Olá Hugo&Heidi,
Quando "não se esta sempre disponivel fisicamente para receber os hóspedes" também não se presta um bom serviço e aí sim, pode ser mais complicado.
O tema do SEF não é tão complicado assim...
Poderá haver um ou outro hóspede que nos possa querer dificultar a vida mas sendo um requisito obrigatório e estando essa informação disponivel no anuncio, ajuda a minimizar.
A alternativa ao preenchimento dos dados no alojamento poderá passar por você efectuar um documento on-line e enviar ao hóspede alguns dias antes, afim deste o devolver preenchido, para in-loco ser mais fácil para si. Assim bastará a confirmação dos documentos de identificação, no local.
É apenas uma ideia que poderá se ajustar a si.
Cumprimentos,
André