FAQ: Mein Airbnb-Gast möchte eine Rechnung. Was soll ich tun?

[Till-and-Jutta0]

Das Schöne an Airbnb ist ja gerade, dass wir private Gastgeber uns aufs Gastgeben konzentrieren können, und die Buchung, den Geldfluss und die Fakturierung ganz dem System überlassen können.

Dennoch wird seitens der Gäste immer mal wieder der Wunsch nach einer Rechnung geäußert. Dabei können sich die Gäste ihren Beleg ganz einfach selber rauslassen. Aber wie?

Das Hilfecenter www.airbnb.com/help sagt dazu:          

Wo finde ich meine Rechnung mit ausgewiesener Mehrwertsteuer?

Diesen Link kannst du einfach deinem Gast schicken:          

www.airbnb.com/help/article/438/where-do-i-find-my-vat-invoice

Natürlich steht es dir frei, deinem Gast darüber hinaus auch selber einen Rechnungsbeleg auszustellen. Beachte hierbei die bei dir geltenden steuerrechtlichen Vorschriften.

Bedenke jedoch: Die Servicegebühr, die Airbnb deinem Unterkunftspreis aufgeschlagen hat, kannst du deinem Gast nicht belegen. Du kennst in der Regel nicht mal die Höhe seiner Servicegebühr – was auch eine Argumentationshilfe gegenüber dem Belegwunsch des Gastes darstellt.

Falls der Gast argumentiert, die Daten seiner Firma oder seiner Mitreisenden müssten mit auf die Rechnung: Dies kann er selbst ergänzen.

Wie kann ich meinem Rechnungsbeleg einen Gast oder eine Geschäftsadresse hinzufügen?

Auch diesen Link kannst du einfach deinem Gast schicken:

www.airbnb.de/help/article/449/how-can-i-add-a-guest-or-business-address-to-my-receipt

Falls der Gast argumentiert, er wolle seine Rechnung gesplittet haben, z.B. weil ein Teil seine Firma bezahlt und der Rest privat ist: Nun, diese Möglichkeit gibt es nicht. Vereinfacht gesagt: Da hätte er – wie von Airbnb immer empfohlen – sich vor der Buchung erkundigen müssen. Dann hätte er nämlich zwei separate Buchungen durchführen können und müssen.

Falls ein potentieller Gast sich vor der Buchung nach all diesen Möglichkeiten erkundigt: Das ist ja schon ein begrüßenswerter Schritt! Dann kannst du ihn über all die oben genannten Möglichkeiten informieren.

Beachte jedoch die alte Gastgeber-Weisheit: Je komplizierter die Anfrage, desto unwahrscheinlicher die Buchung. Manchmal ist es auch besser, wenn sich ein Gast eine andere bzw. professionelle Unterkunft (z.B. ein Hotel) sucht.

Alle in diesem Artikel dargestellten Informationen sind unverbindlich, ohne Gewähr für deren Richtigkeit, und stellen keine Rechtsberatung dar. Sachliche Ergänzungen und Verbesserungen sind willkommen.

[Dieser Artikel erschien ursprünglich auf Happy-Hosting.de]

[Johann58]

@Till-and-Jutta0

Hallo, ich bin auch so ein Gast der zum 1. Mal AirBnB nutzt und dann gleich als Selbständiger, der für den Besuch einer Schulung 5 Tage Airbnb genutzt hat und somit die Kosten absetzten könnte, wenn er eine vernünftige rechnung hätte.

Mein Gastgeber hat mir gegenüber schriftlich bestätigt, dass er 7% MwSt an das Finazamt abführt.

Der "Rechnungsbeleg" ist bei Airbnb leicht zu finden:

Ein Beleg komplett ohne Angaben der MwSt und somit für mich und dem Finanzamt meiner Meinung nach fast nutzlos.

Im weiteren Verlauf des Rechnungbeleg, sozusagen als Fußnote finden ich den Schirzug "Zur Mehrwertsteuerrechnung".

