@Michela39, tu sei l'host immagino, e il guest ha cancellato, giusto?
Secondo me tu non devi fare niente.
E' l'ospite che deve attivarsi con Airbnb: se ha diritto al rimborso nonostante i tuoi termini di cancellazione (con quelle che Airbnb chiama le circostanze attenuanti, ma deve dimostrarle), credo che la tua approvazione non sia richiesta.
Molti cancellano raccontando grandi imprevisti e chiedono il rimborso sperando che - nonostante i termini di cancellazione - l'host accetti e li rimborsi. Ci sono casi in cui ne hanno diritto, e per tutti gli altri casi ci provano.
Valuta tu cosa è giusto fare per te.