come richiedere i documenti agli ospiti

[Ugo12]

Salve a tutti,

ho un dubbio riguardo alla modalità di richiesta dei documenti degli ospiti.

Devo farmi spedire copia scannerizzata dei documenti oppure è sufficiente richiedere i dati (nome, cognome, tipo documento, numero, ecc.)? E' necessario registrare i documenti di tutti gli ospiti o solo di colui che ha effettuato la prenotazione?

Grazie!

[Susanna0 · Accepted solution]

@Ugo12, io temo che se ti fai mandare i documenti in un qualsiasi formato, o se li fotocopi, devi anche farti dare il consenso per la privacy.

Io li chiedo al check-in (che comunque devi controllarli, anche se te li hanno mandati prima) e li trasferisco subito al portale alloggiati senza trattenere niente. 

Anche perchè molti non si fidano a mandarti i documenti via email, prima. Non sanno chi sei, se esisti davvero e cosa ne vuoi fare. Il mondo è pieno di truffatori, e negli altri paesi gli host non hanno l'obbligo di trasmettere i documenti in questura come qui in Italia, per cui nessuno glie li chiede.
Di persona è diverso, ormai sono arrivati, la casa esiste, tu sembri una persona normale, soprattutto non te li devono lasciare, è tutto più facile

[Deproom0]

buona sera, @Ugo, @Susanna, @Giancarlo

sono da poche giorni una host . vorrei aiuto 🙂 quando arriva un ospite le chiedo i docuementi ma dopo le mando vove?

in questura?? e come via email???:/

[Giancarlo10]

@Ugo12

Quoto @Susanna0, io faccio come lei.

Penso che fotografare, fotocopiare e/o trattenere documenti sia una violazione di qualche nostra legge. E, in ogni caso, lo trovo scorretto nei confronti di chi ti ha scelto. So che molti scattano una foto col telefonino, dicono per accelerare la pratica al check-in. Magari non fanno neanche un contratto. Tutto sbagliato.

Io preferisco perdere un minuto in più. E mentre do le prime informazioni sulla mia città, trascrivo i dati necessari dei documenti sul contratto, davanti a loro, e poi restituisco i documenti quando mi firmano il contratto. Un sorriso, un grazie, e buone vacanze ! Finito ... poi vado al PC e invio le schedine

[Susanna0]

@Giancarlo10, hai mai usato mymaisonapp punto com?

Io la uso ormai da anni e ho risolto il problema del trasferimento differito da pc, perchè faccio tutto al momento, da cellulare o da tablet. Pratico e veloce (e tiene le ricevute per sempre, non solo per un mese!)

[Giancarlo10]

@Susanna0

Grazie per la dritta !

[Claudia1809]

Ciao @Susanna0, grazie della dritta, ho appena dato un’occhiata al sito, sembra perfetto proprio quello di cui avevo bisogno! Unico problema per me e’ la richiesta dei documenti dal vivo, io vivo a Londra e i miei guests sono all’isola d’Elba, in questo caso e’ comoda per me la richiesta dei dati personali via mail o tramite messaggio airbnb, che forse all’ospite torna piu sicuro come metodo. Spero funzionera’!

Alternativa e’ chiedere alla signora della pulizie o al mio custode di richiedere i documenti in loco quando arrivano gli ospiti.

Qualcuno ha un modulo cartaceo in inglese per richiedere i dati passaporto con una breve descrizione del perche’ li richiediamo in Italia?

Grazie 

Claudia 

[Susanna0]

@Claudia1809 i documenti andrebbero esaminati di persona al check-in, e trasmessi in questura senza fotografarli o scriversi giù i dati; altrimenti dovresti anche far loro firmare la liberatoria per la privacy e stabilire le procedure di trattamento, conservazione e protezione dei dati.
Tutta la bella invenzione del self-check-in, così tanto osannata da Airbnb, di recente è stata decisamente disapprovata dalle questure, che hanno ribadito che i documenti vanno controllati di persona, non con i sistemi a distanza.