Dahinter verbirgt sich ein Link der eine neue Website öffnet (diesmal kein PDF!) auf dem dann die Service-Gebühr (24,56€) ausgewiesen ist und das sie sich aus 20.64€ Netto und 19% Mwst (= 3.92€) zusammen setzt. (Druckt man sich das aus, erstreckt sich dieser Beleg über die Service-Gebühr über 2 Seiten!) 
Gut, jetzt habe ich also schon mal einen Beleg mit ausgewiesener MwSt. für die Servicegebühr!

-> Was mir also fehlt ist ein Beleg über die vom Gatsgeber entrichteten 7% MwSt auf die Übernachtungskosten (und die Reinigungsgebühr?).

Airbnb weist diese nach telefonischer Aussage nicht aus, da sie a) die Leistung garnicht selber erbringen und b) nicht wissen, ob der Gastgeber überhaupt Steuern zahlt oder nicht.

Meine Gastgeberin argumentiert nun so, dass wenn sie mir eine Rechnung ausstellt, 

die Rechnung quasi doppelt berechnet wird: einmal von AirBnB und einmal von ihr, der Gastgeberin.

Und da AirBnB mein Vertragspartner sei, ist sie nicht befugt mir noch mal eine Rechnung auszustellen.
Ich solle die angelegeheit direkt mit AirBnB klären.

Ist euch irgend wo auf der AirBnB Seite einen Möglichkeit bekannt, einen Rechnungsbeleg zu bekommen, auf dem auch noch die 7%MwSt. für die 5 Übernachtungen ausgewiesen sind?

Und/Oder wer ist nun nach eurer auffassung für die Ausstellung der Rechnung incl. MwSt für die 5 Übernachtungen und Reinigungsgebühr zuständig?

Mit Dank und Gruß, Johann

EDIT: Ich habe ja die Vermutung, dass meine Gastgeberin mir eine Rechnung ohne Service-Gebühr aber mit den 7%MwSt. ausstellen müsste, das sie ja nach eigener Angabe, die 7%MwSt auch abführt.

Nur, wie überzeuge ich sie davon, sollte meine Vermutung stimmen?

[Till-and-Jutta0]

Hallo @Johann58, mehr Infos habe ich dir leider nicht, da ich als Kleinunternehmer keine USt abführe.

[Falco12]

Der Kleinunternehmer ist verpflichtet, eine Rechnung auszustellen, auf der er die Kleinunternehmereigenschaft angibt. Für mich ist AirBnB nur ein Vermittler und die Leistung wird vom Host erbracht, für die er sich an die Vorgaben der Abgabenordnung zu halten hat.

[Kay2062]

Genau so sehe ich das auch.
Airbnb vereinnahmt den kompletten Betrag und erstellt eine Rechnung mit ausgewiesener Mwst für die Airbnb-Servicegebühr.
Der Vermieter vereinnahmt den kompletten Rest, auch wenn Airbnb nur den Betrag ohne Provision überweist. Zumindest vereinnahm der Vermieter den Betrag buchhalterisch.
Dem Vermieter muss Airbnb eine Provisionsrechnung schreiben, damit er seine Zahlung (Einbehalt von Airbnb) wiederum nachweisen und buchen kann.

Doch ich vermute, dass durch den Sitz des Portals da einiges im dunklen bleibt.

Ich habe bis jetzt auch keine Rechnung für meine Übernachtungskosten, doch werde ich das so nicht akzeptieren und das Finanzamt am Standort des Vermieters kennt den Vermieter sicherlich. Vielleicht ist es dem Finanzamt ja möglich zu überprüfen, ob er eine Zahlung für meine Übernachtung erhalten hat und kann ihn dann bitten für diesen Betrag eine übliche und anständige Rechnung auszustellen

[Johann58]

Danke @Till-and-Jutta0!

Aber du/ihr stellt als Kleinunternehemer euren Geschäftlich reisenden Gästen auf Wunsch eine Rechnung (ohne MwSt. da ihr ja unter die Kleinunternehmer-Regelung fallt) für die Übernachtungen aus, damit Sie dies als Betriebsausgaben gelten machen können?

[Till-and-Jutta0]

@Johann58, nein. Unsere Gäste können sich ihre Rechnung übers System (inkl. Servicegebühr) rauslassen. Bislang konnten alle unsere geschäftlich Reisenden dies problemlos als Betriebsausgaben geltend machen.

