Buongiorno Angelo,
il tuo modo di operare è stato corretto, ma per le prossime volte, se dovesse capitarti, ti suggerisco di modificare le date ed inviare l'aggiornamento al tuo ospite onde evitare di fargli cancellare la prenotazione.
Questo per rendere più semplice la tua interazione con il cliente, in questo modo lui dovrà semplicemente accettare la modifica invece di cancellare e reinserire il tutto.
Per quanto riguarda la tua seconda domanda: no, non riceverai una penale dal momento che è stato l'ospite a cancellare la prenotazione.
Non mi è chiaro invece a cosa debba rispondere il cliente, non ti ha ancora cancellato la prenotazione o non ha ancora inserito la nuova?
Facci sapere e saremo lieti di farti avere una soluzione,
Buona giornata.
Michele