Olá @Katia24
Os valores são inseridos previamente no calendário ou você define um valor básico e ele valerá para todos os dias disponíveis. Se você não definir o valor em datas no futuro, o valor que pré aprovou será o valor que o hóspede pagará, não importando se fechou hoje ou próximo da data futura. Desta forma você precisa ter cuidado com os valores a frente pois serão estes que aparecerão aos seus futuros hóspedes. Defina um preço básico e altere manualmente no calendário os preços para ano novo, feriados, carnaval etc.
Quando você pre aprova, o hospede fica habilitado em seguir com a reserva, ou seja, efetuar o pagamento ao Airbnb e fechar a locação.
Toda comunicação via mensagem é observada pelo hóspede imediatamente após seu envio, ou seja, não depende de nenhuma pre aprovação.
Abraços e boa sorte!