Ich selber könnte ja gar keine Rechnung inkl. der Servicegebühren ausstellen (siehe oben).

[Johann58]

Danke!

ich hatte auch vermutet, dass man das, was der Gast von AirBnB bekommt ("Rechnungsbeleg"), Betriebsausgaben angeben kann.

Das du bzw. der Gastgeber/in keine rechnung bzgl. der Service-Gebühr austellen kann/darf, ist mir klar. Zumal ich als Gast die ja von AirBnB auch mit ausgewisenener MwSt selber bekomme.

In meinem Fall geht es mir wirklich nur noch um die Kosten incl. MwSt für meine gebuchte Übernachtung bei einem Gastgeber, der/die 7%MwSt. abfüht.

Ich werde AirBnB diesbezüglich um Rat fragen und hoffe, die können vermitteln. 

[Markus214]

Hallo,

ich vermiete seit Mai 2018 eine unserer Wohneinheiten über AirBnB. Aufgrund des Umfanges unserer Vermietung, sind wir gewerblicher Vermieter (allerdings rein privat und nicht als eingetragenes Unternehmen) und müssen quartalsmäßig die UST abführen. Ich vermiete in Österreich, falle daher unter die Steuergesetze von Österreich.

Vor Vermietung über AirBnB habe ich umfangreiche Gespräche mit den lokalen Behörden (Zulässigkeit des Kurzzeitvermietungskonzeptes, Abfuhr Gästetaxe, Meldeplichten für Gäste, etc) und natürlich mit unserem Steuerberater über das Thema Rechnungsstellung bzw. die Umsatzmeldungen die von AirBnB bereit gestellt werden, gesprochen.

Bezüglich der Umsätze / Rechnungsstellung:

Die von AirBnB bereitgestellte Möglichkeit zum Umsatzdownload ist für Meldungen an das Finanzamt nicht brauchbar, da diese nur die Bruttoumsätze ohne ausgewiesene MwSt. ausweist.

Aus diesem Grund ist von meinem Steuerberater dringendst angeraten worden, dass ich für jede Buchung bzw. für jeden Umsatz eine steuerrechtlich korrekte Rechnung für die verrechnete Leistung von uns ausgestellt werden muss. Das heisst, dass ich jedem buchenden Gast eine Rechnung über die von uns verbrachten Leistungen (beinhaltet die Übernachtunskosten und die Reinigungskosten vor Abzug der Servicegebühr die uns von AirBnB verrechnet wird) mit ausgewiesener Mehrwertsteuer, welche in Österreich 10% beträgt) übergebe. Diese Rechnung benötige ich eben für die Abrechnung mit dem Finanzamt als Beleg für den erzielten Umsatz.
Die Servicegebühr, die der Kunde/Gast verrechnet bekommt, kann natürlich in dieser Rechnung nicht ausgewiesen werden. Ich hatte auch Gäste die das gewünscht haben, aber dann muss man dem Gast sagen dass dieser Umsatz von AirBnB direkt gemacht wurde und er die Rechnung von seinem Account herunterladen muss. Ein Gast hat dann also immer zwei Rechnungen, das lässt sich nicht ändern.

Das klingt zwar alles kompliziert, ist es aber eigentlich nicht...

Ich habe mir eine Excel Vorlage im Excel um alle Bedingungen einer steuerrechtlich korrekten Rechnung erfüllt, gemacht. Dies beinhaltet alle Daten des Vermieters (Name, Adresse, Tel.Nr., UID Nummer), die Angaben des Mieters (hier verwende ich nur Vor- und Nachname mit Wohnort/Staat und AirBnB Buchungsnummer) und eine Rechnungsanschrift. Die Rechnungsanschrift ist üblicherweise "wie Mieter", ein Mieter kann mir aber auch eine Rechnungsadresse von einer Firma angeben, dann fülle ich diese Rechnungasadresse eben auch so in der Rechnung  aus (kommt allerdings sehr selten vor).