"E’ importante fare chiarezza sul fatto che l’identificazione di ogni cliente (minori compresi) da parte dell’esercente (struttura ricettiva o proprietario/gestore di appartamento privato) deve avvenire di persona, con esibizione di un valido documento (le tipologie di documenti ammessi a tale scopo sono già precaricate nel portale) al momento del check-in presso la struttura (prima di dare alloggio) e NON può essere sostituito da forme di comunicazione a distanza che non garantiscono l’identità dell’effettivo fruitore ospitato (es. e-mail con copie scannerizzate dei documenti, sms, app, siti vari, strumenti in genere per il c.d. “self check-in” tipo box senza la presenza in loco dell’esercente)."

[Claudia1809]

Grazie mille, davvero utilissimo questo riscontro, hai proprio ragione!

quindi l’auto check-in vale per tutti ma non per l’Italia perche cozza con la nostra normativa. 

Sarebbe bello se airbnb mettesse una nota nella conferma di tutti gli alloggi sull’italia spiegando in modo semplice ai guests che in Italia il loro host ha l’obbligo di richiedere i documenti di tutti i presenti e che la procedura e’ separata da quella gia’ sottoposta da airbnb. 

Ciao e grazie ancora

[Francesco500]

Ciao @Giancarlo10,

condivido ma in parte. Chi fa locazione turistica, e quindi locazione e fa firmare un contratto, ritengo sia del tutto normale che trattenga o chieda in anticipo le generalità degli ospiti, esattamente come si fa per tutte le altre locazioni. Io lo faccio. Per i contratti di quattro anni e per quelli di tre giorni. Giustissimo pensare alla privacy, non so in effetti obblighi e diritti in merito, ma un buon contratto ha anche una clausola a riguardo o si può aggiungere. 

Ciao

[Ugo12]

@Susanna0 @Giancarlo10

Grazie per i suggerimenti! Chiederò anch'io i documenti al check-in.

@Susanna0

Riguardo mymasonapp, è un'app free? Permette di fare anche le ricevute?

[Susanna0]

@Ugo12, non è una vera e propria app, non devi installare niente. 

Se vai su mymaisonapp.com è tutto spiegato.

E si, certo, puoi scaricare anche le ricevute direttamente da lí (quelle del portale alloggiati intendo, non certo le tue ricevute fiscali)

[Ugo12]

@Susanna0, perfetto! Grazie per le info! 🙂

[Roberto143]

@Ugo12

Io chiedo i dati (tra cui gli estremi dei documenti) di chi soggiorna qualche tempo prima (solitamente ricevo le prenotazioni con diversi mesi di anticipo, a volte anche un anno!) in modo da poter predisporre il contratto, e farlo trovare compilato, solo da firmare.

(ps: parlo dei dati in formato testo, non le immagni dei documenti.)

Nei pochi casi che non mi sono stati mandati non credo fosse per mancanza di fiducia nei miei confronti, quanto per il timore dei dati personali che viaggiano in Internet. Solitamente infatti si stabilisce una comunicazione tale prima dell'arrivo (con invio di documentazione sulla casa, sulla città, informazioni utili, ecc.) che di certo tranquillizza molto l'ospite.

E comuque in quel caso all'arrivo mi danno i documenti e aspettano che compili il contratto e lo stampi.

Ovviamente, sempre, all'arrivo mi faccio comunque consegnare i documenti per verificare che i dati trasmessi in anticipo siano quelli giusti.

I dati servono di tutte le persone che soggiornano: io inserisco in contratto tutti i nominativi, ed inoltre bisogna segnalarli tutti alla Questura con Alloggiatiweb.

[Ugo12]

@Roberto143, la procedura che segui mi sembra ottima. Chiedere i dati al momento della prenotazione e verificarli al momento del check-in.

Grazie per le preziose informazioni!