@Angelika31, will dein Gast außerhalb der Check-in Zeit kommen? Hängt das Kommunikationsproblem damit zusammen, dass dein Gast nicht deutsch spricht?
Ich stelle mir vor, dass es für Gäste manchmal schwierig sein kann, genau zu den Check-in Zeiten anzukommen. Ich habe auch schon Anfragen für früheren oder späteren Check-in gehabt. Und aus der Sicht des Gastes: Es ist nicht sehr lustig, irgendwo in einem Lokal einige Stunden warten zu müssen, bis ich meine Unterkunft beziehen kann.
Du solltest dir vielleicht überlegen, wie bei solchen Situationen Gäste trotzdem einchecken können. z.B. jemand anderen bitten da zu sein, den Schlüssel irgendwo hinterlegen und dem Gast mitteilen, wie der Ablauf ist.