Beim Umsatz führe ich die Anzahl der Übernachtungen mit den Übernachtungskosten und der Reinigungsgebühr in der Rechnung aus und berechne beim Rechnungsbetrag die darin beinhaltete MwSt. und weise sie in dieser Rechnung mit aus.

Die Erstellung der Rechnung mit einer vorhandenen Vorlage dauert vielleicht max. 5 Minuten.

Ein Kleinunternehmer der die UST nicht abführen muss könnte das natürlich gleich machen, allerdings ist dann brutto = netto, das heisst, es wird keine MwSt in der Rechnung ausgewiesen. Das kann auch eine Privatperson so machen.

Meine Erfahrungen dazu:

1. Die Bereitstellung einer steuerrechtlich korrekten Rechnung an einen Gast ist für jene Vermieter, die ihre Wohnung in der Kollektion für Geschäftsreisen anbieten, ein absolutes MUSS aus meiner Sicht. Ein Geschäftsreisender ist in fast allen Fällen im Auftrag einer Firma unterwegs und muss dies als Reiseaufwand entsprechend abrechnen, dazu wird eine korrekte Rechnung benötigt.
   -> Ein Host der das nicht erfüllen kann oder möchte, sollte sich am besten nicht für die Kollektion für Geschäftsreisen qualifizieren lassen (meine bescheidene Meinung....)
2. Privatpersonen machen eher große Augen, wenn sie eine Rechnung für die erbrachte Leistungen von mir erhalten, vielfach nehmen sie die Rechnung auch gar nicht mit. Privatpersonen benötigen i.d.R. auch keine Rechnungen. Dafür genügt die Abrechnung im AirBnB völlig.
3. Steuertechnisch gibt es für mich (zumindest nach fachkundiger Auskunft meines Steuerberaters) keine sinnvolle Alternative als die konsequente Rechnungsausstellung in unserer Buchhaltung.

Meine Empfehlung daher:

Es dauert einmalig vielleicht 2-3 Stunden eine Vorlage für eine taugliche Rechnung im Excel oder einem anderen Programm zu erstellen. Vorlagen können zur Genüge vom Internet heruntergeladen werden.

Wenn die Vorlage verfügbar ist, dauert die Rechnungserstellun wenige Minuten.

Sollte kein Computer oder Drucker verfügbar sein, am besten einen vorgedruckten Belegblock kaufen und auf Wunsch die Rechnung handschriftlich verfassen. Ein Stempel mit den Angaben des Vermieters kostet ein paar Euro, dann muss man das auch nicht handschriftlich jedes mal ausfüllen. Es dauert dann vielleicht 10 Minuten um die Rechnung handschriftlich auszufüllen und sie erfüllt genau den selben Zweck für den Kunden.

Ich bezweifle, dass AirBnB hier Unterstützung für die Vermieter in den verschiedenen Ländern überhaupt realisieren kann, um diese Anforderung für den Vermieter zu erfüllen. Ihr solltet meiner Ansicht nach nicht drauf warten, ich vermute das wird nie kommen.....

Ich habe dies basierend auf steuerrechtlichen Notwendigkeiten in Österreich erklärt, ich vermute stark, dass die Notwendigkeiten in Deutschland und der Schweiz nicht signifikant abweichen. (mit Ausnahme der MwSt Sätze). Mieter mit Vorsteuerabzug sollten ihren Steuerberater zu diesem Thema befragen. Als reiner Privatmieter ohne Vorsteuerabzug würde ich mir einen Rechnungsblock im Handel kaufen und ggf. noch einen Stempel mit der Vermieterinformation. Es kommt sicher nicht oft vor dass ein Gast eine Rechnung braucht, aber dann hat man zumindest innerhalb kurzer Zeit eine professionelle Lösung für o einen Kundenwunsch.

Ich hoffe, dass ich dem einen oder anderen einen verwertbaren Tip damit geben konnte...

Beste Grüße Markus

[Markus214]

Hallo nochmals,

ich dachte, es hilft dem einen oder anderen noch, wenn ein Beispiel einer solchen Rechnung - wie ich sie beschrieben habe - zur Verfügung gestellt wird...
Erklärt vielleicht mehr als jede Beschreibung.

