi niente foto o scansione ma solo riportare i dati del documento? ho sentito parlare di un contratto ma per gli affitti brevi è necessario fare un contratto a MIlano?

[Romina216]

Ciao @Susanna0 , per invio dei documenti sul portale alloggiati intendi la trasmissione dei soli dati richiesti? ho letto tutta la guida inviata dalla questura e non viene indicato l'invio della copia del documento di identità.......

ti ringrazio in anticipo 🙂

[Susanna0]

Si si, certo, @Romina216 , intendo i dati