Der Mehrwertsteuersatz ist in DE und CH natürlich anders! Die 10% gelten aktuell nur für AT!

Ein Kleinunternehmer der ohne Mehrwertsteuer verrechnet weist natürlich nur den erhaltenen Betrag aus ohne beinhaltete MWST und gibt keine UID Nummer an!

Beste Grüße Markus

Musterrechnung

[Andrea1280]

Hallo Markus,

das sind wirklich tolle Tipps vorallem die Musterechnung reinzustellen finde ich total super. ich brauche da ja auch nicht unbedingt eine Excelvorlage dafür, oder? Das hat mir jetzt sehr weitergeholfen,  weil ich zum ersten mal Gäste habe, die jetzt nach der Buchungsbestätigung sagen, das sie eine detaillierte Rechnung wollen, was mich zuerst sehr gewundert hat. Zumal unser Haus eigentlich nicht expliziert für Geschäftsreisende angegeben ist.

Nochmals herzlichen Dank

Beste Grüße

Andrea

[Manfred78]

Hallo Markus,
vielen Dank für die ausführliche Beschreibung.
Ich bin gerade auf der Suche wie ich meine Airbnb Einnahmen beim Finanzamt anführen kann.
Laut deiner Beschreibung reicht es wenn folgende Daten vom Mieter angegeben werden: Vor- und Nachname mit Wohnort/Staat und AirBnB Buchungsnummer.

Brauchst du hier die Namen aller Mieter oder nur der Person die gebucht?
Bei Wohnort reicht das Land oder brauchst du die genaue Wohnadresse?

Hast du vielleicht sonst noch ein paar Tipps dazu oder eine Quelle wo ich mich weiter informieren kann!?
Zu mir, ich habe 2019 begonnen zu vermieten und mache das neben meinem Beruf, also nicht gewerblich. Ich falle auch noch unter die Kleinunternehmerregelung.

Vielen Dank und liebe Grüße,

Manfred

[Till-and-Jutta0]

Vielleicht als Tipp für dich @Manfred78 : Im Tutorial Willkommen im Community Center! steht u.a., wie man jemanden so erwähnt, dass er es mitbekommt.

[Till-and-Jutta0]

@Natalie bekam vom Support die Info über eine Änderung seit November 2018.

Ich kopiers hier mal rein:

Seit ca. November 2018 stellt AirBnB keine Rechnungen mehr im Namen Dritter aus. Bedeutet die Adresse des Gastes landet lediglich auf der Rechnung zu den Service-Gebühren. Als Gast erhalte ich zwei Quittungen - eine über die Service-Gebühr, die auch die Adresse u. einen USt/VAT-Hinweis von AirBnB enthält und ein Receipt über den beglichenen Gesamtbetrag (siehe unten). Auf letzterem steht lediglich, dass die Zahlungsabwicklung über AirBnB Payments läuft. Als Gast kann ich diese also nicht in meiner Reisekostenabrechnung, Steuererklärung o.ä. nutzen.

Will ich eine Rechnung über den Übernachtungsbetrag, muss ich diesen nun leider vom Gastgeber anfordern. Derzeit leider aufwändig für Gast und Gastgeber.

Dort ist auch ein Beispiel: https://community.withairbnb.com/t5/Hilfe/Gast-fordert-detaillierte-Rechnung/m-p/931339/highlight/tr...

[Till-and-Jutta0]

Update von @Ralf :

https://community.withairbnb.com/t5/Tipps-Tutorials/Rechnungen-vom-Gastgeber-Rechnungen-von-Airbnb/m...

[Michael3158]

Toller, sehr hilfreicher Beitrag. Da immer mehr Geschäftsreisende Airbnb nutzen wird das Thema auch immer öfter relevant. Wir informieren die Gäste direkt über unsere digitale Gästemappe über die Möglichkeit. So können wir bei einer Anfrage darauf verweisen und müssen nicht weitere Links senden. Schaut's euch gerne mal in unserer Beispiel-Gästemappe an, unter dem Punkt Abreiseinformationen 🙂

Wünsche allen einen tollen Tag, viel Erfolg und nette, brave Gäste 🙂

[Link ausgeblendet]